市政档案管理制度

PAGE市政档案管理制度一、总则（一）目的市政档案是城市建设和管理活动的真实记录，是维护城市历史真实面貌、服务城市规划建设管理、开展城市科学研究的重要依据。为加强市政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在市政工程建设、城市管理等活动中形成的各类档案的管理。包括但不限于城市规划、市政基础设施建设、城市运行维护、环境卫生管理、园林绿化管理等方面产生的文件、资料、图纸、图表、数据等各种形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则市政档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免档案分散保存导致的管理混乱和信息丢失。2.真实准确原则档案内容必须真实反映市政建设和管理活动的实际情况，数据准确、记录清晰，严禁虚假和错误信息进入档案。3.分类科学原则按照市政档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、检索和利用。4.安全保密原则建立健全档案安全保密制度，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案泄露、损毁和丢失。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的市政档案管理部门，负责本公司/组织市政档案的集中统一管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定和完善市政档案管理的各项规章制度。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用本公司/组织形成的市政档案。3.指导和监督本公司/组织各部门做好档案的形成、积累和整理工作，对兼职档案员进行业务培训。4.参与市政工程建设和城市管理项目的竣工验收，负责对项目档案进行专项验收，确保项目档案符合归档要求。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织档案编研工作，开发利用档案信息资源，为城市建设和管理提供决策支持。（二）各部门职责1.各部门负责本部门在市政建设和管理活动中形成的档案的收集、整理和移交工作，并指定一名兼职档案员负责具体工作。兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导，按照档案管理要求做好本部门档案的日常管理工作。2.在市政工程建设和城市管理项目实施过程中，各部门应及时将形成的文件材料进行整理、归档，确保项目档案的完整、准确和系统。项目完成后，按照规定的时间和要求向档案管理部门移交项目档案。3.各部门应积极配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助，确保档案管理工作的顺利进行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.城市规划方面：包括城市总体规划、详细规划、专项规划等文件、图纸、图表以及规划编制过程中形成的各类基础资料。2.市政基础设施建设方面：涵盖道路、桥梁、排水、供水、供电、供气、供热、通信等基础设施建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、施工记录、监理资料、竣工验收文件等。3.城市运行维护方面：涉及城市道路、桥梁、排水等设施的日常巡查记录、维护维修记录、检测报告、养护计划与总结等；城市供水、供电、供气、供热、通信等行业的运行数据、故障处理记录、应急处置预案及演练资料等。4.环境卫生管理方面：包括环境卫生设施建设与改造资料、垃圾处理记录、清扫保洁作业统计、环境卫生质量监测报告等。5.园林绿化管理方面：涵盖城市绿地系统规划、绿化工程设计与施工资料、植物养护管理记录、绿化成果统计等。6.其他与市政建设和管理相关的文件、资料、数据等，如城市管理工作中的政策法规文件、会议纪要、调研报告、统计报表等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围和要求，及时收集本部门在市政建设和管理活动中形成的各类文件材料，确保档案收集的完整性和及时性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。对于电子文件，应确保其格式规范、元数据完整，并进行有效的备份存储。3.在市政工程建设和城市管理项目实施过程中，项目负责人应督促相关人员及时整理项目文件材料，做到随项目进度同步归档。对于重要项目，应建立项目档案管理台账，跟踪档案形成情况。（三）整理方法1.市政档案应按照分类方案进行整理，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间有机的历史联系。2.分类方法采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度分开，再按机构（问题）进行分类，最后确定保管期限。例如，将每年形成的市政档案分为城市规划、市政基础设施建设、城市运行维护、环境卫生管理、园林绿化管理等机构（问题）类别，然后根据档案的重要程度和保存价值确定其保管期限为永久、长期或短期。3.每一类档案应编制案卷目录，对案卷进行编号，填写案卷题名、日期、保管期限等信息。案卷内文件材料应按照一定顺序排列，编写页号，并填写卷内文件目录，注明文件题名、日期、页号等内容。4.对于电子档案，应按照纸质档案的分类方法进行分类整理，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰、准确。同时，对电子档案进行元数据管理，保证电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的实体安全。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。同时，应设置专门的档案整理区、阅档区和办公区，满足档案管理工作的需要。3.档案库房应安装监控设备、防盗报警装置等安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）档案保管要求1.档案应按照分类方案和编号顺序进行存放，不同保管期限、不同机构（问题）的档案应分开存放，便于管理和查找。2.对纸质档案应进行妥善保管，防止档案受潮、发霉、虫蛀、破损等。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时采取措施进行处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份存储。备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保其可读性和完整性。4.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等，确保档案的安全保密。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提、便于利用的原则，准确判定档案的保存价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务专家、相关部门代表等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映本公司/组织的主要职能活动和历史面貌，是否具有查考利用价值。2.档案的形成时间、来源、形式等是否符合档案管理的要求，是否真实、准确、完整。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案提交给鉴定小组，鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁意见。3.对鉴定小组提出的存毁意见进行审核，经本公司/组织主管领导批准后执行。（五）销毁程序1.对决定销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的题名、日期、保管期限、数量等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报本公司/组织主管领导备案。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。监销人员应在销毁清册上签字确认，并注明销毁方式和时间。3.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销登记，确保档案信息的准确性。六、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅市政档案，以了解城市建设和管理的历史情况，为当前工作提供参考依据。2.城市规划、建设、管理等相关部门因开展业务工作、进行项目论证、编制规划等需要查阅本公司/组织的市政档案。3.科研机构、高等院校等因开展城市科学研究需要查阅相关市政档案。4.其他经本公司/组织批准的单位或个人因特殊需要查阅市政档案。（二）利用方式1.查阅本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案，并安排专人负责查阅服务，确保查阅过程的规范和安全。查阅人员应在指定的阅档区查阅档案，不得擅自将档案带出阅档区，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。2.借阅外单位人员借阅档案，应提前向本公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并提供单位介绍信或有效身份证明。经本公司/组织主管领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，收取一定的押金，并提供相应的档案。借阅人员应按照协议约定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。记录内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。档案利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的市政档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等环节的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.推进档案数字化工作，将重要的市政档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。3.利用信息化手段加强档案安全管理，对档案的访问、操作等进行权限控制，确保档案信息的安全保密。（二）信息化管理系统建设1.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、统计、借阅管理、权限管理等功能模块，满足市政档案管理的实际需求。2.系统应采用先进的信息技术架构，确保系统的稳定性、可靠性和安全性。同时，应具备良好的扩展性，能够根据档案管理工作的发展和变化进行功能升级和优化。3.在系统建设过程中，应充分考虑与本公司/组织其他业务系统的集成，实现信息资源的共享和协同工作。（三）档案数字化工作1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、数字化标准、数字化流程等内容。按照计划逐步推进档案数字化工作，确保数字化档案的质量。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，形成数字化档案。数字化档案应与纸质档案相对应，确保其内容准确、完整。3.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类存储和管理。数据库应具备完善的检索功能，能够快速准确地查找所需档案信息。同时，应对数字化档案进行备份存储，防止数据丢失。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护。设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据