幼儿园档案信息理制度

PAGE幼儿园档案信息理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案信息管理，确保档案信息的完整性、准确性、安全性和可利用性，为幼儿园的教育教学、管理决策、历史研究等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门、各班级及全体教职工在工作中形成的各类档案信息的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园档案信息实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责，确保档案信息的完整性和系统性。2.真实准确原则档案信息应真实反映幼儿园的工作实际，数据准确、内容完整，严禁虚假和不实信息进入档案。3.安全保密原则加强档案信息的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案信息的泄露、损坏和丢失。4.方便利用原则档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案信息的利用效率，满足幼儿园各项工作的需要。二、档案信息管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以园长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹规划、指导和监督幼儿园档案信息管理工作。其主要职责包括：1.制定和修订档案信息管理规章制度；2.审批档案管理工作计划和总结；3.协调解决档案管理工作中的重大问题；4.对档案管理工作进行考核和评价。（二）档案管理部门设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案信息管理工作。档案管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，以及幼儿园档案信息管理规章制度；2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作；3.建立健全档案信息管理系统，实现档案信息的数字化管理；4.开展档案信息的开发利用工作，为幼儿园各项工作提供服务；5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平；6.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的联系与沟通。（三）各部门及班级职责1.各部门负责本部门工作中形成的各类档案资料的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.各班级负责班级日常工作中形成的各类档案资料的收集、整理和保管工作，如幼儿学籍档案、班级活动记录等，并定期向档案管理部门移交。三、档案信息的分类与编号（一）档案信息分类幼儿园档案信息分为以下几大类：1.行政管理类包括幼儿园章程、发展规划、工作计划与总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案、安全档案等。2.教育教学类包括教学计划、教案、教材、教学研究资料、教师业务档案、幼儿学籍档案、教育教学成果等。3.后勤管理类包括物资采购档案、设施设备档案、维修档案、食品卫生档案、环境卫生档案等。4.家园共育类包括家长委员会记录、家长学校资料、家园联系手册、家长意见反馈等。5.其他类包括幼儿园荣誉档案、照片档案、音像档案等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年度类别流水号”的格式，例如：2023XM001，表示2023年度行政管理类第1份档案。四、档案信息的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的各类文件、通知、指示等；2.幼儿园在行政管理、教育教学、后勤管理等工作中形成的各种文件、资料、记录、报表等；3.教职工个人在工作中形成的具有保存价值的材料，如教案、论文、荣誉证书等；4.幼儿在园期间形成的各类档案资料，如入园登记表、体检表、学习成绩等；5.幼儿园开展的各项活动形成的照片、音像资料等；6.其他与幼儿园工作相关的具有保存价值的档案信息。（二）收集要求1.各部门及班级应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门及班级工作中形成的档案资料，并确保档案资料的真实性、完整性和准确性。2.档案收集责任人应定期对收集到的档案资料进行整理，剔除重复、无用的资料，对不符合要求的资料及时进行补充和完善。3.对于重要的档案资料，应实行“一事一档”原则，确保档案资料的独立性和完整性。（三）整理方法1.分类整理按照档案信息分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理，将同一类别的档案资料集中在一起。2.编号装订对整理好的档案资料进行编号，并按照编号顺序依次装订成册。装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。3.编制目录为每册档案编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速查找和了解档案的基本信息。五、档案信息的归档与保管（一）归档要求1.各部门及班级应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理归档，并移交档案管理部门。2.档案管理部门应及时对接收的档案资料进行审核，对不符合归档要求的档案资料，应退回原部门或班级进行补充和完善。3.归档的档案资料应填写《档案归档登记表》，详细记录档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案主要包括幼儿园章程、发展规划、重要会议记录、规章制度、人事档案、财务档案、安全档案等。2.长期保管的档案一般保管期限为10年至50年，主要包括教育教学档案、后勤管理档案、家园共育档案等。3.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性的文件、资料、记录等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应坚固、防火、防潮、防虫，并定期进行检查和维护。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份应采用异地存储的方式，确保数据的安全性。同时，应建立电子档案的管理制度，对电子档案的存储、传输、使用等进行规范管理。3.照片和音像档案应分类整理，存放在相册或光盘中，并注明拍摄时间、地点、内容等信息。同时，应建立照片和音像档案的检索目录，便于查找和利用。六、档案信息的查阅与借阅（一）查阅权限1.幼儿园教职工因工作需要查阅档案信息的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅幼儿园档案信息的，应持单位介绍信，经园长批准后，方可查阅。查阅内容仅限于与该单位相关的档案信息，并应在档案管理部门指定的地点查阅，不得擅自摘抄、复制或带出档案管理部门。（二）借阅规定1.幼儿园教职工因工作需要借阅档案信息的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。2.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并检查档案的完整性和完好性。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。3.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的归还情况，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）查阅和借阅记录档案管理部门应建立档案查阅和借阅记录台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容、期限等信息，以便对档案的利用情况进行跟踪和管理。七、档案信息的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案信息的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容检查档案是否反映幼儿园的主要工作，是否具有历史研究价值和现实利用价值。2.评估档案的保存价值根据档案的保管期限、重要程度、完整性等因素，评估档案的保存价值。3.征求相关部门意见征求档案形成部门及相关业务部门的意见，了解档案的利用情况和是否需要继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报园长批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁时，应确保档案信息无法恢复，防止档案信息的泄露。3.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案应在《档案销毁登记表》上注明销毁情况，并存档备查。八、档案信息管理的信息化建设（一）建立档案信息管理系统利用现代信息技术，建立幼儿园档案信息管理系统，实现档案信息的数字化管理。档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定销毁等功能，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护档案管理人员应及时将纸质档案信息录入档案信息管理系统，并定期对系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全保障加强档案信息管理系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、用户认证等措施，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。同时，应定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善档案信息管理规章制度，组织实施档案管理工作计划；2.指导和监督档案管理人员的工作，定期对档案管理工作进行检查和评估；3.协调解决档案管理工作中的重大问题，向上级领导汇报档案管理工作情况；4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作法规和幼儿园档案信息管理规章制度；2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作，确保档案信息的完整、准确和安全；3.建立健全档案信息管理系统，做好档案信息的录入、查询、借阅等