人事档案保密文件制度

PAGE人事档案保密文件制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案保密文件的管理，确保人事档案信息的安全与机密性，维护公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及与公司有业务往来的外部人员在接触公司人事档案保密文件过程中的管理。（三）基本原则1.保密性原则：严格保守人事档案中涉及的个人隐私、公司机密信息，防止信息泄露。2.完整性原则：确保人事档案内容的完整，不被篡改、丢失或损坏。3.合法性原则：制度的制定与执行符合国家法律法规及相关行业标准要求。4.可控性原则：对人事档案保密文件的访问、使用、传递等环节进行严格控制，确保在可管理范围内。二、人事档案保密文件的范围（一）员工个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址、联系方式等。（二）员工薪资福利信息薪资标准、奖金分配、社保缴纳情况、福利待遇等。（三）员工绩效考核记录考核结果、考核评语、绩效改进计划等。（四）员工培训与发展记录培训经历、培训成绩、职业发展规划等。（五）员工奖惩记录奖励情况、违纪处分记录等。（六）员工劳动合同及相关协议合同期限、工作内容、劳动报酬、保密条款等。（七）员工离职信息离职原因、离职时间、离职手续办理情况等。（八）其他涉及员工个人隐私或公司机密的人事相关信息三、档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责人事档案的建立、收集、整理、归档和保管工作。2.制定和执行人事档案保密文件管理制度，对档案管理人员进行培训和监督。3.负责对涉及人事档案保密文件的查阅、借阅、复印等申请进行审核和批准。（二）档案管理人员1.严格按照档案管理规范和保密制度，负责档案的日常保管、维护和整理工作。2.对档案的出入库进行详细登记，确保档案数量准确、存放有序。3.协助人力资源部门对档案查阅、借阅等申请进行办理，并做好相关记录。4.定期对档案进行盘点清查，发现问题及时报告并采取措施处理。（三）其他部门1.各部门应指定专人负责本部门涉及人事档案相关信息的保密工作，配合人力资源部门做好档案管理工作。2.在工作中如需查阅、借阅人事档案保密文件，应按照规定程序提出申请，经批准后使用，并妥善保管，不得擅自复制、传播或泄露。四、档案保管与存储（一）档案保管场所1.设立专门的人事档案保管室，确保保管室具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.保管室内应配备必要的档案柜、办公桌等设备，档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。（二）档案存储方式1.人事档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储。纸质档案应按照档案类别、时间顺序等进行整理装订，并编制档案目录。2.电子档案应进行加密存储，存储介质应定期备份，备份数据应分别存储于不同的物理位置。电子档案应建立索引和分类目录，便于查询和管理。（三）档案保管期限1.员工人事档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，员工在职期间档案应妥善保管，离职后根据不同情况确定保管期限。2.对于涉及重要机密或特殊事项的人事档案，保管期限可适当延长，具体由人力资源部门根据实际情况确定。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅人事档案保密文件，应按照以下权限进行：人力资源部门工作人员因工作需要可查阅所有人事档案信息。公司领导因工作需要可查阅相关员工的人事档案，但应履行审批手续。其他部门工作人员因工作涉及人事档案相关事项，需查阅的，应经本部门负责人同意，并报人力资源部门审批。2.涉及员工个人隐私的敏感信息，未经员工本人书面授权，不得查阅。（二）查阅申请与审批1.查阅人事档案保密文件应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经查阅人所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。人力资源部门负责人根据查阅权限进行审核，批准后方可查阅。3.如遇紧急情况需查阅人事档案，可由相关领导电话批准，但事后应及时补办审批手续。（三）查阅规定1.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅过程中应保持档案的整洁和完整，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（四）借阅权限1.因工作需要借阅人事档案保密文件的，应严格控制借阅范围和期限。一般情况下，仅限公司内部人员因特殊工作事项借阅，且需经人力资源部门负责人批准。2.外部单位或个人原则上不得借阅公司人事档案保密文件，如因法律纠纷、审计等特殊原因确需借阅的，应经公司高层领导批准，并按照公司规定办理相关手续。（五）借阅申请与审批1.借阅人事档案应填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等内容。2.申请表经借阅人所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。人力资源部门负责人根据借阅权限进行审核，批准后方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向人力资源部门申请并说明原因，经批准后方可延长。（六）借阅规定1.借阅人员应妥善保管所借阅的人事档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。2.在借阅期限内，借阅人员应确保档案的安全，如发生档案丢失、损坏等情况，应及时向人力资源部门报告，并承担相应责任。3.借阅期满后，借阅人员应按时归还所借阅的人事档案，档案管理人员应认真核对档案内容和数量，确认无误后办理归还手续。六、档案复印与摘抄（一）复印与摘抄权限1.因工作需要复印或摘抄人事档案保密文件的，应按照查阅和借阅的权限进行审批。未经批准，不得擅自复印或摘抄档案内容。2.涉及员工个人隐私的敏感信息，未经员工本人书面授权，不得复印或摘抄。（二）申请与审批1.复印或摘抄人事档案保密文件应填写《人事档案复印/摘抄申请表》，注明复印/摘抄原因、内容范围、份数等信息。2.申请表经申请部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。人力资源部门负责人根据权限进行审核，批准后方可复印或摘抄。（三）复印与摘抄规定1.复印或摘抄的档案材料应与原件内容一致，不得断章取义或进行其他形式的篡改。2.复印或摘抄完成后，申请部门应妥善保管复印件或摘抄件，不得随意丢弃或泄露。如需留存复印件或摘抄件，应按照档案管理要求进行归档保存。3.复印或摘抄档案所使用的纸张和设备应符合保密要求，避免因纸张质量或设备问题导致信息泄露。七、档案传递与交接（一）内部传递1.在公司内部各部门之间传递人事档案保密文件时，应填写《人事档案传递登记表》，注明传递时间、传递内容、传递人、接收人等信息。2.传递过程中应确保档案的安全，采用密封包装等方式进行传递，避免档案在传递过程中丢失或泄露。3.接收部门在收到档案后，接收人应在《人事档案传递登记表》上签字确认，如发现档案有损坏或缺失等情况，应及时与传递部门沟通解决。（二）外部传递1.因工作需要向公司外部传递人事档案保密文件时，应严格按照国家法律法规和公司相关规定办理审批手续。2.传递前应对档案进行加密处理，并采用安全可靠的传递方式，如专人送达、机要通信等。3.在传递过程中，应与接收方明确档案的交接要求和责任，确保档案准确无误地传递给接收方，并由接收方签字确认接收情况。（三）交接管理1.档案管理人员在离职、岗位调动等情况下，应与接替人员进行档案交接工作。交接时应填写《人事档案交接清单》，详细列出交接的档案内容、数量、存储位置等信息。2.交接双方应认真核对交接清单内容，确认无误后签字确认。如发现交接不清或存在问题，应及时查明原因并进行处理。3.交接过程中应注意档案的安全和保密，确保档案交接工作顺利完成，避免因交接不当导致档案信息泄露或丢失。八、档案保密措施（一）人员培训1.定期组织公司员工参加人事档案保密知识培训，提高员工的保密意识和责任感。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、档案管理规范等。2.对涉及人事档案管理的工作人员进行专门培训，使其熟悉档案管理流程和保密要求，掌握必要的保密技能。（二）保密协议1.新员工入职时，应签订保密协议，明确员工在接触公司人事档案保密文件过程中的保密义务和违约责任。2.保密协议应涵盖保密信息范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容，确保协议具有法律效力。（三）安全防护1.加强人事档案保管场所的安全防护设施建设，安装监控设备、门禁系统等，防止无关人员进入保管场所。2.对档案管理人员配备必要的安全防护用品，如保密柜、密码锁、防磁袋等，确保档案存储和保管的安全。3.定期对档案保管场所进行安全检查，及时发现和排除安全隐患，确保档案信息安全。（四）信息加密1.对电子人事档案进行加密存储，采用先进的加密算法和加密软件，确保档案信息在存储和传输过程中的保密性。2.对涉及人事档案保密文件的计算机、存储设备等进行严格管理，设置访问密码和权限，防止未经授权的访问。（五）监督检查1.人力资源部门定期对人事档案保密文件的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。检查内容包括档案保管情况、查阅借阅登记情况、保密措施执行情况等。2.对违反人事档案保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。情节严重的，依法追究法律责任。九、档案销毁（一）销毁范围1.人事档案保管期限届满或已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.因特殊原因需销毁的档案，如档案内容涉及违法违规、严重损害公司利益等，应经公司高层领导批准后进行销毁。（二）销毁申请与审批1.档案管理人员定期对保管的人事档案进行清理，确定需要销毁的档案清单，并填写《人事档案销毁申请表》，注明销毁原因、档案名称及数量等信息。2.申请表经人力资源部门负责人审核后，报公司高层领导审批。公司高层领导批准后方可进行档案销毁工作。（三）销毁方式1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，可以采用粉碎、焚烧等方式，确保档案信息无法恢复。2.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、规范进行。（四）销毁记录1.对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间