学院档案规章制度范本

PAGE学院档案规章制度范本一、总则（一）目的为加强学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学院各部门、各单位以及全体教职员工和学生。（三）档案定义本学院档案是指学院在教学、科研、管理、服务等活动中直接形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则学院档案管理遵循集中统一管理、分级负责、维护档案的完整与安全、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学院设立综合档案室，作为学院档案管理的归口部门，负责全院档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员岗位责任制负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。积极开展档案的利用工作，热情接待查阅档案的人员，按照规定及时、准确地提供档案资料。负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立档案数据库，实现档案信息的网上查询和利用。参与档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。负责档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为学院档案工作决策提供依据。开展档案业务研究和交流活动，不断提高档案管理水平。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。根据学院档案管理部门的要求，按时向综合档案室移交档案。协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：学院党组织的各种文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、党员名册、入党申请书、转正申请书、思想汇报等。2.行政管理类：学院行政工作的各种文件、会议纪要、工作计划、总结、统计报表、规章制度、人事档案、工资档案、财务档案、审计档案等。3.教学工作类：教学计划程、教学大纲、教材、教案、教学日历、课程表、学生成绩单、实习报告、毕业设计（论文）等。4.科学研究类：科研项目申报书、研究报告、学术论文、著作、科研成果鉴定证书、奖励证书等。5.学生工作类：学生学籍档案、奖惩档案、毕业生就业档案、学生社团活动档案等。6.外事工作类：外事活动文件、协议、合同、邀请函、接待计划、外宾来访记录等。7.基本建设类：学院基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。8.仪器设备类：仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。9.出版发行类：学院出版的学报、校刊、文集、教材等出版物的编辑、出版、发行记录。10.声像档案类：学院重大活动、教学科研成果、校园风貌等方面的照片、录音、录像等资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理归档，不得积压。3.归档的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。4.归档的文件材料应统一使用A4纸，不符合要求的应进行整理或复制。（三）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年归档完毕。2.科研项目档案在项目完成后两个月内归档。3.基建项目档案在项目竣工验收后三个月内归档。4.设备仪器档案在设备仪器验收合格后一个月内归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员按照归档范围和要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理，编制归档文件目录。2.将整理好的档案移交综合档案室，综合档案室进行检查验收，对不符合要求的档案退回原部门进行补充完善。3.综合档案室对验收合格的档案进行编号、编目、装订，上架保管。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学院档案采用年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。2.保管期限：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。3.机构（问题）：按照学院内部机构设置或问题性质进行分类。（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2.归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项。3.归档文件应采用线装或不锈钢夹等方式进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。4.归档文件应编制归档文件目录，目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。五、档案的保管与保护（一）保管场所学院综合档案室应具备专门的档案库房，档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等。（三）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.根据档案的保管期限和重要程度，确定不同的保管方式，对永久档案和重要的长期档案应采取特殊的保管措施。3.定期对档案进行清查核对，做到账实相符，发现问题及时处理。4.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。六、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，在维护档案安全和保密的前提下，充分满足利用者的需求。（二）利用范围1.学院内部各部门因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅学院档案，须经学院主管领导批准。3.个人因工作、学习、研究等需要查阅本人档案，须经所在部门同意。（三）借阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.档案管理人员应根据查阅登记表，及时提供档案资料，并在查阅现场进行监督。3.如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。4.档案借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，不得在档案上圈划、批注、污损。6.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。（四）利用方式1.档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件。2.对于重要档案或不宜外借的档案，应采用查阅室查阅的方式，由档案管理人员在现场监督查阅。3.鼓励利用现代信息技术手段，开展档案数字化利用工作，提高档案利用效率。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学院成立档案鉴定工作领导小组，由学院主管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法档案鉴定工作应采取直接鉴定法，即逐件审查档案，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经学院主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并在销毁清册上签字。4.档案销毁清册应永久保存，以备查考。八、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时准确