档案管理领导巡查制度

PAGE档案管理领导巡查制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，规范档案管理领导巡查行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案管理领导巡查工作。（三）巡查原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保巡查工作合法合规。2.全面覆盖原则：对公司各部门及所属单位的档案管理工作进行全面巡查，不留死角。3.问题导向原则：以发现问题、解决问题为出发点，注重巡查实效。4.持续改进原则：根据巡查结果，不断完善档案管理工作机制和流程，持续提升档案管理水平。二、巡查组织与职责（一）巡查小组构成成立档案管理领导巡查小组，由公司分管档案工作的领导担任组长，成员包括公司办公室、审计部门、纪检部门等相关人员。（二）巡查小组职责1.制定巡查计划：根据公司档案管理工作实际情况，制定年度巡查计划，明确巡查的范围、内容、方式和时间安排。2.组织实施巡查：按照巡查计划，对各部门及所属单位的档案管理工作进行实地巡查，查阅相关档案资料，听取工作汇报，开展问卷调查等。3.发现问题并提出整改意见：认真记录巡查中发现的问题，分析问题产生的原因，提出针对性的整改意见和建议。4.跟踪整改落实情况：对整改意见的落实情况进行跟踪检查，确保问题得到有效解决。5.撰写巡查报告：巡查结束后，及时撰写巡查报告，总结档案管理工作的成绩和经验，指出存在的问题和不足，提出改进措施和建议。（三）被巡查部门及单位职责1.配合巡查工作：积极配合巡查小组开展工作，提供必要的档案资料和工作情况介绍。2.落实整改意见：针对巡查中发现的问题，制定切实可行的整改方案，认真组织整改，按时报送整改情况报告。三、巡查内容（一）档案管理制度建设1.档案管理制度是否健全，是否涵盖档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。2.档案管理制度是否符合国家法律法规和行业标准要求，是否与公司实际情况相适应。3.档案管理制度是否得到有效执行，是否有相应的监督检查机制。（二）档案管理机构与人员1.档案管理机构是否健全，人员配备是否合理，是否满足档案管理工作需要。2.档案管理人员是否具备专业知识和技能，是否经过相关培训。3.档案管理人员的岗位职责是否明确，工作是否落实到位。（三）档案收集与整理1.档案收集是否齐全、完整，是否及时归档。2.档案整理是否规范，分类是否合理，编号是否准确。3.档案的装订、编目、装盒等是否符合要求。（四）档案保管1.档案保管场所是否安全、整洁，是否具备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.档案存储方式是否科学合理，是否便于查找和利用。3.档案的定期盘点和清查工作是否落实，账实是否相符。（五）档案利用1.档案利用制度是否完善，利用手续是否齐全。2.档案查阅、借阅登记是否规范，利用效果是否良好。3.是否积极开展档案编研工作，为公司各项工作提供有效支持。（六）档案信息化建设1.档案信息化管理系统是否健全，功能是否满足档案管理工作需要。2.档案数据录入是否准确、及时，是否与纸质档案同步更新。3.档案信息安全管理措施是否到位，是否有数据备份和恢复机制。四、巡查方式（一）定期巡查每年至少组织一次全面的档案管理领导巡查，对各部门及所属单位进行集中检查。（二）不定期抽查根据工作需要，不定期对部分部门或单位的档案管理工作进行抽查，及时发现和解决问题。（三）专项巡查针对档案管理工作中的重点、难点问题或突出事件，开展专项巡查，深入分析原因，提出解决方案。（四）问卷调查通过发放问卷调查表的方式，广泛征求公司员工对档案管理工作的意见和建议，了解档案利用情况和满意度。五、巡查程序（一）巡查准备1.巡查小组根据巡查计划，明确巡查目的、范围、内容和要求，制定巡查工作方案。2.收集与巡查相关的法律法规、行业标准、公司档案管理制度等资料，为巡查工作提供依据。3.通知被巡查部门及单位，要求其提前做好准备工作，包括整理档案资料、撰写工作汇报等。（二）现场巡查1.巡查小组到达被巡查部门及单位后，听取工作汇报，了解档案管理工作的基本情况。2.按照巡查内容，对档案管理工作进行实地检查，查阅档案资料，查看档案保管场所和设施设备，询问档案管理人员相关问题。3.做好巡查记录，包括巡查时间、地点、内容、发现的问题等，必要时可拍照、录像或复印相关资料。（三）问题反馈1.巡查结束后，巡查小组及时组织召开反馈会，向被巡查部门及单位反馈巡查中发现的问题，并提出整改意见和建议。2.被巡查部门及单位对反馈的问题进行确认，并表示将积极整改。（四）整改落实1.被巡查部门及单位根据整改意见，制定详细的整改方案，明确整改措施、责任人和整改期限。2.整改方案经巡查小组审核通过后，认真组织实施，确保问题得到有效解决。3.整改过程中，被巡查部门及单位要及时向巡查小组报送整改情况报告，直至问题整改完毕。（五）巡查总结1.巡查小组对巡查工作进行全面总结，撰写巡查报告，内容包括巡查基本情况、工作成绩、存在问题、整改情况及下一步工作建议等。2.将巡查报告报送公司领导审批后，印发各部门及所属单位，作为加强档案管理工作的重要参考依据。六、整改与跟踪（一）整改要求1.被巡查部门及单位要高度重视巡查中发现的问题，认真分析原因，制定切实可行的整改措施，确保整改工作取得实效。2.整改措施要明确责任部门、责任人、整改期限和整改目标，做到任务到人、责任到人。3.整改过程中要注重举一反三，建立长效机制，防止类似问题再次发生。（二）跟踪检查1.巡查小组对整改情况进行跟踪检查，定期了解整改工作进展情况。2.跟踪检查可采取实地查看、查阅整改资料、听取整改汇报等方式进行。3.对整改不力或拒不整改的部门及单位，要进行严肃批评，并责令限期整改到位。（三）结果运用1.将档案管理领导巡查结果纳入公司绩效考核体系，与部门及个