机关事业档案上墙制度

PAGE机关事业档案上墙制度一、总则（一）目的为加强机关事业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，特制定本档案上墙制度。（二）适用范围本制度适用于本机关事业各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关事业档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映机关事业各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理机关事业各方面的档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为机关事业各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本机关事业档案管理制度和工作规范。2.负责组织、指导、监督和检查本机关事业各部门的档案工作，对档案管理工作进行考核评估。3.集中统一管理本机关事业的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等，确保档案的安全和完整。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系，提高档案查询效率。5.按照规定的期限和要求，对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。7.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。8.负责档案的对外查阅、借阅、利用等服务工作，严格按照规定办理相关手续，确保档案的合理利用。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门形成的文件材料进行分类、编号、装订，编制档案目录，建立档案检索工具。3.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门的档案，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.积极配合档案管理部门的工作，按时完成档案管理部门交办的各项任务，如档案整理、清查、统计等。5.协助档案管理部门做好档案的利用工作，为查阅档案的人员提供必要的帮助和服务。（三）档案管理人员岗位要求1.政治素质高，具备较强的责任心和保密意识，热爱档案管理工作。2.熟悉档案管理业务：掌握档案管理的基本理论、方法和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准。3.具备一定的计算机操作技能，能够熟练使用档案管理软件进行档案信息的录入、查询、统计等工作。4.具有良好的沟通协调能力和团队合作精神，能够与各部门工作人员有效沟通，共同做好档案管理工作。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案：包括机关事业在行政管理、业务工作等活动中形成的各种文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议等。2.科技档案：涉及机关事业科研项目、工程建设、设备仪器等方面的技术文件、图纸、图表、数据、报告等。3.人事档案：干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称评审、培训等材料。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算、决算等文件。5.声像档案：机关事业在重大活动、会议、调研等过程中形成的照片、录音、录像等资料。6.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等，包括办公自动化系统生成的电子文件、业务系统产生的数据文件等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，按照档案管理要求进行整理，及时移交本部门档案管理人员。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案材料，应在活动结束后及时收集、整理，确保档案的时效性。4.电子档案应按照相关规定进行收集，确保电子文件的格式规范、内容完整，并与纸质档案同步归档。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，确保档案整理工作的标准化。3.便于计算机管理和检索，提高档案管理的信息化水平。（四）档案整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制档案目录，装订成册。2.科技档案：根据项目、专业等进行分类，建立项目档案卷内目录和总目录，对图纸等特殊载体档案进行单独整理和编号。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行分类整理，建立档案目录和索引，确保档案信息的准确和完整。4.财务档案：按照会计年度、类别进行分类整理，装订成册，编制档案目录。5.声像档案：按照内容、时间等进行分类，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物等信息，进行数字化存储。6.电子档案：按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案保管(一)档案保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，保证库房环境符合档案保管要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放于不同地点，确保数据的安全性和可靠性。3.声像档案应按照类别和编号顺序进行存放，同时建立相应的检索目录，方便查找和利用。4.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等，确保档案的安全。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案、人事档案、财务档案等应根据相关规定确定保管期限。3.声像档案、电子档案的保管期限应与对应的纸质档案一致。（四）档案定期清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.建立档案清查记录，详细记录清查时间、范围标准、发现的问题及处理情况等，并存档备查。五、档案利用（一）档案查阅1.本机关事业工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽取原件等，如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）档案借阅1.外单位人员因特殊原因需要借阅本机关事业档案的，应提前向档案管理部门提交书面申请，注明借阅目的、内容、范围、期限等，经本机关事业分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅登记表》，明确借阅档案的名称、数量、期限等信息，并按照规定缴纳押金。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，确保档案的安全和保密。（三）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保存价值、历史意义、现实利用需求等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见应明确档案的存毁情况，对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经档案鉴定小组组长审核签字后，报本机关事业分管领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档备查。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为机关事业各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）档案数字化1.数字化范围对具有保存价值的纸质档案、声像档案等进行数字化处理，确保档案信息的长期保存和有效利用。2.数字化标准按照国家相关标准和规范，对档案进行数字化扫描、图像处理、数据挂接等操作，保证数字化档案的质量和准确性。3.数字化流程包括档案整理、扫描、图像处理、数据录入、数据挂接、存储等环节，确保数字化档案与纸质档案内容一致，便于查询和利用。（三）档案信息化