电力技术管理档案制度

PAGE电力技术管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司电力技术管理档案工作，确保电力技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在电力生产、建设、科研和管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各单位在电力技术管理活动中形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司电力技术管理档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。归档的文件材料应真实反映电力技术管理活动的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则。全面收集、整理电力技术管理活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。4.准确性原则。文件材料的内容和数据应准确无误，签字盖章等手续完备。5.系统性原则。按照电力技术管理活动的内在联系和规律，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。6.安全性原则。采取有效措施，确保电力技术管理档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司电力技术管理档案管理制度和工作规范。2.负责公司电力技术管理档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司所属各部门、各单位的电力技术管理档案工作，对档案工作进行检查和考核。4.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。6.做好档案的安全保密工作，确保档案的实体安全和信息安全。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位电力技术管理文件材料的形成和积累工作，并按照档案管理部门的要求，定期将文件材料整理归档。2.配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，接受档案管理部门的业务指导和监督。3.严格执行档案管理制度，确保本部门、本单位档案的完整、准确、系统和安全。4.积极配合档案管理部门做好档案的利用工作，为公司生产、建设、科研和管理提供服务。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案工作纪律，具备一定的档案专业知识和技能。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等具体工作，确保档案工作的质量和效率。3.熟悉电力技术管理业务，掌握档案形成的规律和特点，做好文件材料的收集和整理工作。4.严格执行档案管理制度，保守档案机密，维护档案的安全和完整。5.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。6.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.电力规划、设计文件，包括电力系统规划、变电站设计、线路设计等相关文件。2.电力工程建设文件，如项目可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件、工程招投标文件、工程合同、工程竣工验收文件等。3.电力设备采购文件，包括设备选型报告、设备采购合同、设备技术协议、设备安装调试记录等。4.电力生产运行文件，如运行规程、检修规程、试验报告、运行记录、故障处理记录等。5.电力技术改造文件，包括技术改造方案、技术改造项目立项文件、技术改造实施过程文件、技术改造验收文件等。6.电力科研文件，如科研项目立项报告、科研项目研究报告、科研成果鉴定文件、科研论文等。7.电力安全管理文件，包括安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理文件等。8.电力质量管理文件，如质量管理制度、质量检验报告、质量事故处理文件等。9.电力环保管理文件，包括环保政策文件、环境影响评价报告、环保设施运行记录等。10.其他与电力技术管理相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门、本单位在电力技术管理活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章等手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对重要的电力技术管理文件材料，应同时收集电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）整理方法1.分类。按照电力技术管理活动的内容和性质，将档案分为电力规划、工程建设、设备管理、生产运行、技术改造、科研管理、安全管理、质量管理、环保管理等类别。2.编号。对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。3.排列。按照档案的形成时间顺序或重要程度，对档案进行排列，确保档案之间的有机联系。4.编目。编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，便于档案的检索和利用。5.装订。对纸质档案进行装订，确保档案的整齐美观和牢固耐用。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.电力工程建设项目档案应在项目竣工验收后三个月内归档。2.电力设备采购项目档案应在设备验收合格后一个月内归档。3.电力生产运行、技术改造、科研等活动中形成的文件材料，应在次年上半年归档。4.其他临时性电力技术管理活动中形成的文件材料，应在活动结束后一个月内归档。（二）归档程序1.各部门、各单位档案管理人员对整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料的齐全完整、准确无误。2.将审核合格的文件材料移交公司档案管理部门，档案管理部门进行再次审核，审核合格后办理归档手续。3.档案管理部门按照档案分类编号规则，对归档的文件材料进行分类编号、排列编目，并将档案装入档案盒或档案柜，上架保管。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。4.定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。3.确保档案鉴定工作的客观性、公正性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司电力技术管理活动的真实情况，是否具有查考利用价值；2.档案的保管期限是否合理，是否需要调整；3.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏、涂改等情况。（四）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判定档案的保存价值。2.分析比较法。将档案与同类档案进行比较分析，判断档案的保存价值和保管期限。3.专家咨询法。对于专业性较强的档案，可咨询相关专家的意见，确保鉴定结果的准确性。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对档案进行鉴定后，提出档案销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。六、档案的利用与统计（一）利用范围1.为公司生产、建设、科研和管理提供决策依据和技术支持。2.为公司内部各部门、各单位之间的业务交流和协作提供服务。3.为公司对外宣传、技术交流、资质认证等活动提供档案资料。4.为司法机关、行政机关等有关部门依法查阅档案提供服务。（二）利用方式1.查阅。档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅。档案利用者因工作需要可借阅档案，但应办理借阅手续，按时归还。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制。档案利用者可根据需要复制档案，但应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用手续1.档案利用者应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、利用内容、利用期限等内容。2.《档案利用申请表》经所在部门负责人审核、档案管理部门负责人批准后，方可办理利用手续。3.查阅档案时应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。4.借阅档案时应出具借条，注明借阅档案编号、题名、借阅日期、归还日期等内容，并签字确认。5.复制档案时应填写《档案复制申请表》，注明复制档案编号、题名、复制份数、复制用途等内容，经档案管理部门负责人批准后，方可复制