水库档案室制度表

PAGE水库档案室制度表一、总则（一）目的为加强水库档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水库建设、运行管理、维护及相关工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水库管理单位档案室的档案管理工作，涵盖水库规划、设计、施工、运行、维护、调度等各个环节形成的各类文件、资料、图表、数据等档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则水库档案室对本单位的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映水库建设、运行管理等各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集、整理与水库相关的各类档案，确保档案资料的完整性，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定并组织实施本单位档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用本单位的各类档案。3.对档案管理工作进行监督、检查和指导，定期开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.参与档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务质量。5.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境符合要求，档案设施设备正常运行。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.在各项工作中形成的档案，应按照档案管理要求及时整理、分类，定期移交档案室。3.配合档案室做好档案管理的各项工作，如档案鉴定、统计、利用等，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案管理工作的有序进行。3.熟悉档案业务，掌握档案管理的基本知识和技能，不断提高业务水平。4.做好档案的借阅、利用登记工作，及时催还借阅档案，确保档案的安全和正常周转。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息系统的正常运行。三、档案收集与整理（一）收集范围1.水库规划阶段的项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计阶段的初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.施工阶段的开工报告、施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、工程进度报表、竣工报告等。4.运行管理阶段的水库调度运行方案、水位记录、水质监测报告、设备运行记录、维修养护记录、安全检查记录等。5.维护阶段的维修工程计划、维修合同、维修记录、设备更新改造资料等。6.与水库相关的各类合同、协议、会议纪要、工作文件、技术资料、科研成果等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案。2.收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体形式符合要求。3.对重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案信息的一致性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、条理清晰。3.对档案进行编号、编目，编制检索工具，便于快速查找和利用档案。（四）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，分为工程档案、行政档案、财务档案、人事档案等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。例如，工程档案可分为规划设计、施工管理、运行维护等小类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度+类别+流水号的方式，如2023G001，表示2023年形成的工程类档案第1份。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。同时，对档案进行扫描，形成电子目录，方便档案的检索和利用。四、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。4.定期对库房进行检查和维护，确保库房设施设备正常运行，档案存放环境符合要求。（二）档案装具与排列1.采用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案盒等，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案柜应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。档案盒应按照分类顺序依次排列，盒内档案应按照编号顺序存放。3.在档案装具上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于快速定位和查找档案。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映水库建设、运行管理等重大活动和重要历史事件的档案，以及具有长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管的档案：保管期限为30年的档案，主要是对水库建设、运行管理等有一定参考价值的档案。短期保管的档案：保管期限为10年的档案，主要是在一定时期内具有查考利用价值的档案。2.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和本单位实际情况进行，确保档案保管期限的准确性和合理性。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、完整，账实相符。2.清点核对工作应每年进行一次，由档案管理人员负责，对档案进行逐卷、逐件清点，检查档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息是否准确无误。3.对清点核对中发现的问题，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，如补充档案、更正信息、修复损坏档案等。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循全面审查、历史地分析档案内容的原则，准确判定档案的价值。2.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本单位实际情况，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，应及时进行鉴定和销毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐卷、逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的价值。2.综合分析法综合考虑档案的形成背景、历史作用、现实利用需求等因素，对档案进行全面分析，确定档案的保管期限和价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，形成销毁清单，经单位领导审批后实施。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底进行，并在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁时间、销毁人等内容，永久保存。六、档案利用（一）利用范围1.本单位内部各部门在开展工作中需要查阅、借阅档案的。2.上级主管部门、相关单位及其他有关部门因工作需要查阅、借阅档案的。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅、借阅档案的。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。（三）利用登记建立档案利用登记制度，并及时进行登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用日期、利用方式、查阅或借阅档案的名称及数量、归还日期等。档案利用登记册应永久保存，以便查询和统计档案利用情况。（四）保密规定1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，不得泄露。2.档案利用者在查阅、借阅档案过程中，应遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案，应经档案室负责人批准，并按照规定进行登记。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务质量。2.实现档案信息的在线查询、借阅、统计分析等功能，方便档案利用者获取档案信息。3.确保档案信息的安全存储和传输，防止档案信息泄露和丢失。（二）数字化流程1.档案扫描对库存档案进行全面扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰、完整。扫描后的图像应进行格式转换和存储，建立电子档案数据库。2.数据录入对扫描后的电子档案进行数据录入，录入内容应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，确保数据准确无误。3.元数据管理建立档案元数据管理系统，对档案的元数据进行采集、整理、存储和管理。元数据应包括档案的背景信息、内容信息、结构信息等，为档案的检索和利用提供支持。（三）信息安全管理1.建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件发生。2.对档案信息系统进行定期维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。3.设置不同的用户权限，对档案信息的访问进行严格控制。只有经过授权的人员才能访问相应的档案信息，防止未经授权的人员获取档案信息。（四）系统维护与更新1.安排专人负责档案信息