企业档案资料统计制度

PAGE企业档案资料统计制度一、总则（一）目的为加强企业档案资料管理，规范档案资料统计工作，确保档案资料统计数据的准确性、完整性和及时性，为企业决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各部门及所属单位的档案资料统计工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料统计数据应如实反映档案资料的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则：统计数据应准确无误，计算方法正确，计量单位统一。3.及时性原则：按照规定的时间和要求及时报送统计资料，不得延误。4.保密性原则：统计人员应严格遵守保密制度，不得泄露统计资料涉及的商业秘密和敏感信息。二、统计机构与人员（一）统计机构设置企业设立档案资料统计工作领导小组，由企业分管档案工作的领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设办公室，设在档案管理部门，负责日常统计工作的组织协调。（二）统计人员职责1.负责制定档案资料统计工作计划和统计报表制度。2.收集、整理、汇总档案资料统计数据，进行统计分析，撰写统计报告。3.建立健全档案资料统计台账，妥善保管统计资料档案。4.组织开展档案资料统计工作培训，指导各部门统计人员做好统计工作。5.及时向档案资料统计工作领导小组和上级主管部门报送统计资料，提供统计咨询服务。三、统计内容与方法（一）档案资料数量统计1.按照档案类别（如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等）分别统计各类档案的数量，包括档案的卷数、件数、页数等。2.定期对新增档案进行统计，记录档案的形成时间、来源、保管期限等信息。（二）档案资料利用情况统计1.统计档案资料的查阅人次、查阅卷（件）数，分析档案资料的利用频率和利用方向。2.对档案资料的复制、借阅等情况进行统计，记录复制份数、借阅期限等信息。（三）统计方法1.采用定期统计与不定期统计相结合的方式。定期统计每月、每季度、每年进行一次，不定期统计根据实际工作需要适时开展。2.统计人员应深入档案库房，对档案资料进行实地盘点和清查，确保统计数据的准确性。3.利用档案管理信息系统，对档案资料的录入、查询、利用等数据进行自动统计和分析，提高统计工作效率。四、统计报表与报送（一）统计报表种类1.档案资料数量统计表：反映各类档案资料的数量及变化情况。2.档案资料利用情况统计表：统计档案资料的查阅、复制、借阅等利用情况。3.档案资料统计分析表：对档案资料统计数据进行综合分析，提出存在的问题和改进建议。（二）报表格式与内容统计报表应按照统一的格式设计，内容包括报表名称、报表编号、统计时间、填报单位、统计指标、数据来源、审核人、填报人等。（三）报送要求1.各部门应指定专人负责统计报表的填报工作，按照规定的时间和格式报送档案管理部门。2.档案管理部门收到各部门报送的统计报表后，应及时进行审核、汇总，确保数据的准确性和完整性。3.审核无误后的统计报表，由档案管理部门负责人签字后，报送企业档案资料统计工作领导小组和上级主管部门。五、统计数据分析与应用（一）数据分析1.统计人员应对档案资料统计数据进行深入分析，运用统计方法和工具，揭示档案资料管理工作中的规律和问题。2.分析内容包括档案资料数量的增减变化趋势、利用情况的分布特点、档案资料质量状况等。3.通过数据分析，发现档案资料管理工作中的薄弱环节，为制定改进措施提供依据。（二）结果应用1.根据统计分析结果，制定档案资料管理工作计划和目标，合理调整档案资源配置。2.针对档案资料利用中存在的问题，优化档案服务流程，提高档案利用效率。3.将统计分析结果作为评价档案资料管理工作绩效的重要依据，对工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的部门进行督促整改。六、统计资料管理（一）档案建立1.统计人员应建立健全档案资料统计台账，详细记录统计工作的原始数据、统计报表、统计分析报告等资料。2.统计台账应按照时间顺序进行编号，妥善保管，便于查阅和核对。（二）保管期限统计资料档案的保管期限按照国家有关规定执行。一般统计报表和分析报告保管期限为[X]年，重要统计资料应长期保存。（三）查阅与借阅1.本企业内部人员查阅统计资料档案，应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.外单位人员查阅统计资料档案，需持单位介绍信，经企业分管档案工作的领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.查阅统计资料档案应在指定地点进行，不得擅自摘抄、复制、拍照等。如需摘抄、复制、拍照，应经档案管理部门负责人同意，并办理相关手续。4.统计资料档案一般不得外借，如有特殊情况需要外借，应经企业分管档案工作的领导批准，并限期归还。七、监督与考核（一）监督检查1.企业档案资料统计工作领导小组定期对各部门的统计工作进行监督检查，确保统计制度的贯彻执行。2.监督检查内容包括统计报表的报送情况、统计数据的准确性、统计资料的管理等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案资料统计工作考核评价机制，对各部门的统计工作进行量化考核。2.考核评价指标包括统计报表报送的及时性、准确性、完整性，统计分析报告的质量，统计资料管理的规范性等。3.根据考核评价结果