档案管理成册制度

PAGE档案管理成册制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、统计和鉴定公司档案。3.建立健全公司档案管理工作网络，指导、监督各部门的档案管理工作。4.负责档案信息资源的开发利用，为公司各项工作提供档案服务。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案管理工作的正常开展。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步保管工作，确保档案的真实、完整。2.明确一名档案管理员，负责本部门档案的日常管理，并按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交档案。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.积极支持和参与公司档案管理工作，提供档案利用所需的相关信息。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和公司档案管理制度，热爱档案工作，忠于职守。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变。4.负责档案的检索工具编制和档案信息的录入工作，提高档案查询效率。5.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案的安全。6.积极参与档案信息资源的开发利用工作，为公司提供档案服务。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度及各类会议文件等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等相关档案。3.财务审计类：财务预算、决算、报表、审计报告等相关档案。4.市场营销类：市场调研、营销策划、客户资料、销售合同等相关档案。5.生产管理类：生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理等相关档案。6.技术研发类：研发项目立项、研究报告、技术文档、专利申请等相关档案。7.物资采购类：采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收等相关档案。8.基本建设类：公司基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等相关档案。9.合同协议类：公司对外签订的各类合同、协议等档案。10.其他类：不属于上述分类的其他档案。（二）编号规则档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的形式，具体如下：1.大类代码：用两位数字表示，如行政管理类为“01”，人力资源类为“02”等。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.流水号：用五位数字表示，从“00001”开始依次编号。例如，行政管理类2023年的第12份档案编号为“01202300012”。四、档案的形成与收集（一）档案形成1.公司各部门及员工在各项工作活动中应及时形成各类文件材料，确保档案的原始性和真实性。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。（二）档案收集1.各部门档案管理员应定期收集本部门形成的档案材料，进行初步整理和分类。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案材料，应在活动结束后及时收集齐全。3.涉及多个部门的档案材料，由主办部门负责收集，相关部门配合提供。4.公司员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司的档案材料全部移交综合管理部门。五、档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理员应按照档案分类标准对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案应保持其完整性，将相关的文件材料装订在一起，如有附件应一并整理。3.档案材料应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查阅。4.对于破损或褪色的档案材料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。（二）归档程序1.档案管理员将整理好的档案材料编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.按照档案编号顺序将档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。3.将档案盒存放在档案库房的相应位置，并建立档案存放索引，便于快速查找。六、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开保管，便于管理和查找。2.档案应采用密集架或档案柜存放，档案盒应排列整齐，标识清晰。3.对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限、存放位置等信息。3.对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如补充档案材料、调整档案存放位置等。七、档案的利用（一）利用范围公司档案主要供公司内部各部门及员工查阅利用，用于工作参考、解决问题、经验总结等。（二）利用方式1.查阅：公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，并经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.借阅：对于重要档案或需带出档案库房查阅的，经综合管理部门负责人批准后，可以办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，综合管理部门可以提供档案的复制服务。复制档案应经综合管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记1.综合管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、部门、查阅或借阅档案名称、编号、日期、利用目的、归还日期等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组由综合管理部门负责人、各部门档案管理员及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和公司档案管理制度的要求，对档案进行鉴定。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.批准销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.档案销毁应在指定地点进行，由综合管理部门和相关部门人员共同监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.综合管理部门应指定专人负责档案管理信息系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息