项目档案工作制度

PAGE项目档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司项目建设、运营管理、决策支持等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目的档案管理工作，包括但不限于工程项目、科研项目、营销项目等各类项目从立项到结束全过程形成的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司项目档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整性原则：全面收集项目建设过程中形成的各类文件资料，保证档案内容的完整无缺，反映项目建设的全过程。3.准确性原则：档案内容应真实、准确、可靠，与项目实际情况相符，数据准确无误。4.系统性原则：对项目档案进行科学分类、整理和编目，保持档案之间的有机联系，便于查找和利用。5.安全性原则：采取有效措施确保项目档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善公司项目档案管理制度，并组织实施。指导、监督各项目部门的档案收集、整理、归档等工作。集中保管公司重要项目档案，建立档案数据库，提供档案查阅、借阅等服务。定期对项目档案进行检查、鉴定和统计分析，确保档案质量。2.项目部门负责本部门项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的完整、准确和及时。明确项目档案管理人员，负责具体的档案管理工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。按照公司档案管理要求，及时向档案管理部门移交项目档案。3.项目负责人对本项目档案工作负总责，确保项目档案工作与项目建设同步进行。协调解决项目档案管理工作中出现的问题，督促项目部门做好档案管理工作。二、项目文件材料的形成与积累（一）文件材料形成要求1.项目文件材料应随项目建设进程同步形成，确保真实反映项目实际情况。2.文件材料的内容应完整、准确、清晰，签字盖章手续齐全，载体应符合档案保管要求。3.项目文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。（二）文件材料积累职责1.项目部门应明确专人负责文件材料的积累工作，建立文件材料积累台账，记录文件材料的形成时间、内容、来源等信息。2.项目工作人员应及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，交专人统一保管，不得据为己有或擅自销毁。3.在项目建设过程中，项目负责人应定期检查文件材料积累情况，发现问题及时督促整改。三、项目档案的整理（一）整理原则项目档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.工程项目按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类。每类文件再根据文件的性质、内容等进行细分，如施工文件可分为建筑工程、安装工程等类别。2.科研项目按照项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果、结题报告等类别进行分类。研究成果类文件可根据成果形式进一步细分，如图书、论文、专利等。3.营销项目按照项目策划方案、市场调研资料、宣传推广材料、销售合同等类别进行分类。宣传推广材料可根据宣传渠道、宣传内容等进行细分。（三）立卷要求1.项目文件材料应按照分类方案进行组卷，卷内文件应排列有序，编目准确。2.卷内文件应按照正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，批复在前、请示在后的顺序排列。3.卷内文件应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。4.卷内文件应填写卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容。5.卷内文件应编写备考表，备考表应包括本卷情况说明、立卷人姓名、立卷日期等内容。（四）装订要求1.卷内文件应采用线装或胶装方式装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于幅面过大的文件，应按照A4纸规格进行折叠，折叠后的文件应平整、牢固。四、项目档案的归档（一）归档时间1.项目档案应在项目结束后[X]个月内完成归档工作。2.对于重大项目或有特殊要求的项目，应根据实际情况提前确定归档时间。（二）归档程序1.项目部门在完成项目档案整理后，应填写项目档案归档清单，一式两份，一份留存，一份交档案管理部门。2.档案管理部门收到项目档案后，应按照归档清单进行核对，核对无误后办理签收手续。3.档案管理部门对归档的项目档案进行检查，发现问题及时通知项目部门进行整改。4.经检查合格的项目档案，档案管理部门应按照分类编号规则进行编号，并录入档案数据库。（三）归档要求1.归档的项目档案应齐全、完整、准确，符合整理和编目要求。2.归档的项目档案应编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等内容。3.归档的项目档案应使用统一格式的档案盒进行装盒，档案盒应标明档案编号、题名、保管期限等信息。五、项目档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放项目档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.根据档案的重要程度和利用频率，档案库房应划分不同的保管区域，如永久保管区、长期保管区、短期保管区等。（二）保管方式1.项目档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案盒顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。电子档案应建立索引目录，便于检索和利用。（三）保管期限1.项目档案的保管期限应根据国家有关规定和项目实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括项目立项审批文件、项目可行性研究报告、项目竣工验收报告等重要文件。长期保管的档案主要包括项目设计文件、施工文件、监理文件等与项目建设密切相关的文件，保管期限为[X]年。短期保管的档案主要包括项目一般性文件材料，保管期限为[X]年。2.档案管理部门应定期对项目档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行处置。（四）档案安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。2.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等。3.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应办理审批手续，并由档案管理人员陪同。六、项目档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅项目档案。2.外单位因工作需要查阅公司项目档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续。（二）利用方式1.查阅项目档案时，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。查阅人员应在指定地点查阅档案，并遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅项目档案时，借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经审批后办理借阅手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。（三）利用登记1.档案管理部门应建立项目档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。2.利用登记记录应包括利用日期、利用部门、利用人员、档案名称、档案编号、利用目的、归还日期等内容。七、项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立项目档案鉴定工作小组，由档案管理部门、项目部门及相关业务专家组成，负责对项目档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值，包括对公司项目建设、运营管理、决策支持等方面的作用。3.档案的保管期限是否符合规定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的项目档案进行清理，提出鉴定意见，填写项目档案鉴定申请表，报鉴定工作小组审核。2.鉴定工作小组对申请鉴定的项目档案进行审查，必要时可进行实地查看或听取相关人员汇报。3.根据鉴定结果，鉴定工作小组提出销毁或继续保管的意见，报公司领导审批。（四）销毁程序1.经公司领导批准同意销毁的项目档案，档案管理部门应编制销毁清单，一式两份，一份留存，一份交监销