人事档案转递管理制度

PAGE人事档案转递管理制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的转递工作，确保人事档案的安全、及时、准确传递，维护人事档案的真实性、完整性和保密性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部机构（如人才市场、其他用人单位等）之间人事档案的转递。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案的转递必须以真实、准确的信息为依据，确保档案内容与实际情况相符。2.及时性原则：档案转递应及时办理，避免因延误导致工作受到影响。3.保密性原则：严格保护人事档案的机密信息，防止档案内容泄露。4.规范操作原则：转递过程应遵循规定的程序和要求，确保操作规范、严谨。二、档案转递的职责分工（一）人力资源部门1.负责人事档案转递工作的统筹协调，制定转递计划和流程。2.审核档案转递的必要性和准确性，确保转递信息符合规定。3.负责与档案接收方进行沟通协调，办理相关手续。（二）档案管理人员1.负责档案的整理、核对和封装，确保档案完整、有序。2.按照规定的方式和渠道进行档案转递，跟踪档案的传递情况。3.做好档案转递记录，保存相关凭证。（三）相关部门1.配合人力资源部门提供档案转递所需的信息和材料。2.在收到转递的档案后，及时进行接收和处理，并反馈相关情况。三、档案转递的条件（一）内部转递1.员工岗位调动，涉及到人事档案需要随岗位变动转至新的部门。2.员工晋升或降职，需要对人事档案进行相应调整。3.公司内部组织结构调整，导致员工人事档案归属发生变化。（二）外部转递1.员工离职，将人事档案转至人才市场或新的用人单位。2.公司与外部机构进行合作项目，需要提供相关人员的人事档案。3.根据法律法规或政策要求，需要将员工人事档案转至指定机构。四、档案转递的流程（一）内部转递流程1.申请：员工所在部门填写《人事档案内部转递申请表》，注明转递原因、接收部门等信息，经部门负责人签字后提交至人力资源部门。2.审核：人力资源部门对申请表进行审核，确认转递的必要性和准确性。审核通过后，通知档案管理人员进行档案整理。3.整理：档案管理人员按照档案管理规定对人事档案进行整理，核对档案内容是否完整、准确，确保档案无缺失、涂改等情况。4.封装：将整理好的档案进行封装，在档案袋上注明档案编号、员工姓名、转递原因、接收部门等信息，并加盖密封章。5.转递：档案管理人员将封装好的档案通过内部传递渠道（如专人送达、机要文件交换等）转至接收部门，并与接收部门办理交接手续。交接时，双方应在《人事档案内部转递交接清单》上签字确认。6.更新记录：人力资源部门及时更新人事档案管理系统中的档案信息，记录档案转递的时间、接收部门等情况。（二）外部转递流程1.申请：由相关部门或员工本人填写《人事档案外部转递申请表》，详细说明转递原因、接收单位等信息，经部门负责人和人力资源部门负责人签字审批。2.审核：人力资源部门对申请表进行严格审核，重点审核转递理由是否充分、接收单位的资质和信誉等。审核通过后，通知档案管理人员准备档案。3.整理与审核：档案管理人员再次对人事档案进行全面整理和审核，确保档案内容真实、完整、规范。如有需要补充或更正的信息，及时与相关部门沟通处理。4.封装与密封：将审核无误的档案进行妥善封装，使用专用档案袋，并在封口处加盖密封章。在档案袋表面清晰标注档案编号、员工姓名、转递原因、接收单位名称及地址等信息。5.选择转递方式：根据档案的重要性、紧急程度以及接收单位的要求，选择合适的转递方式。常见的转递方式包括机要交通、专人送取、邮政特快专递（EMS）等。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，优先采用机要交通方式转递。6.办理转递手续：若选择机要交通方式，档案管理人员持单位介绍信到当地机要交通部门办理档案交寄手续，获取机要交通回执，并将回执妥善保存。若选择专人送取方式，安排专人负责将档案送达接收单位，并要求接收单位在《人事档案外部转递交接清单》上签字确认。送取人员应记录送取过程中的相关信息，如送达时间、接收人等。若选择邮政特快专递（EMS）方式，档案管理人员按照邮政部门的要求填写快递单，详细注明档案相关信息，并留存快递单号作为查询依据。7.跟踪与反馈：对于机要交通转递的档案，通过机要交通部门提供的查询渠道跟踪档案传递进度，确保档案安全、及时送达。对于专人送取和邮政特快专递（EMS）转递的档案，及时与接收单位或邮政部门联系，了解档案是否顺利送达。如发现档案在转递过程中出现问题，及时采取措施进行处理，并向人力资源部门反馈情况。8.更新档案信息：档案成功转递后，人力资源部门在人事档案管理系统中及时更新档案状态，注明转递时间、转递方式、接收单位等信息，并将相关转递凭证（如机要交通回执、快递单复印件、交接清单等）归档保存。五、档案转递的要求（一）档案材料的完整性1.转递的人事档案应包含员工的各类基本信息、工作经历、学历学位、培训记录、考核评价、奖惩情况等完整材料。2.确保档案材料的原件齐全，复印件应清晰、与原件一致，并注明出处。（二）档案封装的规范性1.档案封装应使用符合档案管理要求的档案袋或档案盒，确保档案在转递过程中得到妥善保护。2.档案袋或档案盒应密封良好，加盖密封章，并在封口处粘贴密封条。3.在档案袋或档案盒表面应准确填写档案编号、员工姓名、转递原因、接收单位等信息，字迹应清晰、工整。（三）转递方式的安全性1.选择安全可靠的转递方式，确保档案在传递过程中不丢失、不损坏、不泄露。2.对于机要交通转递，严格按照机要交通部门的规定办理手续，确保档案通过机要渠道安全传递。3.对于专人送取，送取人员应具备责任心和保密意识，确保档案在送取过程中的安全。4.对于邮政特快专递（EMS）转递，应选择有资质、信誉好的邮政公司，并要求提供回执单，以便跟踪查询档案传递情况。（四）转递信息的准确性1.转递过程中涉及的各类信息（如申请表、交接清单、快递单等）应填写准确、完整，避免出现错误或遗漏。2.确保转递信息与人事档案管理系统中的信息一致，以便及时更新档案状态和进行查询统计。六、档案转递的记录与查询（一）记录要求1.建立完善的人事档案转递记录制度，对每一次档案转递进行详细记录。2.记录内容应包括转递日期、转递原因、转递方式、档案编号、员工姓名、接收单位、交接情况等信息。3.转递记录应采用纸质和电子两种形式保存，纸质记录应装订成册，电子记录应定期备份，确保记录的完整性和可追溯性。（二）查询方式1.公司内部人员如需查询人事档案转递记录，可向人力资源部门提出申请，经批准后由档案管理人员提供相关记录。2.查询应遵循规定的程序和权限，确保查询信息的安全性和保密性。3.对于涉及档案转递的重要信息，应按照规定的审批流程进行查询和使用，严禁擅自泄露或篡改转递记录。七、档案转递的监督与检查（一）监督机制1.建立人事档案转递监督机制各级人力资源部门负责对档案转递工作进行日常监督检查，确保转递工作符合规定要求。2.定期对档案转递记录进行审查，核实转递信息的真实性和准确性，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.检查档案转递流程是否符合规定，各项手续是否齐全、完备。2.检查档案材料的完整性和规范性，是否存在缺失、涂改、伪造等情况。3.检查档案封装是否符合要求，转递方式是否安全可靠。4.检查转递记录是否准确、完整，是否及时更新档案管理系统中的信息。（三）问题处理1.对于检查中发