市档案馆档案接收制度

PAGE市档案馆档案接收制度一、总则（一）目的为了加强市档案馆档案接收工作的规范化、制度化建设，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在经济建设、社会发展和历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市档案馆接收本市各级党政机关、人民团体、企事业单位、社会组织以及其他机构和个人形成的，对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.依法接收原则：严格按照国家有关法律法规和档案工作标准，依法开展档案接收工作。2.真实完整原则：确保接收的档案真实反映历史事实，内容完整无缺漏。3.规范整理原则：要求移交单位按照统一的档案整理标准对档案进行整理，便于管理和利用。4.安全保密原则：在档案接收过程中，切实保障档案的安全，严格遵守保密规定。二、档案接收范围（一）文书档案1.本市各级党政机关、人民团体在履行职能活动中形成的各类通用公文，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。2.反映本地区政治、经济、文化、社会等方面重大活动和重要事件的文件材料。3.机关内部机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。（二）科技档案1.本市重点工程项目、科研项目形成的档案，包括项目立项、可行性研究、设计、施工、调试、验收等各个阶段的文件材料。2.企业在生产、技术、设备管理等方面形成的档案，如产品研发、工艺流程、设备图纸、操作规程等。（三）专门档案1.会计档案：各单位的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。2.人事档案：干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、出国（境）等方面的材料。3.声像档案：记录本市重大活动、重要事件、城市风貌等的照片、录音、录像等材料。4.电子档案：各单位形成的具有保存价值的电子文件，包括办公自动化系统产生的文件、业务系统产生的数据等。（四）其他档案1.本市各民主党派、工商联、无党派人士等组织形成的重要文件材料。2.本市行政区划调整、机构改革等过程中形成的相关档案。3.对国家和社会具有保存价值的其他特殊载体档案，如实物档案、印章档案等。三、档案接收要求（一）档案质量要求1.档案应齐全完整，已破损的档案应予修复，字迹模糊或易褪变的档案应进行复制。2.档案整理应符合国家和本市档案整理标准，分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。3.电子档案应格式规范、元数据齐全、真实可读，并与相应的纸质档案或其他载体档案内容一致。（二）移交手续要求1.移交单位应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并加盖单位公章。2.移交单位应按照《档案移交清单》将档案整理好，装盒（箱）上架，便于清点和搬运。3.市档案馆接收人员应对移交的档案进行认真核对，核对无误后双方在《档案移交清单》上签字确认。（三）时间要求1.各单位应在规定的时间内将应移交的档案向市档案馆移交，一般每年集中移交一次，具体时间由市档案馆另行通知。2.对于重大活动、重要事件形成的档案，应在活动结束或事件办结后的一定时间内及时移交，确保档案的时效性。四、档案接收流程（一）移交申请1.各单位应在档案整理完毕后，向市档案馆提交《档案移交申请》，说明移交档案的基本情况，包括档案门类、数量、年度范围等，并附上《档案移交清单》初稿。2.市档案馆收到《档案移交申请》后，对申请内容进行审核，如发现问题应及时与移交单位沟通，提出修改意见。（二）预检1.市档案馆根据审核通过的《档案移交申请》，安排接收人员对移交单位的档案进行预检。2.预检人员按照档案接收要求，对档案的质量、整理情况等进行检查，填写《档案预检记录》，记录发现的问题及整改要求。3.移交单位根据《档案预检记录》对档案进行整改，整改完成后再次申请预检，直至预检合格。（三）正式接收1.预检合格后，市档案馆组织正式接收工作。接收人员按照《档案移交清单》对档案进行逐盒（箱）清点，核对档案的数量、名称、年度、保管期限等信息。2.接收过程中，如发现档案存在质量问题或与《档案移交清单》不符的情况，应及时与移交单位核实，要求移交单位限期整改或补充完善。3.档案清点无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，一式三份，移交单位、市档案馆各执一份，另一份留存备查。（四）入库上架1.接收后的档案由市档案馆档案管理人员及时办理入库手续，按照档案库房的布局和分类要求进行上架排列。2.档案上架后，应在档案管理系统中录入相关信息，建立档案目录数据库，实现档案的信息化管理，便于查询和利用。五、档案整理规范（一）文书档案整理1.分类：按照年度机构保管期限的方法进行分类。2.编号：编制档案编号，包括全宗号、年度、保管期限、机构代码、件号等。3.编目：填写档案盒脊背和备考表信息，编制卷内文件目录。（二）科技档案整理1.项目分类：按照项目名称进行分类。2.阶段划分：根据项目建设或科研的不同阶段，如立项、设计、施工、验收等，分别整理文件材料。3.编号规则：制定统一的编号规则，确保项目档案编号的唯一性和系统性。（三）专门档案整理1.会计档案：按照会计档案管理办法的规定，进行分类、装订和编目。2.人事档案：遵循人事档案管理的相关要求，进行整理和归档。3.声像档案：按照载体类型、形成时间、内容主题等进行分类整理，标注相关信息。4.电子档案：按照电子文件管理的规范，进行元数据采集、格式转换和存储管理。（四）其他档案整理1.实物档案：对实物进行登记造册，注明名称、来源、时间、保管期限等信息，并拍照留存。2.印章档案：整理印章的启用、变更、废止等相关文件材料，建立印章档案目录。六、档案数字化（一）数字化范围1.对馆藏重要档案、利用率高的档案以及珍贵档案进行数字化。2.对于新接收的档案，根据实际情况逐步开展数字化工作。（二）数字化流程1.档案扫描：采用专业的扫描设备，按照规定的分辨率和格式进行扫描，确保图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化图像与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的关联关系。4.存储备份：将数字化数据存储到安全可靠的存储设备中，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）质量控制1.建立数字化质量抽检制度，定期对数字化成果进行抽检，确保数字化质量符合要求。2.对数字化过程中出现的质量问题及时进行整改，保证数字化档案的准确性和完整性。七、档案保管与保护（一）库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应安装温湿度调控设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案保管环境安全稳定。3.档案架（柜）应排列整齐，便于档案的存放和查找，同时应定期对档案进行检查和清点。（二）档案保护措施1.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，延长档案寿命。2.采用防虫、防霉药剂对档案进行预防性处理，但要注意药剂的安全性和适用性。3.定期对档案进行除尘、消毒等维护工作，保持档案的清洁卫生。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案管理人员的安全管理。2.严格执行档案出入库登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。3.加强对档案信息安全的保护，防止档案信息泄露和被篡改。八、档案利用与服务（一）利用范围1.为党政机关、企事业单位、社会组织等提供档案查阅服务，满足其工作决策、业务开展等方面的需求。2.为社会公众提供档案信息咨询服务，开展爱国主义教育、历史文化研究等活动。（二）利用方式1.查阅利用：利用者可通过现场查阅、电话预约查阅、网络远程查阅等方式获取档案信息。2.复制服务：根据利用者的需求，为其提供档案复印件或电子副本。3.编研开发：对馆藏档案进行整理、研究和开发，编辑出版档案资料汇编、专题研究成果等，为社会提供多样化的档案产品。（三）利用手续1.单位利用：利用单位应填写《档案查阅申请表》，加盖单位公章，并注明查阅目的、查阅内容等信息，提交市档案馆审核。2.个人利用：个人利用档案应持有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，说明查阅内容和用途，经市档案馆批准后办理查阅手续。3.利用者查阅档案时，应在指定地点进行，遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。九、监督与检查（一）内部监督1.市档案馆建立内部监督机制，定期对档案接收、整理、保管、利用等工作进行自查，发现问题及时整改。2.加强对档案管理人