培训项目档案归档制度

PAGE培训项目档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司培训项目档案管理，确保培训项目档案的完整、准确、系统和安全，便于培训项目的查询、利用和评估，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织开展的各类培训项目档案的归档管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、专项业务培训等。（三）基本原则1.集中统一原则培训项目档案由公司统一管理，确保档案的集中存放和统一调度，避免分散和流失。2.真实完整原则档案内容应真实反映培训项目的实际情况，确保档案材料的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则按照培训项目的类别、时间、内容等因素进行科学分类，便于档案的整理、检索和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案信息的安全，同时严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、归档范围（一）培训项目策划与申报材料1.培训项目立项申请书，包括培训目的、培训对象、培训内容、培训时间、培训地点、培训师资等。2.培训项目预算表，详细列出培训所需的各项费用。3.培训项目可行性分析报告，对培训项目的必要性、可行性进行分析论证。（二）培训项目实施过程材料1.培训教学计划，明确培训课程安排、教学方法、考核方式等。2.培训教材、讲义、课件等教学资料。3.培训师资的相关资料，如教师简历、授课提纲等。4.培训学员名单及签到记录。5.培训考勤记录，包括学员出勤情况、请假记录等。6.培训课堂记录，如教学活动、讨论情况、学员反馈等。7.培训考核资料，包括试卷、作业、考核成绩等。（三）培训项目效果评估材料1.培训项目总结报告，对培训项目的实施情况、效果进行总结评估。2.学员培训满意度调查问卷及统计分析报告。3.培训后学员工作绩效评估报告，对比培训前后学员的工作表现。4.培训项目对公司业务发展影响的评估报告。（四）培训项目相关合同协议1.与培训机构签订的培训服务合同。2.与培训师资签订的授课协议。3.与其他相关单位或个人签订的合作协议。（五）培训项目其他相关材料1.培训项目照片、视频等影像资料。2.培训项目获得的荣誉证书、表彰文件等。3.培训项目涉及的其他重要文件和资料。三、归档要求（一）材料收集1.培训项目负责人应在培训项目结束后及时收集整理相关档案材料，确保材料的齐全、完整。2.对于需要多个部门协同完成的培训项目，各部门应按照职责分工，及时将本部门产生的档案材料移交至培训项目负责人。（二）材料整理1.对收集到的档案材料进行分类、编号，确保材料的顺序清晰、易于查找。2.对每份档案材料进行核对，确保材料内容真实、准确，签字盖章等手续齐全。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，保证档案的质量。（三）材料装订1.将整理好的档案材料按照一定的顺序进行装订，确保装订牢固、整齐。2.采用A4纸张规格，左侧装订，装订厚度适中，便于翻阅。（四）材料编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、页数等信息，确保目录清晰、准确。2.对档案材料进行编号，编号应具有唯一性，便于档案的管理和查询。（五）电子档案管理1.建立培训项目电子档案库，将纸质档案材料进行扫描或拍照，形成电子档案。2.对电子档案进行分类存储，按照与纸质档案一致的编号规则进行命名，便于查找和管理。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、归档流程（一）培训项目结束后，培训项目负责人应在[X]个工作日内完成档案材料的收集整理工作。（二）整理好的档案材料经培训项目负责人审核后，移交至公司档案管理部门。（三）档案管理部门对接收的档案材料进行再次审核，如发现问题及时反馈给培训项目负责人进行整改。（四）审核通过的档案材料按照本制度的要求进行装订、编目等处理，正式归档入库。五、档案保管（一）保管期限培训项目档案的保管期限根据档案的重要性和使用价值分为永久、长期和短期。具体保管期限划分如下：1.永久保管的档案：涉及公司核心业务、具有重大历史价值或长期保存必要的培训项目档案。2.长期保管的档案：保存期限为[X]年的培训项目档案，主要包括对公司业务发展有重要影响的培训项目档案。3.短期保管的档案：保存期限为[X]年的培训项目档案，一般为一般性培训项目档案。（二）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（三）档案保管要求1.对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查阅。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。3.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案库内档案的质量。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，确保档案信息的安全和保密。2.凡因工作需要查阅培训项目档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）利用流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人提供相应的档案材料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息。4.查阅人应在规定的时间内归还档案材料，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。如需复印档案材料，应按照规定办理复印手续。（三）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅培训项目档案，以获取相关信息，指导工作开展。2.公司管理层因决策需要查阅培训项目档案，评估培训效果，为公司发展提供参考依据。3.外部单位或个人因合作、调研等需要查阅培训项目档案，应按照公司相关规定办理查阅手续，并签订保密协议。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对超过保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，按照本制度规定的保管期限标准，对档案进行鉴定。（三）销毁流程1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单。2.销毁清单经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等信息，作为档案管理工作的重要资料保存。八、监督与检查（一）公司档案管理部门负责对培训项目档案归档工作进行日常监督