监理档案资料管理制度

PAGE监理档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强本公司监理档案资料管理，确保监理档案资料的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司承担的各类建设工程项目监理过程中形成的档案资料管理。（三）管理原则1.统一领导，分级管理公司设立档案管理领导小组，负责对监理档案资料管理工作进行统一领导和决策。各项目监理部负责具体项目档案资料的收集、整理、归档等工作，并接受公司档案管理部门的指导和监督。2.完整准确，系统规范监理档案资料应全面反映监理工作的全过程，做到内容真实、数据准确、格式规范、分类合理，确保档案资料的系统性和完整性。3.及时归档，便于利用项目监理过程中形成的各类档案资料应及时整理归档，建立科学合理的检索体系，方便查阅和利用，提高工作效率。二、档案资料管理职责（一）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司监理档案资料管理制度并组织实施。2.负责对各项目监理部档案资料管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训和考核。3.集中统一管理公司监理档案资料，建立档案数据库，做好档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。4.负责向建设单位、档案管理部门等移交监理档案资料，并办理相关手续。5.积极开发利用监理档案资料，为公司的项目管理、技术创新、经验总结等提供支持和服务。（二）项目监理部职责1.负责本项目监理档案资料的日常管理工作，明确专人负责档案资料的收集、整理、归档等具体事务。2.按照公司档案管理要求，及时、准确地收集项目监理过程中形成的各类文件、资料、记录等，并进行分类整理。3.对收集到的档案资料进行初步审核，确保资料的真实性、完整性和准确性，不符合要求的及时补充或修正。4.定期将整理好的档案资料移交公司档案管理部门，并办理交接手续。5.在项目监理过程中，积极配合公司档案管理部门的指导和监督工作，接受档案管理培训和考核。（三）监理人员职责1.监理人员应认真履行职责，及时、准确地记录监理工作中的各类信息，形成原始资料。2.对自己负责的监理工作所产生的文件、资料、记录等进行妥善保管，并按照项目监理部的要求及时移交。3.严格遵守档案资料管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料。4.积极配合项目监理部和公司档案管理部门的档案资料管理工作，提供必要的协助和支持。三、档案资料的分类与编号（一）分类原则监理档案资料按照工程项目建设程序和监理工作内容进行分类，确保分类科学合理，便于查找和管理。（二）分类方法1.工程前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.监理规划与监理实施细则监理规划是项目监理工作的指导性文件，监理实施细则是针对具体监理工作制定的操作性文件。3.监理月报每月定期向建设单位和公司提交的监理月报资料，反映当月工程进展情况、监理工作情况、存在问题及处理措施等。4.监理会议纪要包括监理例会、专题会议等各类会议纪要，记录会议讨论的主要内容、决议事项及责任落实情况等。5.文件往来与建设单位、施工单位、设计单位等相关单位之间的文件往来，如函件、通知、报告等。6.工程质量控制资料包括施工组织设计审查、施工技术方案审批、原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、分项分部工程质量验收记录等。7.工程进度控制资料包括工程开工报审表、工程进度计划报审表、进度跟踪记录、工程暂停令及复工报审表等。8.工程造价控制资料包括工程计量报审表、工程款支付证书、工程变更费用报审表、费用索赔报审表等。9.工程安全与文明施工管理资料包括安全专项施工方案审查、安全检查记录、安全事故处理报告、文明施工措施费使用情况等。10.工程竣工验收资料包括工程竣工预验收报告、工程竣工验收报告、工程质量评估报告、竣工图等。11.监理工作总结项目监理工作结束后，撰写的监理工作总结，包括项目概况、监理工作成效、经验教训等。（三）编号规则为便于档案资料的识别和管理，对各类档案资料进行编号。编号采用分类号+流水号的方式，具体如下：1.分类号按照上述分类方法，为每一类档案资料赋予一个固定的分类代码，如工程前期文件为“A”类，监理规划与监理实施细则为“B”类等。2.流水号每一类档案资料按照形成时间顺序依次编号，流水号为阿拉伯数字，位数根据档案数量确定。例如：某项目的监理月报，编号为“C001”，其中“C”为监理月报的分类号，“001”为该项目监理月报的流水号。四、档案资料的收集与整理（一）收集要求1.项目监理部应明确档案资料收集的范围、内容和标准，确保各类档案资料全面、准确地收集。2.监理人员在工作过程中应及时收集与监理工作相关的文件、资料、记录等，不得拖延或遗漏。3.对于建设单位、施工单位、设计单位等相关单位发送的文件，应及时签收，并进行登记。（二）整理要求1.档案资料收集后，应按照分类要求进行整理，同一类资料应集中存放，并按照编号顺序排列。2.每份档案资料应保持完整，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。3.对档案资料中的文件应进行分类装订，装订应整齐、牢固，便于查阅。对于纸张较大的文件，应进行折叠，使其大小与档案盒一致。4.档案资料应编制目录，目录应清晰反映档案资料的分类、编号、名称、日期等信息，便于查找和核对。五、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.项目监理部应定期将整理好的档案资料移交公司档案管理部门进行归档，移交时间根据项目进度和公司要求确定，一般每季度或半年移交一次。2.移交档案资料时，应填写档案移交清单，清单应包括档案资料的分类、编号、名称、数量等信息，并由双方签字确认。3.公司档案管理部门对移交的档案资料进行审核，审核合格后进行归档，并将档案移交清单存档。（二）保管要求1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对归档的档案资料应进行科学分类存放，建立档案索引和检索系统，便于快速查找和利用。4.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、变质的档案资料应及时进行修复或复制。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。六、档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅监理档案资料的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案资料时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出档案库房。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损或撕毁，查阅完毕后应及时归还档案管理部门。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅监理档案资料的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息，经所在部门负责人和公司档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理部门应根据借阅申请表，提供相应的档案资料，并办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅内容、归还日期等信息。3.借阅档案资料的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅档案资料，并按时归还。如发生档案资料丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。5.外单位人员因特殊原因需要查阅或借阅监理档案资料的，应经公司主管领导批准，并按照公司相关规定办理查阅或借阅手续。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案资料的鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果真实可靠。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案资料进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案资料的完整性、准确性和系统性。2.档案资料的保存价值，包括对公司项目管理、历史研究、经验总结等方面的价值。3.档案资料的时效性，是否已失去现行效用。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对档案资料逐份进行审查，判断其保存价值。2.综合分析法结合公司的业务发展、项目管理需求等因素，对档案资料进行综合分析，确定其保存价值。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案资料，应编制档案销毁清单，清单应包括档案资料的分类、编号、名称、数量等信息。2.档案销毁清单经公司主管领导批准后，由档