档案管理制度违规责任

PAGE档案管理制度违规责任一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，明确档案管理过程中违规行为的责任，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则档案管理活动必须严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则档案内容应真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，数据准确无误，严禁虚假和错误信息进入档案。3.安全保密原则高度重视档案的安全与保密，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露，确保档案信息不被非法获取或利用。4.高效利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，提高档案的利用效率，为公司/组织的决策、管理、业务开展等提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度、流程和标准，并监督执行。2.集中管理公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，确保档案的分类、整理、归档、存储等工作规范有序。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案检索、查询和利用效率。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整性和准确性，及时发现并处理档案管理中存在的问题。5.组织开展档案管理培训工作，提高员工的档案管理意识和技能。6.负责与外部档案管理机构或部门进行沟通协调，办理档案移交、借阅、查询等相关手续。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作，确保本部门档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案清查、盘点等工作，提供相关档案信息和资料。4.负责向档案管理部门反馈本部门档案管理中存在的问题和需求，配合档案管理部门做好档案管理工作的改进和完善。（三）档案形成人员职责1.在工作过程中及时形成各类档案资料，并确保档案内容真实、准确、完整。2.按照档案管理要求，对形成的档案进行初步整理和分类，确保档案易于识别和查找。3.将整理好的档案及时移交至本部门兼职档案员或档案管理部门，不得擅自留存或销毁档案。4.严格遵守档案管理的各项规定，不得违规操作档案，确保档案的安全和保密。三、档案管理流程规范（一）档案收集1.明确档案收集范围，包括但不限于公司/组织的文件、合同、协议、报表、记录、报告、信函、图纸、照片、音像资料等各类载体的信息。2.各部门兼职档案员和档案形成人员应按照规定的时间、内容和要求，及时收集本部门或本人工作中产生的档案资料，并进行初步整理。3.对于重要的、紧急的档案资料，应优先收集并及时移交，确保档案信息的时效性。（二）档案整理1.档案管理部门和各部门兼职档案员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.对档案进行编号、编目，编制档案目录索引，建立档案检索体系，确保档案能够快速、准确地被检索到。3.对档案进行装订、编页、裱糊等技术处理，确保档案的整齐、美观和牢固，便于长期保存。（三）档案归档1.档案整理完成后，应及时移交至档案管理部门进行归档。移交时，双方应办理交接手续，明确档案的名称、数量、移交时间等信息。2.档案管理部门应按照档案存储要求，将归档后的档案妥善存放，确保档案的安全和完整。对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护。（四）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保档案存放环境符合要求。2.建立档案保管制度，定期对档案进行检查、清点和维护，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、褪色等。3.对档案的借阅、查阅、利用等情况进行详细记录，跟踪档案的流向和使用情况，确保档案的安全和保密。（五）档案利用1.明确档案利用的范围和条件，规定各类人员查阅、借阅档案的权限和程序。2.档案利用应遵循“先审批、后利用”的原则，利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、期限等信息，经相关部门负责人审批后，方可到档案管理部门办理利用手续。3.档案管理部门应根据利用者提交的申请表，提供相应的档案资料，并做好利用登记工作。利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和无损。（六）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员共同参与。2.对于失去保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经公司/组织领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息。3.在销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，防止档案信息泄露。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，应采取特殊的销毁措施，如粉碎、焚烧等。四、违规行为界定（一）档案收集环节违规行为1.未按照规定的范围和时间收集档案资料，导致档案缺失或不完整。2.对档案资料进行虚假记录或篡改，故意隐瞒重要信息。3.拒绝或拖延向档案管理部门移交档案资料。（二）档案整理环节违规行为1.未按照档案分类标准进行整理，导致档案分类混乱，难以查找和利用。2.在档案整理过程中丢失、损坏档案资料，或对档案资料进行错误编目、编号。3.擅自销毁或丢弃档案资料，未经规定的审批程序。（三）档案归档环节违规行为1.未及时将整理好的档案移交至档案管理部门进行归档，延误档案管理流程。2.在档案移交过程中，故意隐瞒档案问题或提供虚假信息，影响档案的正常归档。3.未办理档案交接手续，导致档案责任不清。（四）档案保管环节违规行为1.未按照档案保管要求设置档案库房或配备保管设备，导致档案受损。2.未定期对档案进行检查、清点和维护，未能及时发现并处理档案保管过程中的问题。3.擅自将档案带出档案库房或转借他人，造成档案丢失或泄露风险。4.因保管不善，导致档案信息被非法获取或利用。（五）档案利用环节违规行为1.未经审批擅自查阅、借阅档案，或超出规定的利用范围和期限使用档案。2.在档案利用过程中，对档案进行涂改、伪造、抽取、撤换等行为，影响档案的真实性和完整性。3.未按照规定归还档案，或归还的档案存在损坏、丢失等情况。4.将档案提供给无关人员或用于非法目的。（六）档案鉴定与销毁环节违规行为1.未按照规定组织档案鉴定工作，随意确定档案的存毁。2.在档案鉴定过程中，故意隐瞒档案的真实价值或夸大其保存价值，导致档案误存或误毁。3.未经审批擅自销毁档案，或未按照规定的程序和方式进行销毁。4.销毁档案时未进行详细记录，无法追溯档案销毁情况。五、违规责任追究（一）责任追究原则1.实事求是原则以事实为依据，准确认定违规行为的性质、情节和后果，确保责任追究的公正性和客观性。2.过错与责任相适应原则根据违规行为人的过错程度、造成的损失大小以及应承担的责任，确定相应的责任追究方式和程度。3.教育与惩戒相结合原则通过责任追究，达到教育违规行为人、警示其他人员的目的，同时促进档案管理制度的有效执行。（二）责任追究方式1.批评教育对情节较轻的违规行为，由档案管理部门或相关领导对违规行为人进行批评教育，责令其认识错误并改正。2.警告处分对违反档案管理制度，情节较为严重，但尚未造成重大损失的违规行为人，给予警告处分，并在一定范围内进行通报批评。受到警告处分的人员，在处分期间不得晋升职务、职级，不得评优评先。3.罚款根据违规行为造成的损失大小和情节严重程度，对违规行为人处以一定金额的罚款。罚款金额应根据公司/组织的相关规定执行，从违规行为人的工资、奖金等收入中扣除。4.降职、撤职对违规行为严重，给公司/组织造成较大损失或不良影响的人员，给予降职或撤职处分。降职或撤职后，其工资、福利待遇等按照新的职务或职级标准执行。5.解除劳动合同对违规行为特别严重，给公司/组织造成重大损失或构成严重违法违纪的人员，依法解除劳动合同，并追究其法律责任。（三）责任追究程序1.发现违规行为后，档案管理部门应及时进行调查核实，收集相关证据材料，形成调查报告。调查报告应包括违规行为的事实经过、造成的后果、相关证据以及初步的责任认定意见等。2.将调查报告提交给公司/组织的纪检监察部门或相关管理部门进行审核。审核部门应根据调查情况，对责任认定和追究方式提出意见和建议。3.经公司/组织领导审批后，按照确定的责任追究方式对违规行为人进行处理。处理决定应书面通知违规行为人，并在公司/组织内部进行公布。4.违规行为人对责任追究决定不服的，可以