水利质量档案管理制度

PAGE水利质量档案管理制度一、总则（一）目的为加强水利工程建设质量管理，规范水利质量档案管理工作，确保水利工程质量档案的真实、完整、准确、有效，为水利工程建设、运行管理、质量追溯等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织承担的各类水利工程项目，包括防洪、灌溉、供水、发电等水利工程及其附属设施的建设、运行管理过程中形成的质量档案管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《水利工程建设项目档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。（四）管理原则1.统一领导原则：水利质量档案管理工作实行统一领导，明确各级管理职责，确保档案管理工作的协调一致。2.分级管理原则：按照项目管理权限，实行分级管理，各部门、各参建单位负责本部门、本单位职责范围内的质量档案管理工作。3.同步管理原则：质量档案管理工作应与水利工程建设、运行管理工作同步进行，做到工程建设到哪里，档案收集整理就跟进到哪里。4.规范标准原则：严格按照国家和行业有关档案管理的规范标准，对质量档案进行分类、整理、归档、保管和利用，确保档案质量。二、管理职责（一）公司/组织档案管理部门职责1.贯彻执行国家和行业有关档案管理的法律法规、方针政策及本制度，制定和完善公司/组织水利质量档案管理制度和实施细则。2.负责统筹规划、组织协调和监督指导公司/组织水利质量档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查和考核。3.负责接收、整理、保管公司/组织本部及直属项目的水利质量档案，对档案的完整性、准确性、系统性进行审核把关。4.负责建立水利质量档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.负责组织开展水利质量档案的编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织决策提供参考依据。6.负责对公司/组织各部门、各参建单位水利质量档案管理工作进行业务培训和指导。（二）项目法人职责1.负责本项目水利质量档案管理工作的组织领导，明确档案管理机构和人员，落实档案管理经费。2.组织制定本项目水利质量档案管理制度和工作方案，确保档案管理工作与项目建设同步进行。3.负责组织协调项目各参建单位的档案管理工作，监督检查各参建单位档案管理工作的落实情况。4.负责审核、接收项目各参建单位移交的水利质量档案，对档案的完整性、准确性、系统性进行审查，并向公司/组织档案管理部门移交。5.负责组织开展本项目水利质量档案的专项验收工作，确保档案验收合格。（三）勘察设计单位职责1.负责收集、整理、归档本单位承担的水利工程项目勘察设计过程中形成的各类文件材料，包括勘察报告、设计图纸、设计变更等，确保档案真实、完整、准确。2.按照合同约定和项目法人要求，及时向项目法人及其他参建单位提供勘察设计文件资料，并对所提供资料的质量负责。3.协助项目法人做好水利质量档案的整理、归档和验收工作，对档案整理过程中涉及的技术问题提供指导。（四）施工单位职责1.建立健全本单位水利质量档案管理体系，明确档案管理责任人，配备必要的档案管理人员和设备。2.负责收集、整理、归档本单位承担的水利工程项目施工过程中形成的各类文件材料，包括施工组织设计、施工技术方案、施工记录、质量检验报告、工程变更通知等，确保档案资料真实、完整、准确、有效。3.按照合同约定和项目法人要求，及时向项目法人及其他参建单位移交施工过程中形成的档案资料，并对所移交资料的质量负责。4.在工程竣工验收前，完成本单位施工档案的整理、归档工作，并向项目法人提交档案验收申请。（五）监理单位职责1.负责建立本单位水利质量档案管理制度，明确档案管理责任人，对监理过程中形成的文件材料进行收集、整理、归档。2.监督检查施工单位质量档案的收集、整理、归档工作，对施工单位提交的档案资料进行审核，确保档案资料符合合同要求和相关标准规范。3.协助项目法人做好水利质量档案的整理、归档和验收工作，对档案整理过程中涉及的监理工作内容进行审核把关。4.在工程竣工验收前，完成本单位监理档案的整理、归档工作，并向项目法人提交档案验收申请。三、档案收集与整理（一）收集范围1.水利工程项目前期工作文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案报告等。2.勘察设计文件，包括勘察报告、设计图纸、设计变更通知、技术交底等。3.施工过程文件，包括施工组织设计、施工技术方案、施工记录、质量检验报告、工程变更通知、材料设备质量证明文件等。4.监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报、质量评估报告等。5.工程验收文件，包括分部工程验收鉴定书、单位工程验收鉴定书、阶段验收鉴定书、竣工验收鉴定书等。6.其他与水利工程质量有关的文件材料，如工程质量事故处理文件、质量监督检查文件等。（二）收集要求1.各部门、各参建单位应明确专人负责质量档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集各类文件材料，确保档案资料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、有效，不得伪造、篡改。文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全。3.对电子文件应进行规范整理，确保电子文件的格式统一、存储介质可靠，并与纸质文件内容一致。电子文件应按照档案管理要求进行分类、编号、存储，同时应做好备份工作。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件材料之间的历史衔接，便于档案的保管和利用。2.按照水利工程建设项目的阶段和内容，对档案进行分类整理，同一类别的文件材料应集中排列，不同类别的文件材料应分开存放。3.档案整理应做到分类科学、编号规范、排列有序、编目准确，便于查找和利用。（四）整理方法1.分类：按照水利工程建设项目的前期工作、勘察设计、施工、监理、验收等阶段，将档案分为不同的类别。每个类别下再根据文件材料的具体内容进行细分，如施工档案可分为基础工程、主体工程、附属工程等类别。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用分类编号法，即先按照档案类别进行编号，再在每个类别下按照文件材料的顺序进行编号。编号应注明档案的年度、项目名称、类别、顺序号等信息，如“[年度][项目名称][类别][顺序号]”。3.排列：将编号后的档案按照顺序排列，同一类别的档案应按照文件材料的形成时间先后顺序排列，不同类别的档案应按照档案类别顺序排列。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案目录应打印成册，并与档案一同存放。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门、各参建单位应在规定的时间内将整理好的水利质量档案向项目法人或公司/组织档案管理部门归档。归档时间应根据项目建设进度和档案管理要求确定，一般在工程竣工验收前完成归档工作。2.归档的档案应符合档案整理要求，档案目录应与档案内容一致，档案装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。3.项目法人或公司/组织档案管理部门在接收档案时，应对档案的完整性、准确性、系统性进行审核，对不符合要求的档案应退回原单位重新整理。（二）保管期限水利质量档案的保管期限应根据档案的重要性和利用价值确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映水利工程建设项目基本情况、建设过程、工程质量、技术水平等具有长远利用价值的档案，应永久保管。如项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件、工程竣工验收鉴定书等。2.长期保管：凡是在水利工程建设、运行管理过程中需要长期保存的档案，应长期保管。保管期限一般为30年。如施工组织设计、施工技术方案、质量检验报告、监理文件等。3.短期保管：凡是在水利工程建设、运行管理过程中形成的只在一定时期内具有利用价值的档案，应短期保管。保管期限一般为10年。如工程变更通知、材料设备质量证明文件等。（三）保管方式与设施1.水利质量档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案类别和保管期限进行分类存放，存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。电子档案应存储在专用的存储介质上，并定期进行备份，备份存储介质应异地存放。2.公司/组织应建立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，确保档案的安全保管。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五档案利用与借阅（一）利用原则1.水利质量档案的利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案的正确使用和安全保管。2.档案利用应根据工作需要，严格履行审批手续，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅水利质量档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司/组织档案管理部门查阅。档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案，如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅：因工作需要借阅水利质量档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司/组织档案管理部门负责人审批。档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案，如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。借阅人员应在规定的时间内归还档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还时间等信息。档案利用登记应定期整理归档，作为档案管理工作的重要资料保存。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.水利质量档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.档案鉴定工作应由公司/组织档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行鉴定。鉴定小组应根据档案的保管期限、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否存在缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：审核档案内容是否真实、准确，是否存在错误、虚假信息。3.档案的系统性：检查档案是否按照档案整理要求进行分类、编号、排列，是否便于查找和利用。4.档案的保管期限：根据档案的重要性和利用价值，重新确定档案的保管期限。5.档案的利用价值：评估档案在水利工程建设、运行管理、质量追溯等方面的利用价值，确定是否需要继续保存。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司/组织档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人审批同意后，应组织相关人员对拟销毁的档案进行清点、登记，并在指定的地点进行销毁。销毁档案时，应确保档案信息的彻底销毁，不得泄露档案内容。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《档案销毁登记表》，注明档案名称、数量、销毁时间、销毁地点、监销人等信息。档案销毁登记表应作为档案管理工作的重要资料保存。七、监督检查与考核（一）监督检查1.公司/组织档案管理部门应定期对各部门、各参建单位水利质量档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理情况、档案归档保管情况、档案利用借阅情况等。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结束后，应及时向被检查单位反馈检查结果，并提出整改意见和建议。3.被检查单位应根据检查结果，及时整改存在的问题，确保水利质量档案管理工作符合要求。（二）考核评