查阅人事档案审签制度

PAGE查阅人事档案审签制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的查阅行为，确保人事档案的安全与机密，维护公司正常的人事管理秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及因工作需要查阅公司人事档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及公司相关规定，保障人事档案查阅工作合法合规。2.安全保密原则：确保人事档案在查阅过程中的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.审批规范原则：建立严格的审签流程，对查阅人事档案的申请进行全面审核，确保查阅行为必要且正当。二、人事档案查阅申请（一）申请主体1.公司内部员工因工作需要查阅本人或他人人事档案的，需按照规定提交申请。2.公司外部单位或个人因工作关系确需查阅公司人事档案的，须经公司相关部门批准，并按要求提交申请材料。（二）申请材料1.内部员工申请填写《人事档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容范围、查阅时间等信息。提供本人有效身份证件复印件。如需查阅他人档案，需说明查阅原因，并经被查阅人书面同意（特殊情况除外，如涉及调查等）。2.外部单位或个人申请公函，明确查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容。查阅人员有效身份证件及工作证明复印件。按照法律法规及公司要求提供其他相关证明材料。（三）申请流程1.申请人将填写完整并签字的《人事档案查阅申请表》及相关申请材料提交至公司人力资源部门。2.人力资源部门对申请材料进行初步审核，检查材料是否齐全、合规，申请理由是否合理。如材料不齐全或不符合要求，通知申请人补充完善。三、审签流程（一）初审1.人力资源部门收到申请后，安排专人对申请进行初审。初审人员根据申请内容，结合公司人事档案管理规定及相关工作实际，判断申请是否必要、合理，查阅范围是否适当。2.初审人员审核通过后，在申请表上签署初审意见，并注明初审日期，将申请材料及初审意见一并提交至人力资源部门负责人。（二）复审1.人力资源部门负责人对初审意见及申请材料进行复审。复审重点关注申请事项对公司人事管理的影响、查阅行为的合法性及安全性等方面。2.如复审通过，人力资源部门负责人在申请表上签署复审意见及日期；如复审不通过，应明确指出问题所在，要求申请人重新调整申请或补充相关材料，直至复审通过。（三）终审1.对于涉及重要人事档案、敏感信息或查阅范围较广的申请，需提交公司分管领导进行终审。2.分管领导根据公司整体利益、人事管理政策及相关法律法规，对申请进行全面审查，做出终审决定。3.终审通过的申请，分管领导在申请表上签署终审意见及日期，并加盖公司公章（如需）。四、查阅权限与范围（一）查阅权限1.公司内部员工原则上可查阅本人人事档案。如需查阅他人档案，需经严格审批流程。2.外部单位或个人未经公司正式批准，不得查阅公司人事档案。经批准查阅的，必须严格按照批准范围进行查阅。（二）查阅范围1.员工本人查阅个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、参加工作时间、入职时间等。工作经历，如工作单位、职务、工作起止时间等。薪资福利信息，如工资标准、奖金发放、社会保险缴纳等（按照公司规定可查阅的部分）。培训经历、奖惩记录等与个人相关的人事信息。2.经批准的他人查阅根据审批意见确定的特定人事档案信息范围，如因工作考核、调查等需要查阅的部分内容。查阅人员不得擅自扩大查阅范围。3.外部单位或个人查阅经公司批准的特定查阅范围，一般限于与外部单位工作相关的必要人事档案信息，如涉及合作项目人员的基本信息、工作业绩等。外部查阅人员不得查阅公司人事档案中的敏感信息、隐私信息等未经授权的内容。五、查阅方式与要求（一）查阅方式1.原则上应在公司人力资源部门指定的档案查阅室进行查阅。如因特殊情况需要将档案带出查阅室的，须另行办理借阅手续，并严格遵守借阅规定。2.查阅时，应由公司人力资源部门指定专人负责陪同，确保查阅过程规范有序，防止档案损坏、丢失或信息泄露。（二）查阅要求1.查阅人员必须严格遵守查阅时间安排，不得擅自延长查阅时间。如遇特殊情况需要延长，须提前向人力资源部门申请并获得批准。2.查阅人员应爱护人事档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。查阅过程中如发现档案有损坏情况，应及时向陪同人员报告。3.查阅人员不得擅自拍照、复印、拷贝人事档案内容。如需留存相关信息，应按照公司规定办理申请手续，经批准后由公司人力资源部门统一提供复印件或电子文档，并注明用途。4.查阅人员在查阅过程中应保持安静，不得大声喧哗或影响其他人员正常工作。查阅结束后，应将查阅的档案材料整理归位，经陪同人员检查无误后，方可离开查阅室。六、档案归还与保管（一）档案归还1.查阅结束后，查阅人员应及时将查阅的人事档案归还至公司人力资源部门。如办理了借阅手续的，应按照借阅期限按时归还。2.陪同人员在接收归还的档案时，应仔细检查档案材料是否齐全、完整，有无损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时与查阅人员核实，并记录在案。（二）档案保管1.公司人力资源部门应妥善保管人事档案，确保档案存放环境安全、整洁，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.定期对人事档案进行检查、核对，确保档案信息的准确性和完整性。如发现档案信息有误或缺失，应及时进行更正和补充。3.按照档案管理规定，对人事档案进行分类、编号、装订，建立完善的档案目录和索引，便于查询和管理。七、监督与责任追究（一）监督机制1.公司人力资源部门负责对人事档案查阅工作进行日常监督，检查查阅申请审批流程是否规范、查阅行为是否符合规定要求等。2.公司内部审计部门定期对人事档案查阅情况进行审计，重点审查查阅申请的必要性、审批程序的合规性以及档案信息的安全性等方面。（二）责任追究1.对于违反本制度规定查阅人事档案的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理措施。2.如因查阅人员故意或重大过失导致人事档案信息泄露、篡改、丢失或其他严重后果的，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。3.对于在人事档案查阅审签过程中把关不严、违规审批的人员，公司将根