机关单位借阅档案制度

PAGE机关单位借阅档案制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关单位内部各部门及工作人员因工作需要借阅档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案借阅工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案在借阅过程中的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失。3.服务工作原则：以服务机关各项工作为出发点，合理控制档案借阅范围和程序，提高工作效率。二、档案借阅范围（一）可借阅档案类别1.本机关单位形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于红头文件、会议纪要、工作计划与总结、统计报表等。2.与本机关单位业务相关的上级文件、政策法规、参考资料等。3.经鉴定可以公开或内部使用的历史档案、专题档案等。（二）限制借阅档案类别1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经批准不得借阅。2.正在办理且尚未结案的重要案件档案，在案件处理期间限制借阅，确需借阅的，须经案件承办部门负责人同意，并严格履行借阅手续。3.珍贵档案、孤本档案等特殊档案，一般不提供借阅，如有特殊需要，须经档案管理部门负责人及相关领导批准，并采取特殊保护措施。三、借阅申请与审批（一）申请流程1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、文号、日期、借阅目的、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要对申请进行审批，并签署意见。（二）审批权限1.一般档案借阅，由所在部门负责人审批即可。2.重要档案、涉及多个部门的档案或需跨部门查阅的档案，须经档案管理部门负责人审批。3.涉及机密、敏感信息的档案借阅，需经机关单位分管领导审批。4.特殊档案的借阅，需经机关单位主要领导审批。（三）审批时间档案管理部门应在收到完整的借阅申请表后的[X]个工作日内完成审批。如遇特殊情况，应及时与借阅人沟通说明。四、借阅期限与归还（一）借阅期限规定1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延期，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.重要档案、涉及多个部门的档案或需跨部门查阅的档案，借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，须经档案管理部门负责人同意。3.特殊档案的借阅期限根据具体情况另行确定，最长不得超过[X]个工作日。（二）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前将档案归还至档案管理部门，不得擅自延长借阅期限。2.归还档案时，借阅人应对档案的完整性、准确性进行检查，确保档案无缺页、损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时向档案管理部门说明并采取相应措施。3.档案管理部门在接收归还档案时，应进行认真核对，确认无误后办理归还手续，并在《档案借阅登记表》上注明归还日期。五、借阅档案的保管与使用（一）保管要求1.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在非规定场所存放档案。2.严禁对借阅档案进行涂改、圈划、批注、污损、抽取、撤换、抄录等行为。如因工作需要确需摘录或复制档案内容的，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定的方式进行操作。3.档案在借阅期间发生丢失、损毁等情况，借阅人应立即向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。使用要求1.借阅人应严格按照借阅目的使用档案，不得擅自扩大使用范围或用于其他非工作目的。2.在使用档案过程中，如需对档案内容进行引用或公开披露，须经档案管理部门审核，并按照国家有关规定办理相关手续。3.借阅人在归还档案时，应将使用档案过程中形成的相关材料一并交回档案管理部门。六、档案查阅场所与设施（一）查阅场所设置1.机关单位应设立专门的档案查阅室，为借阅人提供安全、舒适的查阅环境。2.查阅室应配备必要的办公桌椅、照明设备、通风设备等，确保查阅工作的正常开展。设施配备1.查阅室内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药品、监控设备等，保障档案的安全。2.应提供必要的查阅工具，如档案检索系统、复印机、打印机、扫描仪等，方便借阅人查阅和复制档案。七、监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期对档案借阅情况进行检查，检查内容包括借阅申请与审批手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案归还情况是否正常、档案保管与使用是否符合要求等。违规处理1.对于违反本制度规定的借阅行为，档案管理部门应及时发出整改通知，要求借阅人限期整改。2.如借阅人拒不整改或造成严重后果的，应视情节轻重给予批评教育、通报批评、暂停借阅权限等处理，并依法依规追究相关责任。八、附则（一）解