档案文本借阅管理制度

PAGE档案文本借阅管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案文本的管理，规范档案文本借阅行为，确保档案文本的安全与完整，充分发挥档案文本在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及档案文本借阅的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：切实保障档案文本的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，维护公司的商业秘密和合法权益。3.服务利用原则：在确保档案安全的前提下，充分满足公司内部各部门对档案文本的合理利用需求，提高工作效率。二、档案文本借阅管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案文本借阅管理制度，并组织实施。2.负责档案文本借阅的登记、审核、发放、回收等具体工作。3.定期对档案文本借阅情况进行统计和分析，及时发现问题并提出改进措施。4.指导和监督各部门档案文本借阅工作，确保制度的有效执行。（二）借阅部门职责1.严格按照本制度规定的流程办理档案文本借阅手续，不得擅自违规操作。2.负责本部门借阅档案文本的保管和使用，确保档案文本的安全和完整。3.在规定的借阅期限内及时归还档案文本，如需延期，应提前办理相关手续。4.不得将借阅的档案文本转借他人或用于非工作目的。（三）借阅人职责1.如实填写借阅申请表，明确借阅目的、借阅内容等信息。2.遵守档案文本借阅管理制度，爱护档案文本，不得涂改、污损、丢失档案文本。3.在借阅期限内妥善保管档案文本，按时归还。4.不得擅自将档案文本带出公司或复制、传播档案内容，如需复制，应按照规定办理相关手续。三、档案文本借阅范围（一）可供借阅的档案文本类型1.公司各类规章制度、管理办法、操作规程等文件档案。2.公司生产、经营、财务等方面的统计报表、分析报告等资料档案。3.公司项目建设、技术研发、产品开发等过程中形成的相关文件、图纸、数据等档案。4.公司人力资源管理方面的员工档案、绩效考核记录等档案。5.其他经档案管理部门认定可以借阅的档案文本。（二）限制借阅的档案文本类型1.涉及公司核心商业秘密、技术秘密、财务机密等重要敏感信息的档案文本，未经公司授权，严禁借阅。2.档案管理部门认为可能对公司造成不利影响或存在安全风险的档案文本。3.法律法规规定限制公开或借阅的档案文本。四、档案文本借阅流程（一）借阅申请1.借阅人需填写《档案文本借阅申请表》，详细注明借阅目的、借阅档案文本名称、数量、预计借阅期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要对申请进行审批，并签署意见。（二）档案审核1.档案管理部门收到借阅申请表后，对申请内容进行审核。重点审核借阅目的是否合理、借阅期限是否符合规定、借阅人是否具备借阅资格等。2.对于涉及重要敏感信息或限制借阅的档案文本，需经公司相关领导审批后方可借阅。（三）借阅登记1.审核通过后，档案管理部门对借阅申请进行登记。登记内容包括借阅人姓名、部门、借阅日期、预计归还日期、档案文本名称及数量等。2.为每份借阅的档案文本建立借阅记录，记录借阅过程中的相关信息，如借阅人签字、归还情况等。（四）档案发放1.档案管理部门根据登记情况，向借阅人发放档案文本。发放时，应与借阅人当面核对档案文本的名称、数量、完整性等信息，并要求借阅人在《档案文本借阅登记表》上签字确认。2.对于重要档案文本，可采取复印件借阅的方式，以确保档案原件的安全。如确需借阅原件，应加强审批和监管。（五）借阅期限1.一般档案文本的借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.对于涉及紧急工作或重大项目的档案文本借阅，可根据实际需要确定合理的借阅期限，但最长不得超过[X]个工作日。（六）档案归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案文本。如因特殊原因无法按时归还，应提前办理延期手续。2.档案归还时，借阅人应确保档案文本的完整性和整洁性，不得有涂改、污损等情况。档案管理部门在接收归还的档案文本时，应认真核对档案文本的名称、数量、完整性等信息，并在《档案文本借阅登记表》上记录归还日期。3.如发现归还的档案文本有损坏、丢失等情况，借阅人应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。五、档案文本借阅的保密要求（一）保密责任1.借阅人在借阅档案文本期间，应严格履行保密义务，对所接触到的档案信息予以保密，不得向任何无关人员泄露。2.档案管理部门工作人员在档案文本借阅管理过程中，应严格遵守保密制度，不得擅自透露档案文本内容和借阅情况。（二）借阅场所1.一般情况下，档案文本应在公司内部指定的借阅场所进行查阅和使用。如需在公司外部借阅，应经公司相关领导批准，并采取必要的保密措施。2.在借阅场所内，借阅人应保持安静，不得大声喧哗或进行与借阅无关的活动。（三）复制与传播限制1.未经档案管理部门书面授权，借阅人不得擅自复制档案文本。如需复制，应按照规定办理相关手续，并注明复制用途和范围。2.严禁借阅人将档案文本通过任何形式传播给无关人员，包括但不限于电子邮件、社交媒体、网络共享等。六、档案文本借阅的监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案文本借阅情况进行检查，检查内容包括借阅登记记录是否完整、借阅期限是否合规、档案文本是否按时归还等。2.每季度对档案文本借阅情况进行一次全面检查，并形成检查报告，向公司领导汇报。（二）不定期抽查1.公司档案管理工作领导小组可根据实际情况，不定期对档案文本借阅情况进行抽查。抽查范围包括各部门的借阅申请、登记记录、档案文本保管情况等。2.对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的借阅行为，档案管理部门应及时进行制止和纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对于擅自违规借阅档案文本、泄露档案信息、损坏或丢失档案文本等行为，公司将按照相关规定追究责任人的责任，情节