人事档案管理回避制度

PAGE人事档案管理回避制度一、总则（一）目的为确保人事档案管理工作的公正性、保密性和客观性，避免因利益关系、亲属关系等因素对档案管理工作产生不当影响，特制定本回避制度。本制度旨在规范公司人事档案管理流程，保障员工权益，维护公司正常的人力资源管理秩序。（二）适用范围本制度适用于公司全体从事人事档案管理工作的人员，包括但不限于档案管理人员、人力资源部门相关工作人员以及涉及档案查阅、借阅、审核等工作的其他人员。（三）基本原则1.公正性原则：人事档案管理工作应秉持公正立场，对所有员工的档案信息进行客观、公平的记录和管理，不受任何个人情感、利益关系的干扰。2.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，确保员工人事档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露。3.回避原则：当档案管理人员与档案涉及的人员存在特定关系时，应主动回避相关工作环节，以保证档案管理工作的公正性和客观性。二、回避情形（一）亲属关系回避1.档案管理人员与员工存在夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的，不得直接负责该员工的人事档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、审核等环节。2.在涉及上述亲属关系员工的档案管理工作中，如档案管理人员参与相关决策、审批等工作可能影响公正性的，应主动申请回避。例如，在员工晋升、奖惩、调薪等涉及档案审核的环节，若档案管理人员与员工存在亲属关系，不得参与对该员工档案的审核及相关决策过程。（二）利益关系回避1.档案管理人员与员工存在经济利益关系，如持有员工所在公司的股份、参与员工所在项目的利益分配、与员工存在重大债务债权关系等，可能影响档案管理公正性的，应回避与该员工相关的档案管理工作。2.若档案管理人员在工作中与员工存在其他可能影响公正履行档案管理职责的利益关系，如为员工提供过重大业务帮助或接受员工重大利益馈赠等，应主动回避涉及该员工档案的相关工作。（三）其他可能影响公正性的关系回避1.档案管理人员与员工存在长期的私人恩怨、个人偏见或其他特殊关系，可能导致在档案管理工作中不能客观、公正对待该员工的，应回避相关工作。2.曾在与公司存在竞争关系的单位工作且与公司员工存在密切联系，可能影响对该员工档案管理公正性的，在涉及相关员工档案管理工作时应回避。三、回避程序（一）主动申报1.从事人事档案管理工作的人员应主动向公司人力资源部门申报本人与公司员工之间存在的可能导致回避的关系。申报内容应包括关系类型、涉及员工姓名、所在部门等详细信息。2.新入职的档案管理人员应在入职后[X]个工作日内完成首次申报；对于已在职的档案管理人员，如出现可能导致回避的新情况，应在知晓情况后的[X]个工作日内进行申报。（二）审核与确认1.公司人力资源部门收到档案管理人员的回避申报后，应及时进行审核。审核内容包括申报信息的真实性、准确性以及是否符合本制度规定的回避情形。2.对于申报情况属实且符合回避情形的，人力资源部门应予以确认，并记录在案。对于不符合回避情形的申报，应向申报人说明理由。（三）回避安排1.根据审核确认的结果，对于需要回避的档案管理人员，人力资源部门应及时调整其工作安排，避免其参与涉及相关员工的档案管理工作环节。2.在回避期间，应指定其他合适的人员负责相关工作，确保档案管理工作的正常开展。被指定人员应了解工作背景和要求，并严格遵守相关规定。（四）监督与检查1.公司内部审计部门或相关监督机构应定期对人事档案管理回避制度的执行情况进行监督检查，确保回避程序得到有效执行。2.监督检查内容包括档案管理人员的回避申报情况、人力资源部门的审核与确认工作、回避安排的落实情况等。对于发现的问题，应及时督促整改，并对违反回避制度的行为进行严肃处理。四、档案管理流程中的回避规定（一）档案收集阶段1.在收集员工人事档案资料时，若档案管理人员与被收集档案的员工存在回避情形，不得直接参与该员工档案资料的收集工作。2.应安排其他工作人员负责收集工作，并确保收集过程的准确性和完整性。收集完成后，由非回避人员将档案资料移交给档案管理人员进行后续整理。（二）档案整理阶段1.档案管理人员在整理员工人事档案时，如发现涉及本人应回避的员工档案，应立即停止整理工作，并向人力资源部门报告。2.人力资源部门应及时安排其他人员对该档案进行整理，确保整理工作的公正性和客观性。整理过程中应严格按照档案管理规范进行操作，保证档案资料的有序排列和准确分类。（三）档案保管阶段1.对于存在回避情形的员工档案，应单独存放或采取特殊标识等方式进行区分管理，避免与其他档案混淆。2.档案保管人员应严格遵守档案保管制度，确保档案的安全与完整。在日常保管过程中，不得因个人情感或其他因素对回避员工的档案进行不当处理。（四）档案查阅阶段1.当涉及回避情形的员工档案需要查阅时，档案管理人员不得参与查阅审批及查阅过程的监督工作。2.查阅申请应由非回避人员进行审核，经批准后，由专门指定的人员陪同查阅人员进行查阅，并对查阅过程进行记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等详细信息，以备后续检查。（五）档案借阅阶段1.对于存在回避情形的员工档案借阅申请，档案管理人员应回避相关审批流程。2.借阅申请需经人力资源部门负责人或其他指定的非回避人员审核批准。借阅过程中，应严格按照借阅制度进行登记和跟踪，确保档案按时归还。归还时，应由非回避人员对档案进行检查，确认档案无损坏、缺失等情况。（六）档案审核阶段1.在员工晋升、奖惩、调薪、离职等涉及档案审核的重要环节，若档案管理人员与被审核员工存在回避情形，不得参与档案审核工作。2.审核工作应由人力资源部门组织成立专门的审核小组，小组成员应包括与被审核员工无回避关系的人员。审核小组应按照既定的审核标准和流程，对员工档案进行全面、细致的审核，并出具客观、公正的审核意见。五、培训与宣传（一）培训1.公司人力资源部门应定期组织人事档案管理回避制度的培训，确保所有从事档案管理工作及可能涉及档案管理环节的人员熟悉制度内容和回避程序。2.培训内容应包括回避制度的目的、适用范围、回避情形、回避程序以及违反制度的后果等。培训方式可采用集中授课、案例分析、在线学习等多种形式，以提高培训效果。3.新入职的相关人员应在入职后的[X]周内接受回避制度的专项培训，并进行考核。考核合格后方可正式上岗参与相关工作。对于在职人员，每年应至少参加一次回避制度的复习培训，确保制度要求深入人心。（二）宣传1.通过公司内部公告、人力资源管理系统、内部刊物等渠道，广泛宣传人事档案管理回避制度，提高全体员工对制度的知晓度和理解程度。2.在宣传过程中，应重点强调制度的重要性和严肃性，以及对保障员工权益、维护公司正常管理秩序的积极作用。鼓励员工对违反回避制度的行为进行监督和举报，营造良好的制度执行氛围。六、违规处理（一）违规行为界定1.档案管理人员明知存在回避情形而不主动申报或故意隐瞒，继续参与相关档案管理工作的，属于违规行为。2.在回避制度执行过程中，通过不正当手段干扰回避安排，擅自恢复参与涉及回避员工档案管理工作的，视为违规。3.对因违反回避制度导致档案管理工作出现公正性问题，如档案信息记录不实、审核结果不公正等情况的，认定为违规行为。（二）处理措施1.对于首次发现违反回避制度的档案管理人员，公司将给予警告处分，并责令其立即停止违规行为，重新进行回避安排。2.若档案管理人员多次违反回避制度或因违规行为给公司造成较大负面影响的，公司将视情节轻重给予记过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。3.因违反回避制度给员工造成损害的，公司将依法承担相应的赔偿责任，并对相关责任人进行追偿。同时，公司将对违规行为进行内部通报批评，以起到警示作用。七、附则（一）解释权本制度由公司人力资源部门负责解释。在制度执行过程中，如遇具体问题或对制度条款存在疑问，由人力资源部门根据实际情况进行解释和说明。（二）修订与更新1.本制度将根据国家法律法规、行业标准的变化以及公司实际情况的需要，适时进行修订和更新。