培训公司档案管理制度

PAGE培训公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是培训公司在教学、管理、经营等活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：保证档案材料的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查询、借阅等利用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，指导各部门做好档案收集、整理等基础工作。3.集中保管公司各类档案，建立档案库房，配备必要的保管设备，确保档案安全。4.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，编制档案检索工具，方便档案查询利用。5.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。6.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。7.做好档案的借阅、归还登记工作，监督档案使用情况，确保档案完好无损。8.组织开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的及时、完整。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理的日常工作，接受综合管理部的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部移交应归档的档案。4.在工作中积极配合综合管理部做好档案的查询、借阅等利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学方面：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学员成绩单、教学评估资料等。2.培训项目管理：培训项目申报材料、培训合同、培训方案、培训总结等。3.师资管理：教师简历、授课记录、培训师评估材料等。4.学员管理：学员报名资料、学员学籍档案、学员奖惩记录等。5.行政管理：公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、固定资产档案等。6.市场与销售：市场调研报告、招生宣传资料、客户信息、销售合同等。7.其他：公司获得的荣誉证书、资质证书、对外交流合作资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.档案材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，采用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为行政管理类、教学管理类、学员管理类、师资管理类、市场与销售类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，保持档案的整齐美观，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保档案存储环境安全。2.库房内应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。3.定期对库房进行清洁和检查，保持库房整洁卫生，及时发现和处理档案保管中存在的问题。（二）档案存储方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序存放于档案架或档案柜中，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，采用光盘、硬盘等存储介质，分别存储于不同地点，并定期进行数据检查和维护，确保数据安全。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年保管期限。定期保管的档案在保管期限届满后，经鉴定可以销毁的，按照规定程序进行销毁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、各部门档案兼职管理员及相关业务骨干组成。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和处置意见。（二）鉴定标准1.根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对反映公司重大事件、重要决策、核心业务等档案应予以重点保留。3.对于已失去保存价值的档案，如过期的文件、重复的资料等，可以考虑销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经公司领导审批后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的利用（一）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到综合管理部办理借阅手续。2.借阅档案一般不得带出公司，如需带出，应经综合管理部负责人批准，并在规定时间内归还。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告综合管理部，并承担相应责任。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（二）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，可直接到综合管理部档案查阅室进行查阅。查阅时，应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅人员姓名、查阅档案名称等信息。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经综合管理部负责人批准，并在指定地点查阅。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（三）复制规定1.因工作需要复制档案，需填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、用途、复制份数等信息，经所在部门负责人审批后，到综合管理部办理复制手续。2.综合管理部对复制申请进行审核，按照规定收取复制费用（如需），并安排专人进行复制。3.复制的档案应与原件内容一致，复制件应加盖综合管理部档案专用章。七、档案的信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化录入、存储、检索、利用等功能。2.电子档案管理系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保电子档案的安全和保密。3.对电子档案进行分类、编号、著录等整理工作，建立电子档案目录数据库，方便电子档案的查询和利用。（二）电子文件归档1.各部门应按照公司档案管理制度的要求，及时将电子文件归档至电子档案管理系统。归档的电子文件应格式规范、内容完整、元数据齐全。2.电子文件归档时，应按照档案分类方案进行分类存储，并建立相应的文件夹结构，确保电子文件存储有序。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储于不同介质，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。（三）电子档案利用1.公司内部人员可通过电子档案管