档案管理纳入考核制度

PAGE档案管理纳入考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度，并将档案管理纳入考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司决策、生产经营、科研等工作提供及时、有效的支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对公司档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求及时移交归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，协助档案管理部门做好档案的收集、整理和移交等工作。3.严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。（三）员工职责1.妥善保管个人在工作中形成的各类文件材料，按照规定及时移交归档。2.积极配合档案管理部门的工作，提供必要的档案信息和资料。3.遵守档案管理的各项规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等六大类。1.文书档案：包括公司在各项工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括公司科研项目、产品开发、工程建设等方面形成的技术文件、图纸、资料等。3.会计档案：包括公司财务会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案：包括员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等材料。5.声像档案：包括公司在各类活动中形成的照片、录音、录像等资料。6.实物档案：包括公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式，如“2023永久001”。2.科技档案编号：按照项目编号类别流水号的格式编制，如“KJ202301设计图纸001”。3.会计档案编号：根据会计年度类别流水号进行编号，如“2023会计凭证001”。4.人事档案编号：采用员工工号类别流水号的形式，如“001履历001”。5.声像档案编号：按照年度主题流水号的规则编号，如“2023公司年会001”。6.实物档案编号：根据获得时间类别流水号进行编号，如“2023荣誉证书001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、信函等。3.公司员工在业务活动中形成的重要文件和资料。4.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。5.其他与公司工作相关的有保存意义的材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，然后按照保管期限分别装订成册，并编制卷内目录和备考表。2.科技档案整理：根据项目的性质和特点，按照专业分类，对图纸、资料等进行编号、编目和装订，建立档案卷册。3.会计档案整理：按照会计凭证、账簿、报表等的类别，分别进行整理、装订和编号，编制会计档案目录。4.人事档案整理：按照档案材料的类别和时间顺序，进行分类、排序和装订，建立员工人事档案卷宗。5.声像档案整理：对照片、录音、录像等资料进行分类、编号，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。6.实物档案整理：对实物进行登记，注明名称、来源、获得时间等信息，并妥善保管。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案：在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。2.科技档案：项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案：在会计年度终了后，由财务部门按照规定整理归档，保管一年后移交档案管理部门。4.人事档案：员工离职后一个月内，将其人事档案整理归档。5.声像档案：活动结束后一个月内完成归档。6.实物档案：在获得实物后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.将审核合格的档案移交档案管理部门，档案管理部门进行再次审核和登记。3.档案管理部门按照档案分类和编号规则，对归档档案进行分类存放，并建立档案台账。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份数据应异地存放。5.档案管理人员应严格遵守档案保管的各项规定，不得擅自出借、销毁档案。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用必须符合国家有关法律法规和公司的规定。2.按需提供原则：根据利用者的需求，提供必要的档案信息和资料。3.确保安全原则：在档案利用过程中，要确保档案的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人事务需要查阅与其本人相关的档案。3.外部单位因工作需要查阅公司档案，须经公司相关领导批准。（三）借阅程序1.利用者填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等信息。2.部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅档案的编号、名称、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅者凭借阅登记表领取档案，并在规定时间内归还。（四）利用要求1.借阅者应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人。2.在档案利用过程中，如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.档案利用完毕后，借阅者应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现问题，及时处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行全面审查。2.价值评估原则：根据档案的历史价值、现实价值和保存价值，评估档案是否需要继续保存。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，对档案进行集体鉴定，确保鉴定结果的客观、公正。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值差异。3.效益评估法：评估档案对公司工作的实际效益，确定其是否需要保存。（四）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，报公司领导审批。2.经批准后，档案管理部门负责组织档案销毁工作，销毁过程应进行登记，注明销毁档案的名称、数量、销毁时间等信息。3.档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如焚烧、粉碎等。4.销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁清单归档保存。八、档案管理考核制度（一）考核目的为加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案管理工作的规范化、制度化，特制定本考核制度。（二）考核对象公司各部门及兼职档案员。（三）考核内容1.档案管理制度执行情况：包括档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定销毁等环节的制度执行情况。2.档案管理工作质量：档案的完整性、准确性、系统性，档案整理的规范程度，档案利用的效果等。3.档案管理设施建设：档案库房的环境条件、保管设备的配备情况等。4.档案信息化建设：档案管理系统的应用情况，电子档案的管理情况等。（四）考核方式1.定期考核：每年进行一次全面考核，考核时间为[具体考核时间]。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对各部门的档案管理工作进行抽查。（五）考核评分标准1.档案管理制度执行情况（40分）严格执行档案管理制度，各项工作流程规范，得3040分。基本执行档案管理制度，存在个别问题，得2029分。档案管理制度执行不力，存在较多问题，得019分。2.档案管理工作质量（30分）档案完整、准确、系统，整理规范，利用效果好，得2030分。档案基本完整、准确，整理较规范，利用效果一般，得1019分。档案存在较多问题，整理不规范，利用效果差，得09分。3.档案管理设施建设（15分）档案库房环境良好，保管设备齐全，得1015分。档案库房环境基本达标，保管设备基本齐全，得59分。档案库房环境较差，保管设备不足，得04分。4.档案信息化建设（15分）档案管理系统应用良好，电子档案管理规范，得1015分。档案管理系统应用一般，电子档案管理基本规范，得59分。