街道档案流程管理制度

PAGE街道档案流程管理制度一、总则（一）目的为加强街道档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在街道各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、各社区以及下属事业单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映街道各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管。4.方便利用原则建立健全档案检索体系，提高档案的查阅效率，为街道各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构街道成立档案管理工作领导小组（以下简称“领导小组”），由街道党工委书记任组长，办事处主任任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设档案管理办公室，挂靠在街道党政办公室，负责档案管理的日常工作。（二）职责分工1.档案管理办公室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定街道档案管理制度并组织实施。负责接收、收集、整理、保管街道各类档案，确保档案的完整和安全。建立档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。对档案进行鉴定，定期向区档案局移交到期应销毁的档案。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。对各部门、各社区档案管理工作进行指导、监督和检查。开展档案宣传、教育活动，提高街道工作人员的档案意识。2.各部门、各社区职责负责本部门、本社区在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理办公室移交。明确一名档案管理人员，负责本部门、本社区档案管理的具体工作，确保档案管理工作的正常开展。配合档案管理办公室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.街道党工委、办事处形成的各类文件、会议记录、决议、决定、工作计划、总结、统计报表等。2.街道各部门在履行职责过程中形成的文件、报告、请示、批复、合同、协议等。3.街道组织开展的各类活动形成的文件、资料、照片、音像等。4.街道与上级部门、其他单位往来的文件、信函、电报等。5.街道各社区形成的社区建设、居民工作、党建工作等方面的文件、资料、统计报表等。6.街道下属事业单位形成的业务文件、财务报表、人事档案等。（二）收集要求1.各部门、各社区应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得擅自涂改、伪造。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目、装订，填写卷内文件目录和备考表。按照分类方案进行排列，编制案卷目录。2.科技档案整理按照项目进行分类，建立项目档案卷。对项目文件材料进行编号、编目、装订，填写卷内文件目录和备考表。编制项目档案索引，便于查找利用。3.会计档案整理按照会计年度进行分类，分为会计凭证、会计账簿、财务报告等类别。对会计凭证进行装订，填写封面、封底和凭证目录。对会计账簿、财务报告等进行整理、编目。4.声像档案整理按照载体形式进行分类，如照片、录音带、录像带等。对照片进行编号、标注说明，整理成册。对录音带、录像带进行编目，注明录制时间、内容等信息。5.实物档案整理对街道获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物进行登记造册。注明实物的名称、颁发单位、颁发时间等信息。四、档案的保管（一）保管场所建设1.档案管理办公室应配备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案的安全保管。（二）档案上架排列1.按照档案类别、年度、保管期限等顺序进行上架排列，便于查找和管理。2.同一类档案应集中存放，不同类档案之间应保持一定的间距。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映街道主要职能活动和基本历史面貌的，对街道工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时间内对街道工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案定期检查1.档案管理办公室应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，发现问题及时处理。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对破损、褪色、霉变等档案应及时进行修复或复制。（五）档案安全保护措施1.严格执行档案借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。2.档案管理人员应定期对档案进行清点核对，确保档案的安全。3.加强对档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全设施，如监控设备、门禁系统等。4.对电子档案应采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失和泄露。五、档案的利用（一）利用范围1.街道机关各部门在开展工作过程中需要查阅档案的。2.社区居民因办理相关事务需要查阅档案的。3.上级部门、其他单位因工作需要查阅档案的。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理办公室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理办公室负责人审批。借阅期限一般不超过15天，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、伪造、丢失。3.复制提供档案利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理办公室印章，注明复制日期和用途。（三）利用登记档案管理办公室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量及归还情况等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理办公室负责人任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.对保管期限已满的档案进行鉴定，根据档案的价值和利用需求，确定是否继续保存。2.对失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理办公室编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理办公室负责人审核、街道分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，为档案的查阅和利用提供更加便捷的服务。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性和完整性。（三）电子档案管理1.建立电子档案管理制度，对电子档案的收集、整理、存储、利用、备份等进行规范管理。2.采用安全可靠的电子档案管理软件，对电子档案进行分类、编目、检索等操作。3.定期对电子档案进行备份，防