离岗人员档案移交制度

PAGE离岗人员档案移交制度一、总则（一）目的为规范公司离岗人员档案的移交工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于公司对人员信息进行有效管理和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有离岗人员，包括离职、退休、调岗、辞退等各类原因离开原工作岗位的人员。（三）基本原则1.及时移交原则：离岗人员应在规定时间内完成档案移交，确保档案资料的连续性和时效性。2.真实准确原则：档案移交过程中，应保证所移交档案内容真实、准确，不得隐瞒或篡改相关信息。3.完整规范原则：移交的档案应包含规定的各类资料，且整理规范，符合档案管理要求。4.安全保密原则：严格遵守档案管理的安全保密规定，防止档案信息泄露。二、档案内容及要求（一）个人基本信息档案1.员工登记表：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等基本信息。2.身份证复印件：清晰、完整的身份证正反面复印件。3.学历证书复印件：最高学历的毕业证书、学位证书复印件。4.入职登记表：记录员工入职时间、岗位、薪资等信息。（二）工作经历档案1.劳动合同：完整的劳动合同文本。2.岗位变动记录：包括调岗通知、岗位变动审批表等，记录员工在公司内的岗位变动情况。3.培训记录：参加公司内部培训、外部培训的相关证书、培训记录等。4.绩效考核记录：历年的绩效考核结果、考核评语等。（三）薪酬福利档案1.工资单：离职前至少一年的工资发放明细。2.福利领取记录：如社保、公积金缴纳记录，各类福利补贴领取凭证等。（四）奖惩档案1.奖励证书及文件：获得公司内部或外部奖励的证书、表彰文件等。2.违纪处分记录：对员工违纪行为的处分决定、通报等。（五）其他档案1.健康档案：员工入职体检报告、年度体检报告等。2.职业资格证书：与工作相关的职业资格证书复印件。3.其他重要文件：如员工个人提交的重要报告、申请等。（六）档案要求1.所有档案资料应真实有效，复印件需清晰可辨，并加盖公司公章或相关部门印章。2.档案应按照类别进行整理，每类资料应按时间顺序排列，便于查阅。3.对于电子档案，应进行备份，并确保存储介质的安全性和可读性。三、移交流程（一）离岗人员准备1.离岗人员在接到离岗通知后，应主动与所在部门沟通，了解档案移交要求。2.按照档案内容及要求，对个人档案进行整理，确保资料齐全、完整。（二）部门审核1.离岗人员所在部门负责对其提交的档案进行初步审核。2.审核内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性等，如发现问题，应及时通知离岗人员补充或更正。（三）档案移交1.经部门审核通过后，离岗人员将整理好的档案移交至公司人力资源部。2.移交时需填写《离岗人员档案移交清单》，详细记录档案资料的名称、数量、移交时间等信息，并由双方签字确认。（四）人力资源部接收与核对1.人力资源部收到移交档案后，应进行认真核对，确保与移交清单一致。2.如发现档案存在问题，应及时与离岗人员所在部门沟通，要求重新补充或更正。（五）档案存储1.核对无误后，人力资源部将离岗人员档案按照档案管理规定进行存储。2.建立电子档案索引，便于快速查询和管理。四、移交时间规定（一）离职人员1.员工办理离职手续时，应同时完成档案移交。2.如因特殊原因无法在离职时完成移交，应在离职后[X]个工作日内完成档案移交工作。（二）退休人员1.退休人员在办理退休手续前，应将档案移交至人力资源部。2.最晚移交时间为退休手续办理前[X]个工作日。（三）调岗人员1.调岗人员在接到调岗通知后，应在[X]个工作日内完成原岗位档案的移交。2.调至新岗位后，应在新岗位工作[X]个工作日内完成新岗位相关档案的补充和完善。（四）辞退人员1.辞退人员应在接到辞退通知后[X]个工作日内完成档案移交。五、监督与责任（一）监督机制1.公司内部审计部门负责对离岗人员档案移交制度的执行情况进行监督检查。2.定期对档案移交工作进行抽查，确保制度的有效落实。（二）责任追究1.对于违反本制度，未按时、按要求完成档案移交的人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.因档案移交过程中故意隐瞒、篡改信息，给公司造成损失的，将依法追究相关人员的法律责任。3.档案管理人员在接收、存储档案过程中，如因工作失误导致档案丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任，并视情节给予纪律处分。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅离岗人员档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.经所在部门负责人及人力资源部负责人审批同意后，方可查阅。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。4.查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅离岗人员档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等。2.经公司分管领导审批同意后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、复印、转借或泄露档案内容。5.借阅期满后，应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对离岗人员档案信息予以保密。2.未经授权，不得向任何单位或个人泄露档案内容。3.涉及档案信息的计算机系统应设置安全密码，并定期更换。（二）安全管理1.档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全存储。3.对于电子档案，应采取加密存储、备份等措施，防止数据丢失