档案公开保密审查制度

PAGE档案公开保密审查制度一、总则（一）目的为规范公司/组织档案公开保密审查工作，确保档案信息在公开过程中不泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私，保障公司/组织合法权益，维护国家信息安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及档案公开的部门和人员，包括但不限于档案管理部门、各业务部门以及负责信息发布、宣传推广等相关工作的人员。（三）基本原则1.依法审查原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，对档案公开事项进行审查判断，确保审查工作合法合规。2.全面审查原则：对拟公开档案的内容、来源等进行全面审查评估，涵盖档案的各个方面，避免遗漏重要信息。3.审慎保密原则：在审查过程中，充分考虑保密要求，对涉及敏感信息或可能导致信息泄露的档案，谨慎处理公开事宜；同时，对已确定公开范围的档案，做好保密措施，防止公开后出现信息扩散风险。4.客观公正原则：审查过程应基于客观事实，不受主观因素影响，确保审查结果公正合理，符合公司/组织利益和法律法规要求。二、档案公开保密审查的职责分工（一）档案管理部门职责1.负责建立健全档案公开保密审查工作流程和标准，明确审查环节和要求。2.组织档案公开保密审查培训：定期对涉及档案公开的人员进行培训，使其熟悉保密审查工作流程、方法及相关法律法规要求，提高审查人员的业务水平和保密意识；培训内容包括法律法规解读、保密审查流程讲解、案例分析等，确保培训具有针对性和实用性。3.对拟公开档案进行初步审查：依据档案管理规定和保密审查标准，对档案内容进行形式审查，检查档案是否完整、准确；同时，对档案涉及领域的敏感程度进行初步判断，确定是否属于保密范围或存在保密风险；对于存在疑问或涉及敏感信息的档案，及时提出审查意见，并与相关部门沟通核实。4.协助业务部门开展保密审查工作：为业务部门提供档案管理和保密审查方面的咨询服务；在业务部门进行保密审查时，提供必要的数据支持和档案信息，协助其准确判断档案公开的安全性；参与重大档案公开事项的联合审查工作，从档案管理专业角度提出意见建议。5.汇总分析保密审查结果：定期收集、整理各部门的保密审查结果，进行统计分析；总结审查工作中存在的问题和不足，提出改进措施和建议；向上级领导汇报档案公开保密审查工作整体情况，为公司/组织决策提供数据依据。（二）业务部门职责1.负责本部门拟公开档案的保密审查工作：按照档案公开保密审查制度要求，对本部门产生或保管的拟公开档案进行全面审查；明确审查责任人，确保审查工作落实到人；审查过程中，结合本部门业务特点和保密要求，对档案内容进行深入分析，判断是否存在信息泄露风险；对于涉及多个部门的档案公开事项，主动与相关部门沟通协调，共同完成保密审查工作。2.提出档案公开申请：业务部门在需要公开档案时，应填写《档案公开申请表》，详细说明档案公开的目的、范围、方式、时间等信息；同时，对档案内容进行简要介绍，以便档案管理部门进行初步审查和后续联合审查；申请表应经部门负责人签字确认，确保申请事项真实、合规。3.配合档案管理部门完成联合审查工作：在档案管理部门组织的联合审查过程中，业务部门应积极提供档案背景信息、业务数据等相关资料，协助审查人员准确理解档案内容；对审查人员提出的疑问和意见，及时进行解答和整改；根据联合审查结果，对拟公开档案进行调整完善，确保公开档案符合保密审查要求。4.落实档案公开后的保密措施：业务部门负责在档案公开后，对公开信息的传播范围和使用情况进行跟踪管理；采取必要的技术手段和管理措施，防止公开档案被不当使用或泄露；如发现公开档案存在信息泄露风险或违反保密规定的情况，应及时采取措施进行处理，并向档案管理部门和公司/组织领导报告。（三）保密管理部门职责1.监督档案公开保密审查制度的执行情况：定期对档案管理部门和业务部门的保密审查工作进行检查，确保审查工作按照制度要求规范开展；检查内容包括审查流程是否合规、审查记录是否完整、审查结果是否准确等；对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改落实。2.参与重大档案公开事项的保密审查工作：对于涉及重要业务、敏感信息或可能对公司/组织产生重大影响的档案公开事项，保密管理部门应参与联合审查工作；从保密专业角度对档案内容进行严格审查，评估公开可能带来的保密风险；提出保密审查意见和建议，确保公开事项在保密安全的前提下进行。3.处理档案公开过程中的保密违规行为：对在档案公开过程中发现的违反保密审查制度的行为，保密管理部门应及时进行调查处理；根据违规情节轻重，按照公司/组织相关规定给予责任人相应的处罚；同时，对违规事件进行总结分析，提出改进措施和防范建议，防止类似问题再次发生。（四）公司/组织领导职责1.审批档案公开事项：对涉及重要业务、敏感信息或可能对公司/组织产生重大影响的档案公开事项，公司/组织领导应进行最终审批；审批过程中，综合考虑公司/组织利益、法律法规要求、保密风险等因素，做出审慎决策；确保公开事项符合公司/组织整体战略和发展需要，不损害公司/组织合法权益和声誉。2.协调解决保密审查工作中的重大问题：当档案公开保密审查工作中出现部门间意见分歧、涉及复杂敏感问题或需要跨部门协调的事项时，公司/组织领导应出面协调解决；组织相关部门进行沟通协商，听取各方意见建议，依据法律法规和公司/组织利益做出决策；推动保密审查工作顺利开展，保障公司/组织档案公开工作安全、有序进行。三、档案公开保密审查的范围与内容（一）审查范围1.公司/组织内部形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。2.从外部接收的但涉及公司/组织利益和需要公开的档案，如合作协议、客户资料、供应商信息等。（二）审查内容1.档案基本信息审查：检查档案的标题、文号、日期、来源、保管期限等基本信息是否完整、准确；核实档案的真实性和有效性，确保档案内容具有可公开性。2.档案内容审查：国家秘密审查：依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例等相关法律法规，判断档案内容是否涉及国家秘密；如涉及国家秘密，应严格按照保密规定进行处理，不得公开。商业秘密审查：审查档案内容是否包含公司/组织尚未公开的商业秘密信息，如产品配方、生产工艺、营销策略、客户名单等；对于涉及商业秘密的档案，需评估公开可能对公司/组织造成的经济损失和竞争优势影响，谨慎决定是否公开。个人隐私审查：检查档案中是否涉及个人隐私信息，如个人身份信息、健康状况、婚姻状况、财产信息等；尊重个人隐私权，对涉及个人隐私的档案，在公开前应征得相关个人同意，并采取必要的隐私保护措施。其他敏感信息审查：除国家秘密、商业秘密和个人隐私外，审查档案内容是否包含其他敏感信息，如政治敏感信息、宗教敏感信息、社会稳定敏感信息等；对于可能引发社会不良影响或损害公司/组织形象的敏感信息，应避免公开。3.档案公开目的和范围审查：公开目的审查：判断档案公开的目的是否正当、合理，是否符合公司/组织的业务需要和信息公开原则；如公开目的不明确或存在不合理动机，应谨慎考虑公开事宜。公开范围审查：确定档案公开的范围是否适度，是否仅公开必要的信息，避免过度公开导致信息泄露风险；审查公开范围是否与公开目的相匹配，是否会对公司/组织、相关个人或国家利益造成不利影响。4.档案公开方式和时间审查：公开方式审查：评估档案公开所采用的方式是否安全、可靠，是否能够有效保护信息安全；对于不同类型的档案，应根据其敏感程度和公开需求，选择合适的公开方式，如网站发布、新闻媒体报道、内部通报等；审查公开方式是否符合法律法规和行业标准要求，是否存在信息传播失控风险。公开时间审查：确定档案公开的时间是否恰当，是否会因过早或过晚公开而影响公司/组织的正常运营、业务开展或信息价值实现；考虑公开时间与相关业务活动进度、政策法规变化等因素的关联性，确保公开时间选择合理，有利于信息的有效传播和利用。四、档案公开保密审查的流程（一）申请与受理1.业务部门提出申请：业务部门在需要公开档案时，应填写《档案公开申请表》，详细说明档案公开的目的、范围、方式、时间等信息，并对档案内容进行简要介绍；申请表需经部门负责人签字确认后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门受理申请：档案管理部门收到《档案公开申请表》后，对申请材料进行形式审查；检查申请表填写是否完整、准确，申请事项是否符合档案公开保密审查制度要求；如申请材料不齐全或不符合要求，应及时通知业务部门补充完善；如申请事项不属于档案公开保密审查范围或不符合相关规定，应向业务部门说明理由，不予受理。（二）初步审查1.档案管理部门进行初步审查：档案管理部门依据档案管理规定和保密审查标准，对拟公开档案进行初步审查；检查档案是否完整、准确，是否存在明显的保密风险；对于涉及敏感信息或存在疑问的档案，及时与业务部门沟通核实，要求业务部门提供相关说明或补充材料。2.形成初步审查意见：档案管理部门根据初步审查结果，形成初步审查意见；如档案符合公开要求，建议进入联合审查环节；如档案存在问题或不符合公开条件，应向业务部门反馈审查意见，说明理由，并要求业务部门对档案进行调整完善或重新评估公开必要性。（三）联合审查1.组织联合审查：对于涉及重要业务、敏感信息或可能对公司/组织产生重大影响的档案公开事项，档案管理部门应组织业务部门、保密管理部门等相关部门进行联合审查；联合审查小组由各部门指定的审查人员组成，明确审查小组组长和成员职责分工。2.开展联合审查工作：联合审查小组按照保密审查标准和流程，对拟公开档案进行全面审查；各部门审查人员根据自身职责，从不同角度对档案内容进行分析判断，提出审查意见；审查过程中，充分沟通交流，对存在的问题进行深入讨论，形成一致的审查结论。3.出具联合审查报告：联合审查结束后，审查小组应出具联合审查报告；报告内容包括档案基本信息、审查过程、审查意见及结论等；联合审查报告需经审查小组全体成员签字确认，并加盖各部门公章；如联合审查存在意见分歧，应在报告中详细说明各方观点及理由，供公司/组织领导决策参考。（四）审批与决定1.公司/组织领导审批：联合审查报告提交至公司/组织领导后，公司/组织领导根据报告内容和公司/组织利益、法律法规要求等因素，对档案公开事项进行最终审批；审批通过的，明确公开范围、方式、时间等具体要求；审批不通过的，应说明理由，要求相关部门对档案公开事项进行重新审查或调整完善。2.做出公开决定：根据公司/组织领导的审批意见，档案管理部门负责做出档案公开决定；如批准公开，应及时通知业务部门按照规定的公开范围、方式和时间进行公开，并做好公开后的跟踪管理工作；如不批准公开，应向业务部门说明原因，要求业务部门妥善保管档案，不得擅自公开。（五）公开与备案1.实施档案公开：业务部门按照档案公开决定，组织实施档案公开工作；在公开过程中，严格遵守保密审查制度要求，采取必要的保密措施，确保公开信息安全；如采用网站发布方式公开档案，应确保网站安全防护措施到位，防止信息被非法获取或篡改；如通过新闻媒体报道公开档案，应与媒体签订保密协议，明确媒体的保密责任和义务。2.进行公开备案：档案公开后，档案管理部门负责对公开事项进行备案；备案内容包括档案名称、公开时间、公开范围、公开方式等信息；备案资料应妥善保存，以备后续查询和监督检查；同时，定期对公开备案情况进行汇总分析，总结档案公开工作经验教训，不断完善档案公开保密审查制度。五、档案公开保密审查的监督与检查（一）内部监督1.定期检查：公司/组织内部应定期对档案公开保密审查工作进行检查，检查周期可根据实际情况确定，一般为每季度或半年进行一次全面检查；检查内容包括审查制度执行情况、审查流程合规性、审查记录完整性、审查结果准确性等；通过查阅档案、审查记录、询问相关人员等方式，全面了解档案公开保密审查工作开展情况。2.专项检查：针对特定时期、特定领域或重大档案公开事项，开展专项检查工作；专项检查应重点关注档案公开过程中的保密措施落实情况、信息安全风险防控情况等；及时发现和解决专项工作中存在的问题，确保档案公开工作安全、有序进行。3.自查自纠：各部门应定期开展档案公开保密审查工作自查自纠活动，主动查找工作中存在的问题和不足；对自查发现的问题，应及时制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改；自查自纠情况应形成书面报告，报送档案管理部门和公司/组织领导。（二）外部监督1.接受上级主管部门监督：积极接受上级主管部门对公司/组织档案公开保密审查工作的监督检查；认真配合上级主管部门的工作要求，及时提供相关资料和信息；对上级主管部门提出的意见和建议，应高度重视，认真整改落实，并将整改情况及时反馈上级主管部门。2.接受社会监督：对于涉及公众利益的档案公开事项，应主动接受社会监督；通过设立举报渠道、公开监督电话等方式，广泛收集社会各界对档案公开工作的意见和建议；对社会公众反映的问题，应及时进行调查核实，依法依规处理，并将处理结果向社会公开，回应公众关切。（三）责任追究1.建立责任追究制度：对于在档案公开保密审查工作中违反法律法规、公司/组织制度规定，导致信息泄露或造成不良影响的单位和个人，应依法依规追究其责任；责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、撤