行政审批档案借调制度

PAGE行政审批档案借调制度一、总则（一）目的为规范公司/组织行政审批档案的借调行为，确保档案的安全与完整，保障行政审批工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及因工作需要借调行政审批档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.依法依规原则：借调行政审批档案必须遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露、丢失或损坏，维护档案的保密性。3.规范有序原则：明确借调流程和要求，确保借调工作有序进行，提高工作效率。4.限时归还原则：借调档案应在规定时间内归还，不得无故拖延。二、借调申请与审批（一）借调申请1.内部借调：公司/组织内部各部门因工作需要借调行政审批档案，应由借调部门填写《行政审批档案借调申请表》，详细说明借调档案的名称、数量、借调目的、借调时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.外部借调：外部单位或个人因工作需要借调行政审批档案，应提前向公司/组织提交书面借调申请，注明借调单位名称、借调人姓名、借调目的、借调档案范围、借调时间等内容，并加盖借调单位公章。（二）审批流程1.内部借调：《行政审批档案借调申请表》经借调部门负责人签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门对借调申请进行审核，重点审核借调目的是否合理、借调时间是否符合要求等。审核通过后，报公司/组织分管领导审批。分管领导审批同意后，档案管理部门方可办理档案借调手续。2.外部借调：外部单位或个人提交的书面借调申请，由档案管理部门初审。初审内容包括借调单位的资质、借调目的的合法性、借调档案范围的合理性等。初审通过后，报公司/组织法律合规部门进行合规审查。法律合规部门审查通过后，提交公司/组织分管领导审批。分管领导审批同意后，档案管理部门与借调单位签订《行政审批档案借调协议》，明确双方的权利和义务，方可办理档案借调手续。三、档案借调手续办理（一）借阅登记1.借调档案时，借调人应在档案管理部门的《行政审批档案借调登记簿》上进行登记，详细记录借调档案的名称、数量、借调时间、预计归还时间等信息。2.档案管理部门应根据借调申请和审批结果，对借调档案进行核对，确保提供的档案与借调申请一致。（二）档案交接1.档案管理部门按照借调申请和《行政审批档案借调登记簿》的记录，将借调档案移交给借调人。交接时，双方应在《行政审批档案交接清单》上签字确认，明确档案的名称、数量、状态等信息。2.借调人应对接收的档案进行认真核对，如发现档案存在损坏、缺失等问题，应及时向档案管理部门提出。档案管理部门核实情况后，应及时采取措施进行处理。（三）借调协议签订1.对于外部借调，档案管理部门应与借调单位签订《行政审批档案借调协议》。借调协议应明确借调档案品种、数量、借调期限、借调用途、归还时间、保密责任、违约责任等内容。2.借调协议经双方签字（盖章）后生效，双方应严格按照协议约定履行各自的义务。四、借调期间档案管理要求（一）安全保护1.借调人应妥善保管借调的行政审批档案，确保档案的安全。不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。2.借调档案应存放在安全、保密的场所，避免档案受到损坏、污染或丢失。借调人不得将档案转借他人或用于非借调目的的其他用途。（二）保密要求1.借调人应对借调的行政审批档案严格保密，不得泄露档案内容。未经公司/组织同意，不得向任何第三方披露档案信息。2.在借调期间，借调人如需对档案进行复印、拍照、摘录等操作，应事先征得档案管理部门同意，并按照档案管理部门的要求进行操作。复印件、照片、摘录件等应妥善保管，不得随意丢弃或泄露。（三）使用规范1.借调人应按照借调申请中注明的借调目的使用档案，不得擅自扩大使用范围。如需变更借调目的，应提前向档案管理部门提出申请，并经审批同意。2.在使用档案过程中，借调人应注意保护档案的原始风貌，不得对档案进行不必要的裁剪、折叠、装订等操作。如需对档案进行整理或修复，应在档案管理部门的指导下进行。五、档案归还（一）归还申请借调人应在借调期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提交《行政审批档案归还申请表》，注明拟归还档案的名称、数量、归还时间等信息。（二）归还审核档案管理部门收到归还申请后，应及时对借调档案进行核对。核对内容包括档案的名称、数量、完整性、保密性等。如发现档案存在问题，应及时通知借调人进行整改。整改合格后，方可办理档案归还手续。（三）档案归还1.借调人应按照《行政审批档案归还申请表》中注明的归还时间，将借调档案如数归还至档案管理部门。归还时，双方应在《行政审批档案归还清单》上签字确认，明确档案的归还情况。2.档案管理部门对归还的档案进行验收，如发现档案存在损坏、缺失、信息泄露等问题，应要求借调人说明原因，并按照相关规定进行处理。借调人应承担相应的赔偿责任。六、监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期对借调的行政审批档案进行检查，检查内容包括档案的保管情况、使用情况、归还情况等。对于发现的问题，应及时督促借调人进行整改。（二）不定期抽查公司/组织可根据工作需要，对借调的行政审批档案进行不定期抽查。抽查内容包括档案的真实性、完整性、保密性等。对于发现的违规行为，应按照相关规定进行严肃处理。（三）责任追究1.借调人违反本制度规定，导致行政审批档案丢失、损坏、泄露等后果的，应依法承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.档案管理部门工作人员在借调档案管理工作中存在失职、渎职行为的，应按照公司/组织相关规定进行问责。七、附则（一）解释权本