档案机构人员制度规范

PAGE档案机构人员制度规范一、总则（一）目的为加强本档案机构的规范化管理，提高档案工作质量和效率，保障档案的安全与完整，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本档案机构全体工作人员，包括档案管理人员、档案整理人员、档案利用服务人员等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案工作合法合规开展。2.真实完整原则保证档案内容的真实性、准确性和完整性，如实记录公司/组织各项活动和业务信息。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案不被损坏、丢失、泄露，维护档案的机密性。4.高效利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司/组织的决策、业务开展等提供有力支持。二、人员职责（一）档案机构负责人职责1.全面负责档案机构的管理工作，制定档案工作计划和目标，并组织实施。2.贯彻执行国家档案法律法规和行业标准，确保档案工作符合要求。3.协调档案机构与公司/组织内部各部门之间的关系，保障档案工作顺利开展。4.组织档案人员的培训与考核，提高团队整体素质。5.审核重要档案管理决策和业务事项，对档案工作中的重大问题进行决策。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案整理规范、有序。2.建立和维护档案管理系统，录入档案信息，实现档案的信息化管理，方便检索和利用。3.定期对档案进行清查、盘点，核实档案数量和状态，及时发现并处理档案存在的问题。4.做好档案的安全保管工作，包括档案库房的日常管理、温湿度控制、防火防盗防虫等措施的落实。5.按照规定的程序和要求，为公司/组织内部各部门及外部单位提供档案查阅、借阅等利用服务。6.参与档案鉴定工作，提出档案保管期限的调整建议。（三）档案整理人员职责1.根据档案整理标准和要求，对各类档案进行细致的分类、排序、编号等整理操作。2.协助档案管理人员进行档案的装订、编目等工作，确保整理后的档案符合质量标准。3.对整理过程中发现的档案内容不完整、字迹模糊等问题及时反馈给相关部门或人员，以便补充和完善。4.配合档案管理人员做好档案整理区域的清洁和整理工作，保持工作环境整洁有序。（四）档案利用服务人员职责1.热情接待档案利用者，解答关于档案查阅、借阅等方面的疑问，提供必要的指导和帮助。2.严格按照档案利用制度，办理档案查阅、借阅手续，对利用者的身份和申请进行审核。3.负责档案查阅、借阅场所的管理，维护良好的利用秩序，确保档案利用过程的安全和规范。4.监督利用者在档案利用过程中的行为，防止档案被损坏、涂改、丢失等情况发生。5.及时记录档案利用情况，包括利用者信息、利用时间、利用内容等，定期向档案管理人员反馈。三、人员招聘与培训（一）人员招聘1.根据档案机构工作需要，制定合理的人员招聘计划，明确招聘岗位、人数、职责要求等。2.招聘过程应严格按照公司/组织的招聘流程进行，通过发布招聘信息、筛选简历、面试、笔试等环节，选拔具备档案管理专业知识、技能和良好职业道德的人员。3.优先招聘具有档案管理相关专业背景或工作经验的人员，确保新入职人员能够较快适应档案工作岗位要求。（二）人员培训1.新员工入职培训新员工入职后，应进行全面的入职培训，内容包括公司/组织概况、档案机构规章制度、档案管理基础知识、职业道德等方面。培训时间不少于[X]个工作日，培训结束后进行考核，考核合格后方可正式上岗。2.定期业务培训定期组织档案人员参加业务培训，培训内容根据档案行业发展动态和工作实际需求确定，如档案信息化管理技术、档案整理新方法、档案法律法规更新等。培训方式可采用内部培训、外部专家讲座、线上学习等多种形式，每年培训时间累计不少于[X]小时。3.专项培训针对档案工作中的特殊业务或重要项目，开展专项培训。例如，在档案数字化项目实施前，对相关人员进行数字化扫描、图像处理、数据挂接等方面的专项培训，确保项目顺利推进。4.培训效果评估建立培训效果评估机制，通过考试、实际操作、撰写培训心得等方式对培训效果进行评估。对培训效果不理想的人员，进行补考或再次培训，直至达到岗位要求。同时，收集员工对培训内容和方式的反馈意见，不断优化培训方案。四、人员考核与奖惩（一）人员考核1.考核周期实行年度考核制度，每年年底对档案机构人员进行全面考核。2.考核内容考核内容包括德、能、勤、绩、廉五个方面。德主要考核政治品德、职业道德、社会公德等方面的表现；能主要考核专业知识、业务技能、工作能力等方面的水平；勤主要考核工作态度、出勤情况等；绩主要考核工作业绩、工作质量、工作效率等方面的成果；廉主要考核廉洁自律情况。3.考核方式考核采用个人自评、同事互评、上级评价相结合的方式进行。个人自评撰写年度工作总结，总结自己一年来的工作表现、成绩与不足；同事互评根据日常工作中的了解，对同事的工作能力、协作精神等方面进行评价；上级评价结合员工的工作任务完成情况、工作表现等进行综合评价。最后，根据各项评价结果进行加权计算，得出年度考核成绩。4.考核结果等级考核结果分为优秀、合格、基本合格、不合格四个等级。优秀比例不超过档案机构人员总数的[X]%，合格比例为[X]%左右，基本合格比例不超过[X]%，不合格比例为[X]%以下。考核结果作为员工晋升、奖励、薪酬调整等的重要依据。（二）人员奖惩1.奖励对在档案工作中表现突出、成绩显著的人员，给予相应的奖励。奖励方式包括表彰大会表扬、颁发荣誉证书、奖金奖励等。具体奖励情形如下：在档案收集、整理、保护等工作中，创新工作方法，提高工作效率和质量，为档案管理做出重要贡献的。成功阻止档案安全事故发生，或在档案安全事故处理中表现英勇，保护档案安全与完整的。在档案利用服务工作中，获得公司/组织内部各部门及外部单位高度评价，为档案机构树立良好形象的。积极参与档案科研项目，取得重要科研成果，推动档案行业发展的。2.惩罚对违反档案机构规章制度、工作纪律，或因工作失误给档案工作造成损失的人员，给予相应的惩罚。惩罚方式包括批评教育、警告、罚款、降职、辞退等。具体惩罚情形如下：违反档案安全保密制度，导致档案信息泄露或档案丢失、损坏的。工作敷衍了事，档案整理不规范，多次督促仍不改正，影响档案管理质量的。拒绝执行档案机构工作安排，或在工作中故意刁难利用者，造成不良影响的。利用职务之便，私自涂改、销毁档案，谋取私利的。五、人员工作纪律（一）遵守工作时间严格遵守公司/组织规定的工作时间，按时上下班，不迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，应按照请假制度提前办理请假手续。（二）坚守工作岗位工作期间应坚守岗位，不得擅自离岗、串岗。因工作需要临时离开岗位时，应向同事或上级说明去向，确保工作不受影响。（三）严禁泄露档案机密严格遵守档案安全保密制度，对档案内容、档案管理系统账号密码等信息予以保密，不得向无关人员泄露。在档案利用过程中，不得擅自扩大利用范围或违规提供档案。（四）保持工作环境整洁保持档案整理、保管、利用等工作场所的整洁卫生，爱护档案设备和办公用品。定期对工作区域进行清理和整理，确保工作环境有序、安全。（五）遵守职业道德秉持客观、公正、严谨的工作态度，认真履行工作职责。诚实守信，不得弄虚作假、隐瞒事实。尊重同事，团结协作，共同完成档案工作任务。六、人员工作交接（一）交接情形1.档案管理人员因离职、岗位调动等原因离开原工作岗位时。2.档案整理人员、档案利用服务人员等因工作安排调整，不再负责原工作任务时。（二）交接内容1.档案实体包括各类档案的数量、存放位置、保管状况等信息，交接双方应进行逐一核对，确保档案数量准确、实体完整。2.档案管理系统账号及密码交接档案管理系统的使用账号及密码，确保接手人员能够正常登录系统进行操作，并对系统中的档案信息进行维护和管理。3.工作文件及资料交接与档案工作相关的文件、资料，如档案管理制度、工作流程、业务记录、未完成的工作任务清单等，以便接手人员尽快熟悉工作情况。4.档案利用情况记录交接档案利用登记台账，包括利用者信息、利用时间、利用内容、归还情况等，使接手人员能够掌握档案利用动态。（三）交接程序及要求1.交接前准备交接人员应提前整理好需要交接的档案实体、文件资料等，填写好交接清单，并对交接内容进行详细说明。2.现场交接交接双方应在规定的时间和地点进行现场交接，由交接人员向接手人员逐一介绍交接内容，接手人员进行认真核对和检查。对于存在疑问的地方，交接人员应及时解