建立健全档案统计制度

PAGE建立健全档案统计制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的准确性、完整性和可利用性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案统计制度。本制度旨在规范公司档案统计工作流程，明确统计职责，统一统计标准，为公司决策提供科学依据，促进公司档案管理工作的规范化、科学化和现代化。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位的档案统计工作。公司所有档案的收集、整理、保管、利用等环节所涉及的数据统计与分析均应遵循本制度的规定。（三）基本原则1.真实性原则：档案统计数据必须真实可靠，如实反映档案管理工作的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则：统计数据应准确无误，确保统计指标的口径一致，计算方法正确，避免出现数据误差。3.及时性原则：按照规定的时间和要求及时报送统计数据，不得延误，以保证统计信息的时效性，为公司决策提供及时有效的支持。4.完整性原则：全面涵盖档案管理工作的各个方面，包括档案数量、种类、保管状况、利用情况等，确保统计信息的完整性。二、档案统计机构与人员职责（一）档案统计机构公司设立档案统计工作领导小组，由公司分管档案工作的领导担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调公司档案统计工作，制定档案统计工作方针政策，审议档案统计工作计划和报告，解决档案统计工作中的重大问题。公司档案管理部门作为档案统计工作的具体执行机构，负责组织实施档案统计工作，制定档案统计工作方案，开展日常统计工作，收集、整理、汇总、分析档案统计数据，编制档案统计报表和报告，为公司提供档案统计信息服务。（二）人员职责1.档案统计人员负责档案统计工作的具体操作，按照统计制度和要求，及时、准确地收集、记录、整理档案统计原始数据。运用科学的统计方法和工具，对档案统计数据进行分析和处理，确保统计数据的质量和价值。负责编制档案统计报表，按时向上级主管部门和公司领导报送统计报表，并对报表数据进行解释和说明。建立档案统计台账，妥善保管档案统计资料，做好统计资料的归档和保密工作。参与档案统计工作的调研和分析，为公司档案管理工作的改进提供数据支持和决策建议。2.各部门档案管理人员负责本部门档案统计数据的收集、整理和初步汇总工作，确保本部门档案统计数据的真实性和完整性。按照公司档案统计工作要求，定期向公司档案管理部门报送本部门档案统计报表和相关资料。协助公司档案管理部门开展档案统计工作，配合完成档案统计数据的核实和分析工作。3.公司分管领导领导和监督公司档案统计工作，确保档案统计工作符合公司发展战略和管理要求。审批档案统计工作计划和报告，对档案统计工作中出现的重大问题进行决策和指导。协调公司各部门之间的关系，为档案统计工作的顺利开展提供必要的支持和保障。4.各部门负责人负责本部门档案统计工作的组织和领导，确保本部门档案统计工作的有效实施。督促本部门档案管理人员按时完成档案统计工作任务，审核本部门报送的档案统计报表和资料。配合公司档案管理部门开展档案统计工作，为档案统计工作提供必要的信息和资源支持。三、档案统计范围与内容（一）档案数量统计1.各类档案数量统计公司各类档案的数量，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。按照档案的年度、类别、保管期限等进行分类统计，详细记录每类档案的数量变化情况。2.新增档案数量统计各部门每年新增档案的数量，分析新增档案的来源、种类和数量分布情况，为档案收集工作提供参考依据。3.销毁档案数量统计每年经鉴定后销毁的档案数量，记录销毁档案的种类、年度、保管期限等信息，确保档案销毁工作的规范和可追溯。（二）档案整理情况统计1.档案整理进度统计各部门档案整理工作的完成情况，按照档案整理的阶段和任务，如文件材料的收集、分类、装订、编目等，分别统计已完成和未完成的数量，分析整理工作的进度和存在的问题。2.档案整理质量对整理后的档案进行质量检查，统计存在质量问题的档案数量，如装订不规范、编目错误、分类不准确等，分析质量问题的原因和影响，采取相应的改进措施。（三）档案保管情况统计1.档案保管期限分布统计各类档案在不同保管期限的数量分布情况，分析档案保管期限的合理性，为档案鉴定和保管工作提供数据支持。2.档案保管场所情况统计档案在不同保管场所（如档案室、库房、专柜等）的存放数量和分布情况，了解档案保管场所的使用情况，确保档案保管环境的安全和适宜。3.档案保管设备情况统计档案保管所需的设备（如档案柜、密集架、温湿度控制设备等）的数量、规格和使用状况，及时掌握设备的更新需求，保障档案保管设备的正常运行。（四）档案利用情况统计1.档案查阅利用次数统计档案被查阅利用的次数，按照查阅利用的对象、目的、时间等进行分类统计，分析档案利用的频率和趋势，为档案利用工作的优化提供依据。2.档案利用效果反馈收集档案利用者对档案利用效果的反馈意见，统计反馈意见的数量和类型，分析档案利用工作中存在的问题，改进档案利用服务质量。3.档案复制情况统计档案复制的数量、种类和用途，分析档案复制的需求特点，合理控制档案复制成本，确保档案复制工作的规范和安全。四、档案统计方法与流程（一）统计方法1.定期统计按照规定的时间周期（如月度、季度、年度）进行档案统计工作，定期收集、整理和汇总档案统计数据，形成统计报表和报告。2.专项统计针对档案管理工作中的特定问题或项目，开展专项统计调查，收集相关数据进行分析研究，为解决问题或推进项目提供决策支持。3.抽样统计对于档案数量较大或难以全面统计的情况，采用抽样统计方法，选取一定数量的样本进行统计分析，以推断总体情况。抽样方法应科学合理，确保样本具有代表性。（二）统计流程1.数据收集档案统计人员定期向各部门档案管理人员收集档案统计原始数据，包括档案数量、整理情况、利用情况等相关记录。各部门档案管理人员应按照规定的格式和要求，及时、准确地填写和报送本部门的档案统计资料。档案统计人员还应通过档案管理系统、查阅档案目录、实地盘点等方式，获取其他相关的档案统计数据。2.数据整理对收集到的原始数据进行审核和清洗，检查数据的准确性和完整性，剔除无效数据。按照档案统计的分类标准和要求，对数据进行分类、汇总和计算，形成初步的统计结果。对整理后的数据进行逻辑校验，确保数据之间的一致性和合理性。3.数据分析运用统计分析方法（如描述性统计、相关性分析、趋势分析等）对整理后的数据进行深入分析，挖掘数据背后的规律和问题。结合公司档案管理工作的实际情况，对分析结果进行解读和评估，为档案管理决策提供依据。通过数据分析，发现档案管理工作中的薄弱环节和潜在风险，提出针对性的改进措施和建议。4.报表编制与报告撰写根据数据分析结果，编制档案统计报表，包括各类档案数量统计表、档案整理情况统计表、档案保管情况统计表、档案利用情况统计表等。撰写档案统计报告，对档案统计数据进行综合分析和总结概括，阐述档案管理工作的现状、存在的问题、发展趋势以及改进措施等内容。统计报表和报告应内容完整、数据准确、逻辑清晰、语言简洁，能够直观地反映档案管理工作的实际情况。5.审核与报送档案统计报表和报告编制完成后，应提交给档案管理部门负责人进行审核。审核内容包括数据的准确性、分析的合理性、结论的可靠性以及报表和报告的格式规范等。经审核无误后，按照规定的时间和渠道，将档案统计报表和报告报送上级主管部门和公司领导。同时，将相关统计资料进行归档保存，以备查阅。五、档案统计报表与报告（一）档案统计报表1.档案数量统计表按月度、季度、年度统计各类档案的数量，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等，反映档案数量的变化情况。2.档案整理情况统计表统计各部门档案整理工作的进度和质量，包括已完成和未完成的档案数量、存在质量问题的档案数量等，为档案整理工作的推进提供依据。3.档案保管情况统计表记录档案在不同保管期限、保管场所和保管设备的存放情况，分析档案保管的合理性和安全性，为档案保管工作的优化提供数据支持。4.档案利用情况统计表统计档案查阅利用的次数、利用效果反馈以及档案复制的数量和用途等，反映档案利用工作的情况，为提高档案利用服务质量提供参考。（二）档案统计报告1.年度档案统计报告每年撰写一次，全面总结公司年度档案管理工作的情况，包括档案数量、整理、保管、利用等方面的工作成果、存在的问题以及改进措施和建议。报告应结合公司发展战略和业务需求，对档案管理工作的发展趋势进行分析预测，为公司档案管理工作的决策提供参考依据。2.专项档案统计报告针对档案管理工作中的特定问题或项目，如档案数字化建设、档案鉴定销毁工作等，开展专项统计调查后撰写的报告。专项报告应详细分析问题或项目的现状、存在的问题、原因分析以及提出针对性的解决方案和建议，为推动档案管理工作的专项任务提供有力支持。六、档案统计数据管理与保密制度（一）数据管理1.建立档案统计数据库利用信息技术手段，建立档案统计数据库系统，将各类档案统计数据进行集中存储和管理。数据库应具备数据录入、查询、统计、分析、报表生成等功能，方便档案统计人员进行数据处理和管理。2.数据备份与恢复定期对档案统计数据库进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。制定数据恢复预案，确保在数据出现故障或丢失时能够及时恢复，保证档案统计工作的连续性。3.数据维护与更新档案统计人员应定期对数据库中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。及时清理过期或无效的数据，对新产生的档案统计数据进行及时录入和更新，保证数据库与档案管理工作实际情况的一致性。（二）保密制度1.保密责任档案统计人员应严格遵守公司保密制度，对在统计工作中知悉的公司档案信息和统计数据负有保密责任。不得泄露、篡改、出售或非法使用公司档案统计数据，确保数据的安全性和保密性。2.保密措施对档案统计数据的存储介质进行加密处理，防止数据被非法获取。限制档案统计数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用相关数据。在数据传输过程中，采用加密技术，确保数据传输的安全性。对涉及公司机密的档案统计数据，应在专门的保密场所进行处理，无关人员不得进入。3.监督与检查公司档案管理部门应定期对档案统计数据的保密情况进行监督检查，发现问题及时整改。对违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、档案统计工作的监督与考核（一）监督机制1.内部监督公司档案管理部门负责对档案统计工作进行内部监督，定期检查档案统计数据的真实性、准确性和完整性，审核档案统计报表和报告的质量。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关人员进行纠正。2.外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门以及其他相关部门的监督检查，积极配合外部监督工作，如实提供档案统计资料和相关信息。对外部监督提出的意见和建议，认真研究并及时整改落实。（二）考核制度1.考核指标制定档案统计工作考核指标体系，包括统计数据质量、统计报表和报告按时报送率、统计工作任务完成率、统计分析对档案管理工作的支持度等方面的指标。2.考核方式采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，对档案统计人员和各部门档案管理人员的工作进行考核评价。定期考核按照年度进行，不定期抽查根据工作需要随时开展。3.考核结果应用将考核结果与档案统计人员和各部门档案管理人员的绩效挂钩，作为绩效奖金发放、岗位晋升、评先评优等的重要依据。对考核优秀的人员给予表彰和奖励，对考核不合格的人员进行批评教育，并要求限期整改。八、附则（一）解释权