档案室制度不全面整改

PAGE档案室制度不全面整改一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全与有效利用，提高公司档案管理水平，特制定本整改方案。（二）适用范围本方案适用于公司各部门及全体员工在档案管理方面的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案，确保档案资料的齐全。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和行业标准，做到管理规范、流程清晰。5.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便公司各部门及员工查阅和使用档案。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立健全档案检索体系，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。5.定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。6.开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交至档案室。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定及时归还档案。4.对本部门形成的档案质量负责，确保档案内容真实、完整、准确。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极为公司各部门及员工提供档案利用服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案进行清点和核对，确保档案账实相符。6.参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与公司相关的文件、通知、规定等。3.公司对外签订的合同、协议、意向书等。4.公司内部的会议记录、纪要、工作报告等。5.公司的财务报表、审计报告、税务资料等。6.公司的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。7.公司的科技成果、专利、技术资料等。8.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保信息的一致性。4.各部门应在规定的时间内将收集的档案移交至档案室，不得积压。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制档案目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立档案台账。3.财务档案：按照会计年度、类别等进行分类整理，装订成册。4.人事档案：按照员工类别、档案内容等进行分类整理，建立人事档案库。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应及时对收集整理好的档案进行归档，确保档案资料的有序存放。2.归档的档案应编制详细的档案目录，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立电子档案索引。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、协议、财务报表、人事档案等。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括公司的一般性文件、业务资料等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括公司的临时性文件、资料等。（三）保管措施1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和保管期限进行分类存放。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对于重要的档案资料，应采取备份存储等措施，防止数据丢失。5.严格控制档案的查阅和借阅，确保档案安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。4.对于涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。3.鉴定工作应遵循客观、公正、科学的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和销毁审批。（三）鉴定方法1.查阅档案目录和相关文件，了解档案的形成背景和利用情况。2.对档案进行逐卷审查，判断档案的价值和保管期限。3.征求档案形成部门和相关业务人员的意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应注明档案的编号、名称、日期、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经档案室负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。6.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索。2.提高档案管理工作效率，方便公司各部门及员工查阅和利用档案。3.加强档案信息的安全保密管理，防止档案信息泄露。（二）信息化建设内容1.档案数据录入：将公司现有的纸质档案和电子档案进行数字化录入，建立档案数据库。2.档案管理系统开发：开发适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等功能的信息化管理。3.系统安全保障：采取安全防护措施，确保档案管理信息系统的安全稳定运行，防止数据丢失、篡改和泄露。（三）信息化管理措施1.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作水平和应用能力。2.建立健全档案信息化管