公安案件档案管理制度

PAGE公安案件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公安案件档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公安工作中的作用，依据国家有关法律法规及公安行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安机关各办案部门在办理各类案件过程中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映案件办理的全过程，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集案件办理过程中产生的各类文件材料，保证档案的齐全完整。3.规范性原则：严格按照规定的格式、内容和程序进行档案整理、归档，确保档案管理的标准化。4.保密性原则：对涉及国家秘密、警务工作秘密和当事人隐私的档案信息，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公安案件档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各办案部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一管理公安案件档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和查询利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）办案部门职责1.明确专人负责本部门案件档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理要求，及时将案件办理过程中形成的文件材料进行分类整理，确保档案的完整性和准确性。3.在规定时间内将整理好的案件档案移交档案管理部门。4.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理规定。2.负责档案的收集、整理、编目、装订、上架等日常管理工作。3.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.按照规定提供档案查询、借阅服务，做好登记和跟踪工作。5.积极参与档案信息化建设，提高档案管理效率。三、档案收集（一）收集范围1.受案登记表、立案决定书、不予立案通知书等立案相关材料。2.案件调查过程中形成的询问笔录、讯问笔录、证人证言、鉴定意见、勘验检查笔录、视听资料、电子数据等证据材料。3.采取强制措施、侦查措施的法律文书及相关审批材料。4.案件移送审查起诉、不起诉决定书等法律文书。5.其他与案件办理有关的文件材料。（二）收集要求1.办案人员在案件办理过程中要及时收集各类文件材料，确保材料的真实性和完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。3.对于电子数据等特殊载体的材料应按照规定进行收集和存储，确保其可读性和可利用性。（三）收集时间1.在案件办理过程中，办案人员应随案同步收集相关文件材料，确保档案的连续性。2.案件办结后，办案部门应在[X]个工作日内完成档案材料的初步整理，并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准公安案件档案按照案件性质、办理阶段等进行分类，一般分为刑事案件档案、行政案件档案等。刑事案件档案可进一步细分为立案、侦查、起诉、审判等类别；行政案件档案可分为受案、调查、处罚等类别。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的文件材料进行排序，同一案件的材料应集中在一起。2.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括文件材料名称文件名、编号、日期、页数等信息，确保目录与档案内容相符。4.对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，保持档案的整洁和完整。5.按照档案装订要求，将文件材料进行装订，确保牢固整齐，便于查阅。（三）整理期限档案管理部门收到办案部门移交的案件档案后，应在[X]个工作日内完成整理工作。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的案件档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，将档案装入档案盒，并在档案盒封面填写档案编号、案件名称、当事人姓名、归档日期等信息。3.将档案盒按照分类顺序上架存放，建立档案索引，便于查找和管理。（二）归档要求1.归档的案件档案应符合档案整理的要求，确保档案质量。2.档案应按照年度、类别进行分类归档，便于统计和查询。3.归档后的档案应保持相对稳定，确需调整的，应按照规定程序办理。（三）归档时间每年[具体时间]对本年度办理完毕的案件档案进行集中归档。六、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，确保档案信息的安全和完整。2.纸质档案应分类存放，排列有序，并定期进行清点核对。3.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）保管期限公安案件档案的保管期限根据案件性质和重要程度确定，一般分为短期、长期和永久保管。刑事案件档案中，重大案件、涉及国家安全等案件的档案应永久保管；一般刑事案件档案保管期限为[X]年；行政案件档案保管期限为[X]年。保管期限从案件办结之日起计算。（四）保管检查档案管理人员应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，并做好检查记录。发现问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全。七、档案利用（一）查询服务1.公安机关内部工作人员因工作需要查询案件档案的，应填写查询申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查询手续。2.档案管理部门应按照规定提供查询服务，查询人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或进行复制。3.对于涉及国家秘密、警务工作秘密和当事人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查询。（二）借阅服务1.外单位因工作需要借阅公安案件档案的，应持单位介绍信，经公安机关相关领导审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还时应确保档案完好无损。（三）复制服务1.因工作需要复制案件档案的，应填写复制申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理部门应按照规定进行复制，并对复制件进行核对，确保与原件一致。3.复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期限已满的案件档案进行鉴定，成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、办案部门代表、法制部门代表等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册。（二）销毁程序1.销毁清册经公安机关分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公安案件档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案中的信息准确录入档案管理信息系统，确保数据的完整性和准确性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，及时更新档案信息，保证数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。2.定期对系统进行