法院档案借阅管理制度

PAGE法院档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强法院档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门及工作人员因工作需要借阅档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及相关行业标准，确保档案借阅管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案在借阅过程中的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。3.服务工作原则：在确保档案安全的前提下，为本院各项工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案借阅范围（一）可供借阅的档案类型1.已归档的各类案件卷宗，包括刑事、民事、行政等案件的全部材料。2.本院在行政管理、审判业务、队伍建设等方面形成的具有查考利用价值的文件材料。3.上级法院及其他相关单位发来的与本院工作有关且已归档的文件资料。（二）限制借阅的档案类型1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案。此类档案需经严格审批程序，按照特定的保密要求进行借阅。2.正在办理过程中的案件相关材料，原则上不予借阅，确因工作需要借阅的，需经案件承办部门负责人及分管领导批准，并在规定时间内归还。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.本院工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还时间等信息。2.申请表应经所在部门负责人签字确认，表明该借阅申请符合部门工作需求，并对借阅行为负责。（二）审批流程1.一般性档案借阅申请，由档案管理部门负责人审批。审批通过后，档案管理人员按照申请表内容提供档案借阅服务。2.涉及重要案件、机密档案或大量档案的借阅申请，需经分管档案工作的院领导审批。档案管理部门在收到审批通过的申请后，方可办理借阅手续。3.对于跨部门借阅或涉及多个部门工作的档案借阅申请，需由相关部门共同协商，明确借阅目的和责任，经各部门负责人签字后，报档案管理部门负责人及分管院领导审批。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日。因特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长，但延长时间不得超过[X]个工作日。2.对于正在办理过程中的案件相关材料的借阅，借阅期限根据案件办理进度和实际工作需要确定，最长不得超过案件办结后的[X]个工作日。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限届满前归还所借档案。如需续借，应按照上述借阅期限延长的申请流程办理续借手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失或内容缺失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。五、借阅登记与保管（一）借阅登记1.档案管理部门应建立完善的档案借阅登记制度，对每一次档案借阅进行详细记录。登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、所在部门、借阅档案名称及数量、审批意见、归还日期等信息。2.借阅登记应采用纸质台账和电子文档相结合的方式进行记录，确保登记信息的准确性和可追溯性。纸质台账应妥善保管，以备查阅；电子文档应定期备份，防止数据丢失。（二）保管责任1.借阅人在借阅档案期间，应妥善保管所借档案，不得转借他人或擅自带出本院办公区域。因特殊情况确需带出的，需经档案管理部门负责人及分管院领导批准，并办理相关登记手续，同时采取必要的安全保密措施。2.借阅人应将档案存放在安全、干燥、通风的地方，避免档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。不得将档案暴露在阳光下或其他可能导致档案损坏的环境中。3.档案管理部门应定期对借阅档案进行清查核对，确保档案的安全与完整。如发现档案存在问题，应及时与借阅人沟通，查明原因并采取相应的处理措施。六、查阅利用规定（一）查阅方式1.借阅人可在档案管理部门指定的查阅场所查阅档案。如需复印、拍照或摘录档案内容，应事先向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。2.对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，查阅时应严格遵守保密规定，限制查阅范围和人员，并采取必要的保密措施，如使用专门的查阅设备、对查阅过程进行监控等。（二）利用限制1.借阅人查阅档案应仅限于其申请的借阅目的，不得擅自扩大利用范围。如需将档案用于其他用途，应重新办理申请审批手续。2.不得利用档案进行任何违法违规活动，不得损害国家利益、集体利益和他人合法权益。如发现借阅人有违反利用限制规定的行为，档案管理部门应立即停止其借阅活动，并追究相应责任。七、档案保护与安全措施（一）档案保护要求1.借阅人在查阅档案时，应使用专门的查阅工具，如镊子、放大镜等，避免直接接触档案材料，防止对档案造成损坏。2.不得在档案上随意粘贴纸条、标签或使用其他可能影响档案原貌的物品。如需对档案进行标注或说明，应采用铅笔或其他不损害档案的方式进行。（二）安全防范措施1.档案管理部门应配备必要的安全防范设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案存放环境的安全。2.加强对档案管理场所的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应定期对档案管理场所进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.在档案借阅过程中，如遇自然灾害、突发事件等紧急情况，档案管理人员应立即采取措施保护档案安全，如转移档案、封存档案等，并及时向上级领导报告。八、监督与检查（一）内部监督1.本院纪检监察部门负责对档案借阅管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对档案借阅登记、审批手续、档案保管等情况进行抽查。2.档案管理部门应加强自身内部管理，建立健全档案借阅管理的自查自纠机制，定期对本部门的档案借阅管理工作进行总结分析，及时发现问题并加以整改。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的借阅行为，如未经批准擅自借阅、超期未归还、损坏丢失档案等，档案管理部门应责令借阅人限期改正，并视情节轻重给予相应的批评教育或纪律处分。2.