档案归案归档保管制度

PAGE档案归案归档保管制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的归案、归档与保管工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司/组织的各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案资料的归案、归档与保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门及员工应及时、准确地将工作中形成的档案资料归案、归档，保证档案内容的完整性和准确性，如实反映公司/组织的工作历程和业务活动。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息的泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案的整理和保管水平，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案的价值。二、档案归案（一）归案范围1.行政管理类公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、领导讲话、重要文件等。公司/组织的行政公文、函件、请示与批复、通知、通报等。公司/组织的证照、印章管理文件及相关记录。公司/组织的大事记、年鉴等。2.人事管理类员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩等相关文件和记录。员工劳动合同、人事档案、工资福利、社会保险等资料。人事任免文件、员工调动手续、离职手续等相关材料。3.财务管理类财务预算、决算报告、财务报表、财务分析等文件。会计凭证、账簿、财务审计报告、税务申报资料等。资金管理文件、投资项目文件、财务管理制度等。4.业务经营类市场营销活动策划方案、市场调研报告、客户资料等。产品研发、生产、销售等业务流程中的各类文件和记录，如产品设计图纸、生产工艺文件、销售合同等。项目立项、可行性研究报告、项目实施计划、项目验收报告等。5.其他类公司/组织获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等。与外部单位签订的合作协议、合同等文件。涉及公司/组织重大事件、突发事件的相关资料。（二）归案时间1.各类档案应在形成后[X]个工作日内归案至档案管理部门。对于紧急事项或特殊情况形成的档案，应在事项处理完毕后立即归案。2.定期形成的档案，如月度报表、季度总结等，应在规定时间结束后[X]个工作日内归案。（三）归案要求1.归案的档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.档案应按照分类标准进行整理，同一类别的档案应集中归案，便于查找和管理。3.归案的档案应编制详细的目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，一式两份，一份随档案装订，一份单独留存。（四）归案流程1.部门整理各部门负责对本部门形成的档案进行初步整理，按照归案范围和要求进行分类、编号，填写档案目录清单，并将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案管理部门对各部门移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。3.登记入库档案管理部门对核对无误的档案进行登记，建立档案台账，记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并将档案入库保管。三、档案归档（一）归档原则1.按照档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，进行科学分类和编号。2.遵循便于保管和利用的原则，根据档案的重要程度、保管期限等因素，合理确定归档方式和存放位置。（二）归档分类1.年度分类法将档案按照年度进行分类，即同一年度形成的档案归为一类。2.组织机构分类法按照公司/组织的内部组织机构进行分类，每个组织机构形成的档案归为一类。3.问题分类法根据档案所反映的问题进行分类，如行政管理、人事管理、财务管理等。（三）归档编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，确保档案编号能够准确反映档案的类别、年度、保管期限等信息。2.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构，具体编号规则如下：全宗号：由档案管理部门统一编制，用于标识公司/组织的档案全宗。目录号：根据档案的分类情况编制，用于区分不同类别的档案目录。案卷号：在每个目录内，按照档案的形成顺序编制，用于标识一卷或一组档案。件号：在案卷内，按照文件的排列顺序编制，用于标识每份文件。（四）归档整理1.档案应按照分类编号的结果进行整理，同一类别的档案应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度顺序等。2.档案应进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复或复制。3.档案应编制封面、目录、备考表等，封面应注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，目录应详细列出档案内每份文件的名称、编号、日期等信息，备考表应记录档案的整理情况、变更情况等信息。（五）归档流程1.分类编号档案管理部门根据档案的归档原则和分类方法，对归案的档案进行分类编号。2.整理装订按照编号顺序对档案进行整理，去除金属物，破损的档案进行修复或复制，然后进行装订。3.编制目录为整理好的档案编制目录，详细列出每份文件的名称、编号、日期等信息。4.装盒上架将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上注明档案名称、编号、保管期限等信息，然后按照编号顺序上架存放。四、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。短期保管：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况进行，具体保管期限由档案管理部门会同相关部门研究确定。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。2.档案库房应保持整洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。5.严格遵守档案查阅利用制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。（四）档案数字化1.为提高档案的利用效率和管理水平，公司/组织应逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案数字化应遵循国家标准和行业规范，确保数字化档案的质量和安全性。3.电子档案应与纸质档案同步管理，定期进行备份，防止数据丢失。五、档案查阅与利用（一）查阅范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案资料。2.外部单位因业务往来、合作交流等需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.内部查阅员工查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。档案管理部门审核通过后，为员工提供查阅服务，并在《档案查阅登记表》上记录查阅情况。2.外部查阅外部单位查阅公司/组织档案，应提前向档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并加盖单位公章。档案管理部门对查阅申请函进行审核，报公司/组织分管领导批准后，与查阅单位签订《档案查阅保密协议》，为其提供查阅服务，并在《档案查阅登记表》上记录查阅情况。（三）查阅要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。3.如需复印或复制档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案管理部门，档案管理部门应对档案进行检查，如发现问题，应及时处理。（四）利用服务1.档案管理部门应积极为公司/组织内部各部门提供档案利用服务，根据工作需要，及时提供相关档案资料。2.对于重要档案的利用，档案管理部门应提前做好准备工作，确保利用工作的顺利进行。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.档案鉴定工作应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况进行，充分考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值。（二）鉴定组织1.公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定工作计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的历史价值、现实价值和保存价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，判断其价值和保管期限。2.综合分析法综合考虑档案的形成背景、历史沿革、利用情况等因素，对档案进行全面分析，确定其价值和保管期限。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对经过鉴定确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专