加强档案工作信息制度

PAGE加强档案工作信息制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织的档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案信息资源，保障公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本档案工作信息制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，确保档案信息的原始性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案内容的完整性，避免重要信息缺失。3.规范性原则：档案工作应遵循国家有关法律法规、行业标准以及公司/组织内部规定的统一规范要求，确保档案管理工作的标准化、规范化。4.保密性原则：对于涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管和利用，提高工作效率，满足公司/组织各部门及员工对档案信息的需求。二、档案工作管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案工作信息制度，并组织实施。2.对公司/组织各部门的档案工作进行监督、指导和检查，确保档案工作符合制度要求。3.集中统一管理公司/组织的各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等，建立健全档案管理体系。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的系统性和完整性。5.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、防火防盗设备、温湿度控制设备等，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和泄密。6.按照规定的程序和要求，为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。7.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的信息化水平和利用效率。8.组织开展档案鉴定、销毁工作，按照国家有关规定和公司/组织内部要求，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理，并做好相关记录。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案管理部门的监督和指导。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门集中保管，确保档案移交的及时性和完整性。3.在开展各项工作过程中，严格按照档案管理规定，规范文件材料的形成和处理流程，保证档案质量。4.在档案利用过程中，遵守档案查阅、借阅制度，履行相关手续，确保档案的安全和合理使用。（三）员工职责1.员工应积极配合本部门和档案管理部门的档案工作，及时将工作中形成的文件材料整理归档。2.在工作中妥善保管个人手中的档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借他人。3.如需查阅、借阅公司/组织档案，应按照规定办理相关手续，并在使用完毕后及时归还。4.对涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：主要包括公司/组织在行政管理、业务管理等活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：涵盖公司/组织在科研、生产、技术改造等活动中形成的技术文件、图纸、工艺规程、实验报告、项目资料等。3.会计档案：包含公司/组织的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等财务核算资料。4.人事档案：涉及员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利、培训等方面资料。5.业务档案：根据公司/组织不同业务类型，分别设立相应的业务档案类别，如市场营销档案、客户服务档案、项目合同档案等，用于记录和管理各项业务活动的相关资料。（二）档案编号1.为便于档案的管理和查找，对各类档案进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。2.文书档案编号格式为：年度+保管期限+流水号。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的文书档案第1份。3.科技档案编号格式为：项目代号+分类号+流水号。其中，项目代号根据公司/组织的项目管理规定确定，分类号按照科技档案分类标准编制，流水号为该类档案在项目中的顺序号。例如：XJ202301JSC001，表示项目代号为XJ202301的科技项目中的技术文件类第1份档案。4.会计档案编号格式为：年度+类别+保管期限+流水号。例如：2023会计凭证30年001，表示2023年度的会计凭证，保管期限为30年的第1份档案。5.人事档案编号格式为：员工编号+档案类别+流水号。例如：001RS001，表示员工编号为001的人事档案中的基本信息类第1份档案。6.业务档案编号格式根据不同业务特点另行制定，但应保证编号的清晰性和可识别性，便于档案的分类管理和查询利用。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围、要求和责任人，确保在工作过程中及时、全面地收集各类文件材料。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，按照档案管理规定进行初步整理，剔除无关的草稿、重复文件等，将整理好的文件材料定期移交至档案管理部门。3.档案管理部门应主动与各部门沟通协调，了解档案形成情况，及时掌握重要文件材料的形成动态，确保档案收集工作的顺利进行。4.对于公司/组织外部接收的文件材料，如上级机关文件、合作单位往来函件等，由办公室或相关业务部门负责收集，并按照规定进行登记和整理后移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类方案进行分类整理。2.文书档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限，按照年度、保管期限、问题等进行分类排列，编制卷内文件目录和案卷目录。3.科技档案整理应根据项目特点和专业要求，按照项目阶段、专业类别等进行分类组卷，对图纸等特殊载体档案应进行单独整理和编号，并编制相应的目录和索引。4.会计档案整理应按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别分别进行整理，装订成册，并编制会计档案目录。5.人事档案整理应按照档案内容的类别进行分类装订，建立档案目录和索引，确保人事档案的完整性和规范性。6.业务档案整理应根据不同业务流程和管理要求，对业务文件材料进行分类整理，建立业务档案卷宗，并编制档案目录和索引。五、档案的保管（一）档案保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于集中保管各类档案。档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿设备等，确保档案保管环境符合要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。特殊载体档案，如光盘、磁带、照片等，应根据其特点进行单独保管，并建立相应的目录和索引。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案分类方案进行分类存储，并建立电子档案数据库。电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、编号、保管期限等信息，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的处理措施。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.文书档案的保管期限根据文件的重要程度、查考利用价值等因素确定。一般来说，反映公司/组织主要职能活动、历史面貌的重要文件材料应永久保管；在一定时期内具有查考利用价值的文件材料可定期保管。3.科技档案的保管期限根据项目的性质、周期、重要程度等确定。对于具有长期保存价值的科研成果、技术资料等应永久保管；项目结束后，在一定时期内仍有查考利用价值的相关档案可定期保管。4.会计档案的保管期限按照国家有关会计档案管理规定执行。会计凭证、会计账簿等一般保管期限为30年，财务报表等重要会计资料应永久保管。5.人事档案的保管期限为员工在职期间及离职后一定期限，具体按照国家有关人事档案管理规定执行。6.业务档案的保管期限根据不同业务特点和管理要求确定，一般应保证在业务活动结束后，相关档案在规定期限内具有查考利用价值。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员以及档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、查考利用价值等因素，对保管期满的档案进行全面审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。档案销毁清册应经档案鉴定小组负责人审核签字，并报公司/组织主管领导批准。4.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。监销人员应在档案销毁后在销毁清册上签字确认，确保档案销毁工作的真实性和彻底性。5.严禁擅自销毁未经过鉴定和批准的档案，对于已销毁的档案，其销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续，并经公司/组织主管领导批准。3.涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格控制利用范围，按照保密规定进行审批和管理。（二）利用手续1.公司/组织内部员工查阅、借阅档案时，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理相关手续。2.档案管理部门应根据申请内容，对档案进行核对和登记，确定是否提供查阅、借阅服务。如同意查阅、借阅，应按照规定的期限和要求提供档案，并做好相关记录。3.外单位查阅公司/组织档案时，应提前向公司/组织提交查阅申请函，说明查阅目的、范围、时间等信息，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门与申请单位联系办理查阅手续。查阅过程中，应安排专人陪同，确保档案的安全和合理使用。4.查阅、借阅档案人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，不得将档案转借他人，不得在档案上圈划、批注、拍照、复印等。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用的频率、范围、效果等信息，为档案管理工作的改进提供依据。3.对于重要档案的利用情况，应及时向公司/组织主管领导汇报，以便及时了解档案利用对公司/组织工作的支持作用和影响。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理的信息化水平和工作效率。2.通过档案信息化建设，实现档案资源的共享和优化配置，为公司/组织各部门及员工提供便捷高效的档案信息服务。3.利用信息技术手段，加强对档案信息的安全保护，确保档案信息的真实性、完整性和保密性。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，将其转化为电子图像文件。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化质量要求。扫描分辨率应根据档案内容和利用需求确定，一般不低于200dpi。2.图像处理：对扫描后的图像文件进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。同时，对图像进行命名和分类，确保图像文件的命名规范、分类准确，便于检索和管理。3.数据录入：将档案的目录信息、元数据等录入档案信息管理系统，建立档案信息数据库。数据录入应准确无误，确保档案信息的完整性和准确性。4.挂接与存储：将图像处理后的电子图像文件与录入的档案信息进行挂接，并存储在档案信息管理系统的服务器或存储设备上。存储应采用安全可靠的存储方式，定期进行备份，防止数据丢失。（三）信息系统管理1.档案信息管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理工作的各项需求。2.系统应设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和需求，分配相应的系统操作权限，确保档案信息的安全和保密。3.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和兼容性。及时处理系统运行过程中出现的问题和故障，确保系统正常运行。4.加强对档案信息管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。八、监督与检查（一）监督检查机制1.公司/组织应建立档案工作监督检查机制，定期对各部门的档案工作进行监督检查，确保档案工作制度得到有效执行。2.档案管理部门负责组织实施档案工作监督检查，制定监督检查计划，明确检查内容、方法和标准。3.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，