影像档案管理制度

PAGE影像档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司影像档案的管理，确保影像档案的完整、准确、系统和安全，便于影像档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作活动中形成的各类影像档案的管理。（三）定义1.影像档案：指公司在各项工作中形成的，以照片、底片、录像带、录音带、光盘等为载体，记录公司重要活动、业务流程、产品形象、设备设施等具有保存价值的图像和声音资料。2.归档：将具有保存价值的影像资料按照规定的程序和要求，移交至档案管理部门进行集中管理的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司影像档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：影像档案应如实反映公司工作活动的实际情况，不得进行篡改或伪造。3.完整性原则：涵盖公司各项工作活动中形成的影像资料，保证档案的全面性。4.保密性原则：对涉及公司机密或敏感信息的影像档案，严格按照保密规定进行管理。二、影像档案的形成与收集（一）形成部门与人员职责1.各部门负责本部门影像档案的形成工作，指定专人负责影像资料的拍摄、录制、整理和初步筛选。2.拍摄人员应熟悉拍摄业务，掌握拍摄技巧，确保影像资料的质量。在拍摄过程中，要注意记录拍摄时间、地点、人物、事件等关键信息。根据不同工作活动，影像档案的形成要求1.重要会议拍摄会议全景、参会人员、会议议程、领导讲话、重要文件及讨论场景等。多角度、多画面记录会议的关键环节，确保影像资料能够全面反映会议内容。2.业务活动记录业务洽谈、项目签约、产品推广、客户接待等活动的全过程。突出活动中的重要场景、关键人物和业务成果，为业务工作提供直观的记录。3.设备设施拍摄公司各类设备设施的外观、内部结构、运行状态等。对新设备的安装调试、旧设备的维修改造等过程进行详细记录，留存设备技术资料。4.产品研发与生产记录新产品研发过程中的关键节点、技术创新、实验数据等。拍摄生产车间的工艺流程、产品质量检测、安全生产等情况，为产品质量追溯和生产管理提供依据。影像档案的收集要求1.各部门应及时将形成的影像资料进行整理，按照类别和时间顺序进行编号，并于每月底将当月的影像资料移交至档案管理部门。2.对于重大活动或突发事件形成的影像资料，应在活动结束或事件处理完毕后的[X]个工作日内移交档案管理部门。3.档案管理部门在接收影像资料时，应认真核对资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的资料，及时通知形成部门进行补充或修正。三、影像档案的整理与分类（一）整理要求1.根据影像资料的载体形式、内容主题、时间顺序等进行分类整理。2.对照片进行编号、标注拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并按照一定的顺序排列。3.对录像带、录音带、光盘等存储介质，应在标签上注明资料的名称、日期、来源等信息，并装入专用的档案盒或袋中。分类方法1.按工作内容分类行政管理类：包括公司各类会议、活动、领导视察、行政管理工作等影像资料。业务经营类：涵盖业务洽谈、项目合作、市场推广、销售活动等影像资料。技术研发类：记录新产品研发、技术创新、工艺改进、设备维护等方面的影像资料。企业文化类：反映公司文化建设活动、员工风采、企业形象宣传等内容的影像资料。2.按载体形式分类照片档案：以纸质照片或数码照片形式保存的影像资料。电子影像档案：存储在录像带、录音带、光盘、硬盘等电子介质上的影像资料。编号规则1.影像档案的编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号采用[具体编号格式]，例如：[年份][部门代码][流水号]。其中，年份为影像资料形成的年份，部门代码按照公司部门代码表编制，流水号为该部门当年形成的影像档案顺序号。四、影像档案的存储与保管存储方式1.照片档案应冲印成纸质照片，并进行塑封或装裱，按照分类顺序存放在专用的档案柜中。同时，将数码照片备份存储在光盘、硬盘等电子介质上，并建立相应的目录索引。对于重要照片，应进行双备份，分别存储在不同的地点。2.电子影像档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并按照分类建立文件夹结构。同时，定期将电子影像档案刻录成光盘进行备份，备份光盘应存放在异地存储库中。保管环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保影像档案的安全保管。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并处理存在的问题。保管期限1.根据影像档案的重要程度和保存价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管：反映公司重大历史事件、重要业务活动、核心技术资料等具有长期保存价值的影像档案。例如，公司成立大会、重大项目签约仪式、关键技术创新成果等影像资料。长期保管：保存期限为[X]年的影像档案，主要包括公司重要会议、业务活动、行政管理等方面的一般性资料。例如，年度工作总结会议、业务洽谈活动、日常行政管理文件等影像资料。短期保管：保存期限为[X]年的影像档案，如一般性的工作记录、临时性活动影像等。例如，部门内部会议、小型业务活动等影像资料。2.档案管理部门应定期对影像档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。五、影像档案的检索与利用检索工具的建立1.建立影像档案检索目录，包括纸质目录和电子目录。检索目录应包含影像档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和利用。2.利用计算机管理系统，建立影像档案数据库，实现影像档案的数字化检索。通过数据库，可以按照关键词、时间范围、分类等条件进行检索，提高检索效率。利用流程1.公司内部各部门因工作需要查阅影像档案时，应填写《影像档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据申请表的内容，对查阅申请进行审核。对于符合规定的申请，安排专人负责提供影像档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自复制、拍摄、传播影像档案内容。3.因特殊情况需要外借影像档案时，借阅部门应填写《影像档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，经公司主管领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。档案管理部门应对外借档案进行登记，并跟踪借阅档案的归还情况。4.对于涉及公司机密或敏感信息的影像档案，严格按照公司保密制度进行管理，限制查阅和使用范围，并要求查阅人员签署保密协议。六、影像档案的鉴定与销毁鉴定组织与程序1.成立影像档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。2.鉴定小组定期对影像档案进行鉴定，根据影像档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应详细记录鉴定意见和理由，形成《影像档案鉴定意见书》。销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的影像档案，编制《影像档案销毁清单》，清单应包含档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.《影像档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并