公司个人档案保存制度

PAGE公司个人档案保存制度一、总则（一）目的为规范公司个人档案的保存与管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，维护员工的合法权益，为公司的人力资源管理、决策支持等提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工个人档案的保存与管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应如实反映员工的真实情况，保证信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，对涉及员工隐私的信息严格保密。4.集中统一原则：公司个人档案实行集中统一管理，由专门的部门或人员负责。二、档案内容（一）个人基本信息1.身份证明材料：包括身份证、护照等有效身份证件复印件。2.学历学位证书：最高学历和学位证书复印件，以及学历认证报告。3.入职登记表：详细记录员工入职时填写的个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式、家庭住址等。4.照片：近期免冠一寸照片。（二）工作经历1.劳动合同：记录员工与公司签订的劳动合同，包括合同期限、工作岗位、工作地点、薪资待遇、劳动条件、社会保险等条款。2.入职离职证明：员工入职时的报到证明和离职时的离职证明，注明入职时间、离职时间、工作岗位等信息。3.工作业绩考核记录：包括年度、季度或月度的工作业绩考核结果，考核评语、评分等，反映员工在各阶段的工作表现。4.培训记录：参加公司内部或外部培训的相关记录，如培训课程名称、培训时间、培训证书等，体现员工的学习与成长经历。5.岗位变动记录：记录员工在公司内的岗位调动情况，包括调动时间、新岗位名称、调动原因等。（三）薪酬福利1.工资单：每月或每季度的工资发放明细，包括基本工资、绩效工资、奖金、补贴、扣除项等，反映员工的收入情况。2.社保公积金缴纳记录：公司为员工缴纳社会保险和住房公积金的相关凭证，记录缴纳基数、缴纳金额、缴纳时间等信息。3.福利享受记录：如年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等各类假期的申请与审批记录，以及其他福利的享受情况，如节日福利、生日福利等。（四）职业资格与证书1.专业技术资格证书：如工程师、会计师、经济师等各类专业技术资格证书复印件。2.职业技能证书：与工作相关的职业技能证书，如电工证、焊工证、计算机等级证书等。（五）奖惩情况1.奖励记录：公司颁发的各类奖励，如优秀员工奖、创新奖、团队协作奖等，记录奖励名称、颁发时间、奖励原因等。2.处罚记录：对员工违反公司规章制度或工作失误等给予的处罚记录，包括处罚类型、处罚时间、处罚原因等。（六）其他材料1.员工个人述职报告：定期或不定期的个人述职报告，总结个人工作情况、存在问题及改进措施等。2.员工培训总结：参加培训后的个人培训总结，分享学习收获与应用计划。3.员工合理化建议：员工提出的对公司发展有价值的合理化建议及采纳情况记录。4.其他与员工个人相关且有保存价值的材料。三、档案收集与整理（一）收集职责1.人力资源部门：负责员工个人档案的主要收集工作，在员工入职、岗位变动、离职等关键节点及时收集相关材料。2.各部门：协助人力资源部门收集涉及本部门员工的相关材料，如工作业绩考核记录、培训记录、奖惩情况等，并及时提交给人力资源部门。3.员工本人：按照公司要求，及时提供个人档案所需的各类材料，并确保材料的真实性和完整性。（二）收集时间1.入职时：员工入职报到当天，应提交个人基本信息相关材料，人力资源部门负责审核并整理归档。2.岗位变动时：岗位变动获批后，员工所在部门应在规定时间内将涉及岗位变动的相关材料提交给人力资源部门，人力资源部门及时更新档案。3.考核周期结束后：各部门应在规定时间内将员工的工作业绩考核记录提交给人力资源部门，人力资源部门统一整理归档。4.培训结束后：员工参加培训结束后，培训组织部门应及时将培训记录等相关材料提交给人力资源部门。5.奖惩决定作出后：相关部门应在奖惩决定生效后，将奖惩情况记录提交给人力资源部门。（三）整理要求1.分类清晰：按照档案内容的类别进行分类整理，同一类别的材料集中存放。2.编号规范：为每份档案材料编制唯一的编号，便于查找和管理。编号可采用年份加流水号的方式，如2023001表示2023年的第一份档案材料。3.目录明确：编制档案目录，详细列出每份材料的名称、编号、日期、来源等信息，目录应与档案内容一一对应，方便查阅。4.装订整齐：对纸张较多的材料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持材料的原有顺序，不得随意颠倒或遗漏。四、档案保管（一）保管部门公司设立专门的档案保管室，由人力资源部门指定专人负责档案保管工作。档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。（二）保管方式1.纸质档案：采用纸质档案盒存放，档案盒应标明档案类别、年份、员工姓名等信息。按照档案编号顺序排列档案盒，便于查找和管理。2.电子档案：建立电子档案管理系统，将员工个人档案的电子文档进行分类存储。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限1.永久保存：员工的个人基本信息、劳动合同、学历学位证书等重要材料应永久保存。2.定期保存：工作业绩考核记录、培训记录、奖惩情况等材料保存期限为[X]年，期满后经鉴定确无保存价值的，可按照规定程序销毁。（四）档案清查1.定期清查：每年定期对档案进行清查，核对档案数量、内容是否完整，检查档案保管状况，如发现问题及时处理。2.不定期清查：根据实际工作需要，不定期对档案进行清查，如在档案借阅归还后、档案整理过程中等，确保档案的准确性和完整性。五、档案借阅与查阅（一）借阅权限1.人力资源部门内部人员：因工作需要，人力资源部门内部人员可在档案保管室查阅或借阅员工个人档案，但应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅时间等信息，经部门负责人批准后办理借阅手续。2.其他部门人员：其他部门因工作需要查阅或借阅员工个人档案的，应填写借阅申请表，详细说明查阅或借阅目的、查阅或借阅内容等，经本部门负责人签字后，报人力资源部门负责人审批。审批通过后，由档案保管人员陪同查阅或办理借阅手续。3.外部单位：外部单位因特殊原因需要查阅或借阅员工个人档案的，须持有单位介绍信，注明查阅或借阅目的、查阅或借阅内容等，经公司分管领导批准后，由档案保管人员陪同查阅或办理借阅手续。查阅或借阅过程中，不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅期限借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理续借手续。（三）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅档案时，应在档案保管室指定的地点进行，不得将档案带出保管室。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案保管人员，并办理归还手续。六、档案保密（一）保密措施1.档案保管人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案保管室应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.电子档案管理系统应设置不同级别的访问权限，确保只有授权人员能够访问相关档案信息。（二）保密责任追究对违反档案保密制度泄露档案内容的人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，如警告、记过、降职、辞退等；给公司或员工造成损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、档案销毁（一）销毁条件档案保管期限届满或经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。（二）销毁程序1.提出申请：档案保管人员定期对到期或无保存价值的档案进行清理，填写档案销毁申请表，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，报人力资源部门负责人审核。2.审核批准：人力资源部门负责人对档案销毁申请表进行审核，确认无误后报公司分管领导批准。3.实施销毁：经批准后，由档案保管人员会同公司内部审计人员或其他指定人员共同实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方