档案数字化加工室制度

PAGE档案数字化加工室制度一、总则（一）目的为加强档案数字化加工室的管理，确保档案数字化工作的规范、高效、安全进行，保障档案信息的真实性、完整性和保密性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案数字化加工室的所有工作人员以及相关业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案数字化工作合法合规。2.真实性原则：保证数字化后的档案信息与原始档案一致，不篡改、不遗漏。3.完整性原则：涵盖所有应数字化的档案，确保档案信息的全面性。4.保密性原则：加强对档案信息的安全保密管理，防止信息泄露。5.规范性原则：规范档案数字化加工流程、操作标准和质量控制要求。二、人员管理（一）人员配备1.根据档案数字化加工任务的规模和要求，合理配备专业技术人员、管理人员和操作人员。2.人员应具备相关专业知识和技能，熟悉档案管理业务和数字化加工流程。（二）人员培训1.定期组织工作人员参加档案数字化业务培训，包括法律法规、安全保密、操作技能等方面的培训。2.新入职人员必须经过岗前培训，考核合格后方可上岗。（三）人员考核1.建立人员考核机制，对工作人员的工作表现、业务能力、安全保密意识等进行定期考核。2.考核结果作为人员晋升、奖励、处罚的依据。（四）人员职责1.管理人员职责负责档案数字化加工室的日常管理工作，制定工作计划和规章制度。协调各岗位人员之间的工作，确保加工任务顺利进行。监督检查数字化加工过程中的质量和安全情况，及时解决问题。负责与外部相关部门和单位的沟通协调。2.专业技术人员职责负责档案数字化加工方案的制定和技术指导。对数字化加工设备进行维护和管理，确保设备正常运行。解决数字化加工过程中的技术难题，保证加工质量。参与档案数字化工作的质量检查和验收。3.操作人员职责按照操作规程进行档案数字化加工操作，确保加工质量。负责档案的整理、扫描、图像处理、数据挂接等具体工作。对加工过程中发现的问题及时反馈给管理人员和专业技术人员。做好工作记录，保证工作的可追溯性。三、档案管理（一）档案接收1.接收档案时，应认真核对档案的数量、种类、完整性等，办理交接手续。2.对接收的档案进行登记，记录档案的名称、来源、数量、接收时间等信息。（二）档案整理1.按照档案整理的原则和方法，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.确保档案整理的准确性和规范性，便于后续数字化加工和管理。（三）档案存储1.在档案数字化加工期间，应对档案进行妥善存储，防止档案损坏、丢失。2.存储环境应符合档案保管要求，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（四）档案归还1.数字化加工完成后，应及时将档案归还给档案管理部门。2.办理档案归还手续，核对档案数量和质量，确保档案归还的准确性。四、数字化加工流程（一）扫描准备1.根据档案的类型、纸张状况等，选择合适的扫描设备和扫描参数。2.对扫描设备进行调试和校准，确保扫描图像清晰、完整。（二）扫描操作1.按照扫描顺序逐页进行扫描，保证扫描图像的顺序与档案原件一致。2.对于破损、褪色等特殊档案，应采取相应的处理措施，确保扫描效果。（三）图像处理1.对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。2.确保图像处理后的图像符合档案数字化的质量要求。（四）数据挂接1.将处理后的图像数据与档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系。2.对挂接后的数据进行核对和检查，确保数据的准确性和完整性。（五）数据存储1.将数字化后的档案数据存储到安全可靠的存储设备中，并进行备份。2.存储设备应具备数据加密、访问控制等安全措施，防止数据丢失和泄露。五、质量控制（一）质量标准1.扫描分辨率应符合相关标准要求，一般不低于200dpi。2.图像清晰、完整，无黑边、白边、模糊、失真等现象。3.图像处理准确、规范，数据挂接无误，索引关系清晰。（二）质量检查1.设立质量检查岗位，对数字化加工过程中的各个环节进行质量检查。2.采用抽检和全检相结合的方式，对加工后的档案进行质量检查。3.质量检查应做好记录，对发现的问题及时反馈并要求整改。（三）质量验收1.档案数字化加工完成后，应进行质量验收。2.验收合格后方可将档案交付使用，验收不合格的应重新进行加工和整改。六、安全保密管理（一）安全制度1.建立健全档案数字化加工室的安全管理制度，加强安全防范措施。2.对加工室的设备、设施进行定期检查和维护，确保安全运行。3.制定安全应急预案，提高应对突发事件的能力。（二）保密制度1.加强对工作人员的保密教育，提高保密意识。2.与工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对档案数字化加工过程中的信息进行严格保密，防止信息泄露。4.加工室应设置门禁系统，限制无关人员进入。5.对存储设备和数据进行加密处理，防止数据被非法获取。（三）网络安全1.加强对加工室网络的安全管理，防止网络攻击和病毒入侵。2.对网络设备进行定期维护和更新，确保网络安全稳定运行。3.限制内部网络与外部网络的连接，严格控制数据传输。七、设备管理（一）设备配备根据档案数字化加工的需求，配备合适的扫描设备、图像处理设备、存储设备等。（二）设备维护1.制定设备维护计划，定期对设备进行维护和保养。2.建立设备维护档案，记录设备的维护情况和维修历史。3.及时处理设备故障，确保设备正常运行。（三）设备更新1.根据档案数字化技术的发展和业务需求，适时更新设备。2.对淘汰的设备进行妥善处理，防止信息泄露。八、信息化管理（一）系统建设1.建立档案数字化管理信息系统，实现档案数字化加工过程的信息化管理。2.系统应具备档案接收、整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储、查询、统计等功能。（二）数据管理1.对数字化加工过程中产生的数据进行规范管理，确保数据的准确性和完整性。2.定期对数据进行备份，防止数据丢失。3.建立数据访问权限管理制度，严格控制数据的访问。（三）信息利用1.充分利用档案数字化管理信息系统，为档案利用提供便利。2.按照规定提供档案数字化信息的查询、借阅等服务。九、监督检查（一）内部监督1.档案数字化加工室应定期进行内部自查，发现问题及时整改。2.管理人员应加强对工作过程的监督检查，确保各项制度的执行。（二）外部监督1.接受上级主管部