虾场档案管理规章制度

PAGE虾场档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强虾场档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在虾场生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于虾场所有部门及员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一原则虾场档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管和利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映虾场的各项活动和实际情况，数据准确无误，手续完备。3.完整齐全原则全面收集虾场在生产、经营、管理等各个方面形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性和系统性。4.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，合理分类、科学编号，建立健全检索工具，提高档案的查阅效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置虾场设立档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全虾场档案管理制度并组织实施。2.负责虾场各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整、准确和安全。3.制定档案分类方案、编号规则和保管期限表，对档案进行科学分类、编号和存放。4.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。5.按照规定的时间和要求，向有关部门和单位移交档案，并办理相关手续。6.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。7.组织开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化和网络化。8.对虾场各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。9.积极开发档案信息资源，为虾场的生产、经营、管理等提供信息支持和决策依据。三、档案的分类与编号（一）档案分类虾场档案分为以下几大类：1.行政管理类包括虾场的各项规章制度、会议记录、工作计划与总结、请示与批复、报告、通知、通报、决定、决议、合同协议、人事档案、印章管理、证照管理等文件材料。2.生产技术类涵盖虾场的养殖技术资料、水质检测报告、虾苗采购与培育记录、饲料使用记录、疾病防治记录、养殖设施建设与维护资料、生产报表等。3.市场营销类包含市场调研报告、销售合同、客户资料、广告宣传资料、促销活动记录、价格信息等。4.财务管理类涉及财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。5.设备物资类包括设备采购合同、设备清单、设备维护保养记录、物资采购计划与清单、物资出入库记录等。6.基建工程类有基建项目立项文件、设计图纸、工程合同、施工记录、竣工验收报告等。7.科研项目类如果虾场有相关科研项目，包括项目申报书、研究方案、实验记录、研究成果报告等。（二）编号规则1.档案编号采用“大类代码年度流水号”的结构。2.大类代码：用大写字母表示各类档案，如“XZ”表示行政管理类，“SC”表示生产技术类，“SY”表示市场营销类，“CW”表示财务管理类，“SB”表示设备物资类，“JJ”表示基建工程类，“KY”表示科研项目类。3.年度：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，行政管理类中2023年形成的第5份文件，编号为“XZ2023005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.虾场各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.虾场与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.虾场员工在工作中产生的重要业务文件、技术资料、研究报告等。4.虾场举办的各类会议、活动形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要、活动方案、照片、录像等。5.虾场获得的荣誉证书、奖项、资质证明等文件。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，并定期移交档案管理部门。2.对于重要文件材料，应确保原件的完整性，如有多份原件，应同时收集归档。3.电子文件应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储方式进行保存，并定期进行备份。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并进行整理归档。（三）整理方法1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，去除无关的附件和包装材料。3.对破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案的质量。4.按照文件材料的形成时间顺序或重要程度进行排列，同一类别的文件应集中放置。5.编制文件材料目录，注明文件的编号、名称、日期、来源等信息，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册作为检索工具。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案反映虾场主要职能活动和历史面貌的，对虾场发展有长远利用价值的档案，如虾场的重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告、人事任免文件等。2.长期保管的档案在较长时间内对虾场工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。如虾场的年度工作计划与总结、生产技术资料、市场营销资料等。3.短期保管的档案在较短时间内对虾场工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下。如一般性的文件材料、临时性的报表等。（二）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别和保管期限分别存放，排列整齐有序，并建立档案存放位置索引，便于查找。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。2.严格控制库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，并定期进行检查和维护，确保设施的正常运行。4.库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆、易腐等物品。5.档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。六、档案的利用（一）利用范围1.虾场内部各部门因工作需要查阅档案的。2.虾场员工因个人学习、研究等需要查阅与本人工作相关档案的。3.外部单位因工作需要，经虾场同意查阅档案的。（二）利用手续1.虾场内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.虾场员工查阅与本人工作相关档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。3.外部单位查阅档案，需提前向虾场提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容等信息，经虾场主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅申请，及时提供所需档案，并在规定的时间内收回。2.查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应对档案的查阅情况进行登记，记录查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。4.对于涉及虾场机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，并要求查阅人员签订保密协议。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织虾场有关部门的专业人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。4.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁手续1.《档案销毁清册》经虾场主管领导批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关部门共同派员监销。3.监销人员应认真核对销毁档案的数量、内容等，确保销毁工作的彻底性，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现虾场档案管理的数字化和网络化，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理措施1.建立档案管理信息系统，将档案的收集、整理、保管、利用等业务流程纳入系统管理，实现档案信息的实时录入、查询、统计和分析。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止档案信息的泄露和非法访问。4.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，其命名应