档案防火防水防潮制度

PAGE档案防火防水防潮制度一、总则（一）目的为了确保公司/组织档案的安全与完整，防止档案因火灾、水患和受潮等原因遭受损坏，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及涉及档案管理的相关人员。（三）基本原则1.预防为主原则：通过采取一系列预防措施，降低档案遭受火灾、水患和受潮的风险。2.安全第一原则：将档案的安全保护放在首位，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。3.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，规范档案管理行为。二、档案防火制度（一）档案库房防火1.档案库房应设置在远离易燃、易爆物品仓库和生产车间的独立建筑或区域内，确保与其他建筑物保持安全距离。2.库房内严禁明火，禁止吸烟，并设置明显的防火标志。3.库房应安装火灾自动报警系统和自动灭火系统，并定期进行维护和检查，确保其正常运行。4.库房内的电气设备应符合防火要求，电线应穿管保护，严禁私拉乱接电线。禁止使用不合格的电器设备和超负荷用电。5.库房应配备适量的灭火器材，如灭火器、灭火器具等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。6.档案架、柜应采用不燃或难燃材料制作，排列应整齐有序，便于通风和疏散。（二）档案整理与保管过程中的防火1.整理档案时，严禁在库房内使用明火照明。如需使用照明设备，应采用符合防火要求的灯具，并保持与档案的安全距离。2.档案整理人员应严格遵守操作规程，不得将易燃易爆物品带入库房。3.对档案进行消毒、杀虫等处理时，应采用安全可靠的方法，避免使用易燃、易爆的化学药剂。4.定期对档案进行清查，及时清理过期、无用的档案，防止因档案堆积引发火灾隐患。（三）档案查阅与利用过程中的防火1.查阅档案应在专门的查阅场所进行，严禁在库房内查阅档案。2.查阅场所应配备必要的防火设备，如灭火器、灭火器具等，并保持良好的通风。3.查阅人员应遵守查阅场所的防火规定，不得在查阅场所吸烟、使用明火或携带易燃易爆物品。4.如需复印、扫描档案，应使用符合防火要求的设备，并在指定的区域进行操作。（四）火灾应急处置1.公司/组织应制定火灾应急预案，明确火灾发生时的应急处置流程和各部门、人员的职责。2.定期组织员工进行火灾应急演练，提高员工的火灾应急处置能力。3.一旦发生火灾，应立即启动应急预案，组织人员疏散档案，并采取有效的灭火措施。同时，及时拨打火警电话报警。4.火灾扑灭后，应保护好现场，配合消防部门进行调查，查明火灾原因，并对受损档案进行抢救和修复。三、档案防水制度（一）档案库房防水1.档案库房应选址在地势较高、排水良好的地方，避免建在低洼地带或易受水淹的区域。2.库房的屋面、墙面应做好防水处理，防止雨水渗漏。定期检查屋面、墙面的防水状况，发现问题及时修复。3.库房地面应采用防水、防潮的材料铺设，并设置排水坡度和地漏，确保排水畅通。4.库房内的门窗应密封良好，防止雨水进入。窗户可安装雨棚，门应设置门槛，以阻挡雨水倒灌。（二）档案整理与保管过程中的防水1.整理档案时，应避免在雨天或潮湿环境下进行。如遇特殊情况，应采取防护措施，防止档案被雨水淋湿。2.档案应存放在防潮、防水的档案盒、档案袋或档案柜中，并放置在货架上，避免直接接触地面。3.定期对档案进行检查，发现档案有受潮迹象时，应及时采取干燥处理措施，如晾晒、除湿等。（三）档案查阅与利用过程中的防水1.查阅档案时，应注意保护档案，避免将水溅到档案上。如遇下雨天，查阅人员应将雨具放在指定地点，不得携带进入查阅场所。2.如需对档案进行水冲洗或其他湿处理操作，应在专门的区域进行，并采取防止档案被水浸泡的措施。操作完成后，应及时对档案进行干燥处理。（四）水灾应急处置1.公司/组织应制定水灾应急预案，明确水灾发生时的应急处置流程和各部门、人员的职责。2.定期组织员工进行水灾应急演练，提高员工的水灾应急处置能力。3.一旦发生水灾，应立即启动应急预案，组织人员转移档案至安全区域，并采取排水、除湿等措施，减少档案的损失。4.对被水浸泡的档案，应及时进行清理和消毒处理，并根据档案的受损情况，采取相应的修复措施。如档案受损严重，无法修复，应按照档案管理规定进行妥善处置。四、档案防潮制度（一）档案库房防潮1.库房内应安装除湿设备，如除湿机、空调等，并根据库房的湿度情况合理设置除湿参数，确保库房内的相对湿度保持在规定的范围内（一般为40%60%）。2.定期检查除湿设备的运行状况，及时清理除湿设备的滤网，确保其正常运行。3.库房应保持良好的通风，可安装通风设备或设置通风口，促进空气流通，降低库房内的湿度。4.库房地面可铺设防潮垫，以减少地面潮气对档案的影响。（二）档案整理与保管过程中的防潮1.整理档案时，工作人员应佩戴干净的手套，避免手上的汗水和湿气沾染档案。2.档案应按照类别、年度等进行分类存放，便于通风和管理。同时，应注意档案之间的间距，避免相互挤压影响通风。3.定期对档案进行盘点和翻动，促进档案通风换气，防止档案因长期积压而受潮。（三）档案查阅与利用过程中的防潮1.查阅场所应保持适宜的湿度，可根据需要安装除湿设备或采取其他防潮措施。2.查阅人员应避免在库房内长时间停留，减少人体散发的湿气对档案的影响。3.如需对档案进行长时间展示或使用，应采取相应的防潮保护措施，如使用防潮罩等。（四）防潮措施检查与维护1.定期对档案库房的防潮设施进行检查，包括除湿设备、通风设备、防潮垫等，确保其正常运行和有效发挥作用。2.每月对库房内的湿度进行监测，记录湿度数据，并根据湿度变化情况及时调整防潮措施。3.每年对档案进行全面清查时，同时检查档案的防潮状况，对发现的受潮档案及时进行处理。五、档案保管环境监测与记录（一）监测内容1.温度监测：使用温度计定期测量档案库房内的温度，记录温度数据。2.湿度监测：使用湿度计定期测量档案库房内的湿度，记录湿度数据。3.火灾监测：通过火灾自动报警系统实时监测库房内的火灾情况，记录报警信息。4.水患监测：定期检查库房的屋面、墙面、地面等部位是否有漏水迹象，记录检查结果。（二）监测频率1.温度和湿度监测：每天至少进行一次，记录数据并绘制温湿度变化曲线。2.火灾监测：实时监测，报警信息应及时记录并报告相关人员。3.水患监测：每周进行一次全面检查，发现问题及时记录并处理。（三）记录要求1.监测记录应使用专门的表格进行填写，记录内容应包括监测时间、监测部位、监测数据等。2.记录应字迹清晰、准确无误，不得随意涂改。如发现记录错误，应在错误处划红线更正，并在旁边签字注明更正日期。3.监测记录应妥善保存，保存期限不少于档案的保管期限。六、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案防火、防水、防潮制度，并组织实施。2.定期对档案库房的防火、防水、防潮设施进行检查和维护，确保设施正常运行。3.组织开展档案管理人员的培训，提高其防火、防水、防潮意识和操作技能。4.协调处理档案管理过程中出现的火灾、水患等突发事件，及时向上级报告。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案防火、防水、防潮制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案库房的日常巡查，及时发现并报告防火、防水、防潮方面存在的问题。3.协助进行档案的整理、保管、查阅等工作，确保档案在各个环节的安全。4.参与火灾、水患等突发事件的应急处置工作，按照应急预案的要求进行操作。（三）其他部门职责1.各部门应配合档案管理部门做好档案的防火、防水、防潮工作，不得擅自更改档案库房的设施和环境。2.在档案整理、查阅等过程中，应遵守相关的防火、防水、防潮规定，保护好档案。3.发现档案管理过程中存在的安全隐患，应及时向档案管理部门报告。七、培训与教育（一）培训内容1.档案防火知识：包括火灾预防、火灾报警、灭火器材的使用等。2.档案防水知识：包括库房防水措施、档案防潮方法、水灾应急处置等。3.档案防潮知识：包括库房防潮设施的使用、档案整理与保管过程中的防潮要点等。4.法律法规与行业标准：国家有关档案安全保护的法律法规和行业标准。（二）培训方式1.定期培训：每年组织不少于两次的档案防火、防水、防潮知识培训，邀请专业人员进行授课。2.现场培训：结合实际工作场景，对档案管理人员进行现场操作培训，如灭火器材的使用、防潮设施的操作等。3.在线学习：提供相关的学习资料和在线课程，供档案管理人员自主学习。（三）培训记录对每次培训进行记录，包括培训时间、培训内容、培训人员等信息。培训记录应妥善保存，作为档案管理人员培训档案的一部分。八、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织的安全管理部门负责对档案防火、防水、防潮制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案库房的防火、防水、防潮设施是否完好有效。2.档案管理人员是否遵守相关制度和操作规程。3.档案整理、保管、查阅等环节的防火、防水、防潮措施是否落实到位。4.档案保管环境的监测与记录是否准确、及时。（三）检查频率1.定期检查：每月进行一次全面检查，对发现的问题及时下达整改通知。2.不定期抽查：根据实际情况，不定期对档案管理工作进行抽查，确保制度的有效执行。（四）整改要求对检查中发现的问题，责任部门应及时进行整改，并将整改情况书面报告安全管理部门。安全管理部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。九、奖惩措施（一）奖励1.对在档案防火、防水、防潮工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.