医保档案管理制度范本

PAGE医保档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司医保档案管理，确保医保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及医保行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与医保业务相关的各类档案管理，包括医保参保人员信息档案、医保报销凭证档案、医保政策文件档案等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家关于医保档案管理的法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映医保业务实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施保障医保档案的安全，防止档案信息泄露。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司医保业务提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善医保档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司医保档案，建立档案目录和索引，确保档案有序存放。3.定期对医保档案进行整理、归档、保管和统计，保证档案的完整性和准确性。4.负责医保档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案实体安全。5.按照规定提供医保档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。6.对已超过保管期限的医保档案，按照规定进行鉴定和销毁。（二）业务部门职责1.负责本部门医保业务档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料齐全、完整、真实。2.按照档案管理部门要求，及时将整理好的医保业务档案移交至档案管理部门。3.在业务办理过程中，严格按照医保档案管理要求，规范档案形成过程，保证档案质量。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并配合做好相关工作。（三）经办人员职责1.严格按照医保业务流程和档案管理要求，准确记录和收集医保业务相关信息，形成原始档案资料。2.对自己经办业务产生的档案资料负责整理、核对，确保资料准确无误后及时移交。3.不得擅自销毁、涂改、伪造医保档案资料。三、医保档案的收集与整理（一）收集范围1.医保参保人员的基本信息资料，包括身份证、户口本、劳动合同等复印件。2.医保报销申请资料，如医疗费用发票、诊断证明、病历等。3.医保政策文件、通知、法规等相关资料。4.医保业务办理过程中形成的各类表单、记录等。（二）收集要求1.业务部门应在医保业务办理完毕后及时收集相关档案资料，确保资料的完整性和及时性。2.经办人员对收集的档案资料要进行认真核对，确保内容真实、准确、完整，签字确认后移交。3.对于电子档案资料，应确保其格式规范、存储安全，并按照要求进行备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同类别和保管期限，进行分类整理。3.便于保管和利用，提高档案管理效率。（四）整理方法1.医保参保人员信息档案按照人员类别、参保时间等进行分类，每份档案按照身份证、户口本、劳动合同等顺序排列。2.医保报销凭证档案按照报销年度、报销类型等进行分类，每份报销申请资料按照发票、诊断证明、病历等顺序排列，并附上报销审批表。3.医保政策文件档案按照文件类型、发布时间等进行分类，每份文件单独编号。4.对整理好的档案资料进行编号、编目，建立档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。四、医保档案的归档与保管（一）归档要求1.业务部门整理好的医保档案应定期移交至档案管理部门，移交时需填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门收到移交档案后，应按照整理方法进行再次核对和调整，确保档案质量符合要求后进行归档。3.归档后的医保档案应按照类别和保管期限进行存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.医保参保人员信息档案保管期限为长期，自参保人员停止参保后不少于[X]年。2.医保报销凭证档案保管期限为[X]年，自报销年度结束后开始计算。3.医保政策文件档案保管期限根据文件性质和要求确定，一般重要文件保管期限为长期，一般性文件保管期限为[X]年。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品等。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.建立档案保管台账，定期对档案进行盘点，确保档案数量准确、存放位置正确。4.对电子医保档案，应采取加密存储、定期备份等措施，防止数据丢失或损坏。五、医保档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅医保档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表要求提供档案查阅服务，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，不得在档案上做标记。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并注明出处。4.涉及医保参保人员隐私信息的档案，查阅人员应严格保密，不得泄露给无关人员。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅医保档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案内容和数量，确认无误后办理归还手续。六、医保档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立医保档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成，负责对已超过保管期限的医保档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家法律法规、医保行业标准及公司档案管理制度，对医保档案的保管期限进行审查。2.审查档案的完整性、准确性、真实性，以及对公司医保业务和历史研究的价值。3.对于涉及重要医保业务、可能存在法律纠纷或具有长期保存价值的档案，应适当延长保管期限。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的医保档案进行逐一审核，提出鉴定意见，形成鉴定报告。2.经公司主管领导批准后，档案管理部门编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁清单应经鉴定小组组长、档案管理部门负责人及监销人员签字确认。4.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和业务部门共同派人监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁清单上签字，注明销毁日期和方式。5.已销毁的医保档案应在档案管理台账中予以注销记录。七、医保档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立医保档案信息化管理系统，实现医保档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责医保档案信息化系统的数据录入工作，确保录入数据准确、完整。2.定期对录入系统的医保档案数据进行核对和维护，及时更新档案信息，保证数据的时效性。3.建立数据备份制度，定期对医保档案信息化系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（三）系统功能应用1.利用信息化系统实现医保档案的快速检索和查询，提高档案利用效率。2.建立档案借阅、查阅登记功能，实时跟踪档案使用情况。3.通过信息化系统对医保档案的整理、归档、保管、鉴定、销毁等环节进行流程化管理，提高工作的规范性和准确性。（四）安全管理1.加强医保档案信息化系统的安全防护，设置用户权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作相关