街道档案资料归档制度

PAGE街道档案资料归档制度一、总则（一）目的为加强街道档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，便于档案资料的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道各部门、社区及所属企事业单位在工作中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案资料的集中统一管理，确保档案资料的完整性和一致性。2.真实准确原则归档的档案资料必须真实反映街道各项工作的实际情况，数据准确、内容完整。3.分类科学原则按照档案资料的来源、内容、形式等特征进行科学分类，便于查找和管理。4.安全保密原则加强档案资料的安全保护措施，确保档案资料不丢失、不损坏、不泄密。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.文书档案包括街道党工委、办事处及各部门在履行职能过程中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.业务档案（1）民政业务档案：如低保档案、特困人员供养档案、婚姻登记档案等。（2）社保业务档案：养老保险、医疗保险、失业保险等相关业务档案。（3）计生业务档案：人口与计划生育相关档案。（4）城建业务档案：城市建设规划、工程建设、环境卫生等档案。（5）综治业务档案：社会治安综合治理、矛盾纠纷排查调处等档案。3.人事档案街道工作人员的个人档案，包括履历、考核、任免、奖惩、工资等方面的材料。4.财务档案各类财务报表、凭证、账簿、审计报告等财务资料。5.声像档案街道工作中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.实物档案街道获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。（二）编号1.文书档案编号采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号根据不同业务类型进行编号，如民政业务档案编号为MZ年度流水号，社保业务档案编号为SB年度流水号等。3.人事档案编号按照人事档案管理的相关规定进行编号。4.财务档案编号采用年度类别流水号的方式编号，如2023会计凭证001，表示2023年的第1册会计凭证。5.声像档案编号按照形成时间顺序编号，如SX20230101001，表示2023年1月1日形成的第1份声像档案。6.实物档案编号根据实物的类别和获得时间进行编号，如SW2023001，表示2023年获得的第1件实物档案。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门、社区及所属企事业单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.在工作过程中形成的各类文件、资料、记录等，承办人员应在工作结束后及时将其整理好，移交本部门的档案收集责任人。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案资料，相关部门应安排专人进行全程跟踪收集，确保资料的全面性和准确性。（二）整理1.文书档案整理（1）按照文件的形成时间顺序进行排列，同一事由的文件集中在一起。（2）对文件进行分类，确定保管期限，填写文件目录和备考表。（3）装订文件，去除金属物，采用A4纸张规格进行折叠或粘贴。（4）编目，按照编号规则为每份文件编制档号，填写卷内文件目录和备考表。2.业务档案整理（1）根据不同业务类型的特点和要求，对档案资料进行分类整理。（2）建立业务档案目录，注明档案资料的名称、日期、来源等信息。（3）对业务档案中的数据进行核对，确保准确无误。3.人事档案整理（1）按照人事档案管理的规定，对档案资料进行分类、排序、编目。（2）对档案中的材料进行审核，确保材料真实、完整、有效。（3）及时更新人事档案信息，保证档案与实际情况相符。4.财务档案整理（1）按照会计核算的要求，对财务凭证、账簿、报表等进行分类整理。（2）装订财务凭证，编写凭证序号，填写会计账簿目录。（3）定期对财务档案进行清查，确保账实相符。5.声像档案整理（1）对照片、录音、录像等声像资料进行分类，注明拍摄时间、地点、内容等信息。（2）制作声像档案目录，对声像资料进行编号。（3）对声像资料进行存储，确保其质量和安全性。6.实物档案整理（1）对实物档案进行登记，注明实物名称、获得时间、来源等信息。（2）将实物档案妥善保管，确保其完好无损。四、档案资料的归档与保管（一）归档1.各部门、社区及所属企事业单位应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案资料整理归档，并移交街道档案管理机构。2.档案管理机构对接收的档案资料进行审核，检查档案资料的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案资料退回原部门进行补充或修正。3.审核通过的档案资料按照分类编号规则进行上架存放，建立档案台账，记录档案的编号、名称、来源、保管期限等信息。（二）保管1.档案管理机构应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案资料进行定期检查，发现问题及时处理，确保档案资料不损坏、不丢失。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理机构负责人批准，并进行登记。5.对电子档案资料应进行备份存储，采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行数据维护和更新，确保电子档案资料的安全性和完整性。五、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.街道内部人员查阅档案资料，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构查阅。2.外单位人员查阅档案资料，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经街道分管领导批准后，方可查阅。涉及重要档案资料的查阅，还需经街道主要领导批准。3.查阅人事档案、财务档案等涉及个人隐私或敏感信息的档案资料，应严格按照相关规定进行审批，确保信息安全。（二）查阅登记1.档案管理机构对查阅档案资料的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、单位、查阅内容等信息，并要求查阅人员签字确认。2.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案资料带出档案库房。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理机构负责人批准，并按照规定的程序进行操作。（三）利用反馈1.查阅人员查阅档案资料后，应及时将档案资料归还档案管理机构，并反馈查阅利用情况。2.档案管理机构应定期对档案资料的查阅利用情况进行统计分析，了解档案资料的利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理机构应定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门人员等组成，对档案资料进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定小组应根据档案资料的内容重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案资料的保管期限和存毁价值。（二）销毁1.对经过鉴定确定需要销毁的档案资料，应编制《档案销毁清册》，注明档案资料的编号、名称、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理机构负责人审核，街道分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案资料无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。5.销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案资料的数字化管理（一）数字化范围1.对具有重要历史价值、现实利用价值的档案资料，以及查阅利用频率较高的档案资料，应进行数字化处理。2.优先对文书档案、业务档案中的关键文件进行数字化，逐步实现档案资料的全面数字化管理。（二）数字化流程1.档案扫描采用专业的扫描设备，按照规定的扫描分辨率和图像格式，对档案资料进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理对扫描图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案资料的目录信息和图像数据录入档案管理系统，建立电子档案数据库。4.数据挂接将电子档案与对应的纸质档案进行关联挂接，方便查阅利用。5.存储备份将数字化档案资料存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，确保数据的安全性和完整性。