档案保密管理制度范本

PAGE档案保密管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案的保密管理，确保公司档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中涉及的保密事项。（三）基本原则1.严格保密原则：对公司档案信息实行严格保密措施，未经授权，任何人不得擅自披露、使用或允许他人使用档案内容。2.合法合规原则：档案保密管理工作必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，对档案进行分级分类管理，采取相应的保密措施。4.预防为主原则：注重档案保密管理的预防工作，从档案的形成、收集、整理、存储、利用等各个环节入手，防止保密风险的发生。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度等。2.人事档案：员工的个人信息、履历、考核记录、薪资待遇等资料。3.财务档案：财务报表、账目、凭证、审计报告等。4.业务档案：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、客户资料等。5.技术档案：研发资料、技术图纸、工艺文件、专利信息等。6.其他档案：不属于上述分类的其他档案资料。（二）档案分级1.绝密级档案：涉及公司核心商业机密、重大决策、关键技术等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的档案。2.机密级档案：包含重要业务信息、财务数据、人事机密等，泄露后可能对公司产生较大负面影响的档案。3.秘密级档案：一般性的业务资料、内部文件等，泄露后可能对公司造成一定影响的档案。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.各部门在工作过程中应及时、准确地形成各类档案，确保档案内容真实、完整。2.文件起草人、业务经办人应按照档案管理的要求，规范文件格式和内容，注明密级和保密期限。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，定期将本部门形成的档案整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门应及时对收集到的档案进行审核，对不符合要求的档案，应通知相关部门进行补充或修正。四、档案的整理与归档（一）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.对电子档案应进行备份，并按照规定的存储格式和命名规则进行存储。（二）档案归档1.整理后的档案应及时归档，按照档案分类和分级的原则，分别存入相应的档案柜或电子存储系统。2.建立档案索引和目录，便于档案的查找和利用。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案：应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管措施1.档案库房应设置专人管理，严格限制无关人员进入。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。发现档案损坏、丢失或泄密等情况，应及时报告并采取相应措施。3.对电子档案应设置严格的访问权限，防止未经授权的访问和修改。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案的利用应遵循合法、合规、必要的原则，确保档案信息的合理使用。2.利用档案时不得泄露档案内容，不得将档案用于与工作无关的目的。（二）借阅流程1.借阅申请：因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、密级、借阅目的、借阅期限等内容。2.审批：《档案借阅申请表》应经部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据档案的密级和借阅目的进行审批，对涉及绝密级档案的借阅申请，须经公司分管领导批准。3.借阅登记：经审批同意借阅的档案，档案管理部门应进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或泄密等情况，应追究借阅人的责任。（三）查阅利用1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。复印或摘录的档案内容应妥善保管，不得随意传播。七、档案的保密措施（一）人员管理1.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。2.档案管理人员应签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.对涉及档案管理的工作人员进行定期审查，发现有不适合从事档案管理工作的人员，应及时调整岗位。（二）环境管理1.档案管理场所应设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备、加密设备等。2.对档案管理场所的计算机、网络设备等应进行安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，防止网络攻击和病毒入侵。（三）技术措施1.对纸质档案可采用加密存储、密封包装等技术措施，防止档案内容泄露。2.对电子档案应采用加密技术进行存储和传输，设置用户认证和访问权限控制，确保电子档案的安全。（四）监督检查1.定期对档案保密管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因其他原因需要销毁的档案。（二）销毁程序1.鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定需要销毁的档案清单。2.审批：销毁档案清单应经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导批准。3.销毁实施：经批准销毁的档案，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。4.监销：销毁档案时，应指定专人进行监销，确保销毁工