档案安全管理网络制度

PAGE档案安全管理网络制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，确保档案信息的完整性、准确性和保密性，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中的行为规范。（二）适用范围本制度涵盖公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等。无论档案以纸质、电子或其他形式存在，均受本制度约束。（三）基本原则1.安全第一原则：将档案安全置于首位，采取有效措施防止档案信息的丢失、损坏、篡改和泄露。2.预防为主原则：强化档案安全风险意识，建立健全预防机制，提前发现并消除安全隐患。3.全员参与原则：档案安全管理涉及公司全体员工，各部门和人员应积极参与，履行各自职责。4.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。二、档案安全管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案安全管理工作，定期开展检查和评估。3.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的安全存放和有效利用。4.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高员工的档案安全意识。5.负责档案安全事故的应急处置工作，及时报告并采取措施减少损失。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案安全管理的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和安全维护。3.教育本部门员工遵守档案安全管理制度，确保档案信息的安全。4.配合档案管理部门做好档案安全检查和评估工作，及时整改存在的问题。（三）员工职责1.严格遵守档案安全管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。2.在工作中妥善保管档案，防止档案丢失、损坏。3.发现档案安全问题及时报告，配合做好相关处置工作。4.按照规定的程序和要求利用档案，不得违规查阅、复制档案。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的各类档案，确保档案的完整性。2.档案收集过程中，应注意对档案的原始性和真实性进行审核，防止虚假档案进入公司档案体系。3.对于重要档案或特殊载体档案（如电子档案、声像档案等），应采取特殊的收集措施，确保其安全收集。（二）整理规范1.档案整理应按照国家有关标准和公司规定的分类方法进行，确保档案分类科学、编号规范。2.在整理过程中，应认真核对档案内容，剔除重复、无效的档案，保证档案质量。3.电子档案的整理应遵循电子文件管理的相关规定，确保电子档案的格式规范、元数据完整。四、档案存储安全（一）存储环境1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案存储设备应符合安全要求，如档案柜应坚固耐用，电子存储设备应具备数据备份和安全防护功能。3.库房应安装必要的安全设施，如消防器材、监控设备、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护。（二）存储方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，标识清晰，便于查找。对于珍贵档案或易损档案，应采取特殊的保护措施，如使用专柜存放、进行复制备份等。2.电子档案应存储在安全的存储介质上，并进行定期备份。备份介质应异地存放，以防止因自然灾害或其他原因导致数据丢失。3.声像档案等特殊载体档案应根据其特点进行妥善存储，如照片档案应冲印成册并标注相关信息，录像档案应存储在专用设备上并定期检查。五、档案利用安全（一）利用流程1.员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和查阅范围，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人员等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复制档案，应按照规定办理复制手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。（二）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司授权，不得对外提供查阅、复制或泄露。2.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于非法目的或损害公司利益。3.对于重要档案的利用，应进行严格的审批和监督，确保档案信息的安全。六、档案传输与共享安全（一）传输安全1.档案在传输过程中，应采取加密措施，确保传输数据的保密性。2.选择安全可靠的传输渠道，如专用网络、加密邮件等，避免通过不安全的公共网络传输档案。3.对于传输过程中出现的问题，如数据丢失、传输错误等，应及时进行排查和处理，并记录相关情况。（二）共享管理1.档案共享应遵循严格的审批流程，明确共享范围和共享对象。共享申请应经相关部门负责人和档案管理部门审批。2.建立档案共享平台，对共享档案进行集中管理和监控。在共享平台上设置权限管理功能，确保不同人员只能访问其授权范围内的档案。3.对档案共享情况进行记录，包括共享时间、共享人员、共享内容等，以便进行审计和追溯。七、档案安全保密措施（一）保密制度1.建立档案保密制度，明确档案管理人员和利用人员的保密职责。对涉及公司机密的档案，应严格保密，不得泄露给无关人员。2.与档案管理人员签订保密协议，明确保密责任和违约责任。对违反保密制度的行为，应依法追究责任。（二）保密教育1.定期组织员工参加档案安全保密教育培训，提高员工的保密意识和防范能力。培训内容应包括保密法律法规、公司保密制度、档案安全保密操作技能等。2.在新员工入职培训中，应加入档案安全保密教育内容，使其在入职初期就了解公司的保密要求。（三）保密技术1.采用先进的保密技术手段，如加密技术、访问控制技术等，对档案信息进行保护。2.对档案存储设备和传输网络进行安全防护，安装防火墙、防病毒软件等，防止外部非法入侵。八、档案安全检查与评估（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全情况进行检查，检查内容包括档案存储环境、存储设备、利用情况等。2.每月至少进行一次库房安全检查，每季度进行一次全面的档案安全检查，并形成检查记录。（二）专项检查1.根据公司实际情况和档案安全管理需要，适时开展专项安全检查，如对重要档案的专项检查、对电子档案安全的专项检查等。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查重点和方法，确保检查工作的有效性。（三）评估与整改1.定期对档案安全管理工作进行评估，总结经验教训，发现存在的问题并及时整改。2.根据检查和评估结果，制定整改措施，明确整改责任人和整改期限。对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。九、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置流程1.发生档案安全事故（如火灾、水灾、数据丢失等）时，相关人员应立即报告档案管理部门和公司领导。2.档案管理部门启动应急预案，组织人员进行应急处置，采取措施保护档案安全，减少损失。3.及时向上级主管部门和相关部门报告事故情况，并配合有关部门进行调查和处理。（三）恢复与重建1.在事故处置结束后，及时对受损档案进行恢复和重建工作。对于纸质档案，可根据备份或原始记录进行重新整理和复制；对于电子档案，应利用备份数据进行恢复。2.总结事故原因和教训，对应急预案进行完善，加强档案安全管理措施，防止类似事故再次发生。十、附