小学会计档案保管制度

PAGE小学会计档案保管制度一、总则（一）目的为了加强小学会计档案的管理，确保会计档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校范围内会计档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等工作。（三）定义会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案的管理职责（一）学校财务部门职责1.负责会计档案的整理、装订、保管等日常工作。2.按照规定的期限和要求，及时将会计档案移交学校档案管理部门。3.配合学校档案管理部门做好会计档案的查阅、借阅等工作。（二）学校档案管理部门职责1.负责接收、保管学校财务部门移交的会计档案。2.建立会计档案管理制度，对会计档案进行规范化管理。3.按照规定提供会计档案的查阅、借阅服务，确保会计档案的安全。（三）学校领导职责1.对会计档案管理工作进行监督和指导。2.协调解决会计档案管理工作中出现的问题。三、会计档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账等。3.财务会计报告，包括月度、季度、年度财务报告等。4.其他会计资料，如银行对账单、税务申报表、财务审计报告等。（二）收集要求1.财务部门应定期收集会计档案，确保会计资料的完整性。2.收集的会计档案应真实、准确、完整，不得伪造、变造或故意销毁。（三）整理方法1.会计凭证应按照编号顺序排列，附件齐全，折叠整齐，并加具封面、封底。2.会计账簿应按照科目顺序排列，并加具扉页、目录。3.财务会计报告应按照时间顺序排列，并加具封面、目录。4.其他会计资料应按照类别、时间顺序排列，并进行编号。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务会计报告保管期限为年度财务会计报告永久保存，月度、季度财务会计报告保管期限为10年。4.其他会计资料保管期限根据相关规定执行。（二）保管方式1.会计档案应采用纸质和电子两种形式进行保管。2.纸质会计档案应存放在专用的档案柜中，确保安全、防潮、防虫、防火等。3.电子会计档案应存储在专用的存储设备中，并定期进行备份，确保数据的安全。（三）保管地点1.纸质会计档案应存放在学校档案管理部门指定的档案库房中。2.电子会计档案应存储在学校财务部门或档案管理部门指定的服务器中。（四）保管要求1.档案管理部门应建立健全会计档案保管制度，定期对会计档案进行检查和盘点，确保会计档案的安全。2.财务部门应定期对电子会计档案进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.未经批准，任何人不得擅自销毁会计档案。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本校财务人员因工作需要查阅会计档案的，应经财务部门负责人批准。2.本校其他部门人员因工作需要查阅会计档案的，应经财务部门负责人和学校档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续。3.外单位人员因工作需要查阅会计档案的，应持有单位介绍信，并经学校财务部门负责人和学校档案管理部门负责人批准，办理查阅登记手续。（二）查阅要求1.查阅会计档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将会计档案带出档案库房。2.查阅会计档案时，不得在会计档案上涂改、标记、拆封或抽换。3.查阅会计档案后，应及时将会计档案归还档案管理部门，并办理归还登记手续。（三）借阅权限1.本校财务人员因工作需要借阅会计档案的，应经财务部门负责人批准，并办理借阅登记手续。2.本校其他部门人员因工作需要借阅会计档案的，应经财务部门负责人和学校档案管理部门负责人批准，并办理借阅登记手续。3.外单位人员因工作需要借阅会计档案的，应持有单位介绍信，并经学校财务部门负责人和学校档案管理部门负责人批准，办理借阅登记手续。（四）借阅要求1.借阅会计档案时，应在规定的期限内归还，不得逾期。2.借阅会计档案时，应妥善保管，不得转借他人或擅自复制。3.借阅会计档案后，如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，经鉴定可以销毁的，应按照规定进行销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由学校财务部门提出会计档案销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。2.学校负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由学校财务部门和档案管理部门共同派员监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校负责人。（三）销毁记录1.会计档案销毁清册应详细记录会计档案的