景区保安档案管理制度

PAGE景区保安档案管理制度一、总则（一）目的为了加强景区保安档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为景区保安工作的决策、管理、培训及考核提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于景区内所有保安人员的档案管理工作，包括在职保安、离职保安以及临时参与景区安保工作的人员档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映保安人员的实际情况，确保信息准确无误。2.完整性原则：全面收集保安人员在工作过程中形成的各类资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，妥善保管档案资料，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理工作的标准化、规范化。二、档案内容（一）个人基本信息1.简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：清晰完整地复印保安人员的身份证正反面。3.学历证书复印件：提供最高学历证书复印件，如有相关专业技能证书也一并附上。4.照片：近期免冠一寸照片若干张，用于档案标识及相关证件制作。（二）入职资料1.入职申请表：详细记录保安人员的入职申请信息，包括申请岗位、期望薪资、到岗时间等。2.面试评估表：面试人员对保安人员的面试表现进行评估，包括专业知识、沟通能力等等方面的评价。3.入职体检报告：确保保安人员身体健康，符合景区安保工作岗位要求，体检报告应包含各项身体指标检查结果。（三）培训记录1.入职培训资料：包括培训课程安排、培训教材、培训考核成绩等，记录保安人员入职时接受的基础培训内容。2.定期培训记录：每次定期培训的课程内容、培训时间、培训讲师、参与人员签到表以及培训考核情况等。3.专项培训记录（如应急处置培训、消防安全培训等）：针对特定技能或知识进行的专项培训记录，包括培训目的、培训内容、培训效果评估等。（四）工作记录1.值班排班表：详细记录保安人员的值班安排，包括值班日期、班次、值班地点等信息。2.巡逻记录：保安人员每日巡逻的时间、路线、发现的问题及处理情况等记录，巡逻记录应具有连续性和完整性。3.事件处理记录：对景区内发生的各类安全事件、突发事件的处理过程记录，包括事件发生时间、地点、事件描述、处理措施、处理结果等。4.奖惩记录：记录保安人员在工作期间获得的奖励和受到的处罚情况，奖励包括表彰、奖金、荣誉证书等，处罚包括警告、罚款、辞退等，应详细说明奖惩原因及依据。（五）考核资料1.月度考核表：每月对保安人员的工作表现进行考核，考核内容包括工作纪律、工作态度、工作能力、工作业绩等方面，考核结果应明确给出优秀、良好、合格、不合格等评价等级。2.年度考核表：综合全年工作表现，对保安人员进行年度考核，考核结果作为晋升、调薪、奖励等的重要依据，年度考核表应包含个人工作总结、自评、上级评价、同事评价等内容。（六）其他资料1.岗位变动记录：记录保安人员岗位调动的原因、时间、新岗位信息等。2.离职资料：包括离职申请表、离职面谈记录、工作交接清单等，离职资料应确保保安人员离职手续办理完整，工作交接清楚。3.其他与保安工作相关的重要资料：如保安人员获得的特殊荣誉证书、参加的重要安保活动记录等。三、档案收集与整理（一）收集职责1.人力资源部门：负责收集保安人员的个人基本信息、入职资料、离职资料等。2.培训部门：负责收集保安人员的培训记录，包括入职培训、定期培训、专项培训等相关资料。3.安保部门：负责收集保安人员的工作记录、考核资料以及其他与保安工作相关的重要资料，如巡逻记录、事件处理记录、奖惩记录等。（二）收集时间1.新入职保安：在入职手续办理完毕后的[X]个工作日内，由相关部门将收集到的档案资料移交至档案管理部门。2.在职保安：各类档案资料应在形成后的[X]个工作日内及时收集并移交至档案管理部门，确保档案资料的及时性和完整性。3.离职保安：在离职手续办理完毕后的[X]个工作日内，将离职相关档案资料移交至档案管理部门。（三）整理要求1.分类整理：按照档案内容的类别，将个人基本信息、入职资料、培训记录、工作记录、考核资料、其他资料等进行分类整理，确保同一类别的资料集中存放。2.编号标识：为每份档案建立唯一的编号，编号应遵循一定的编码规则，便于查询和管理。同时，在档案封面及相关页面标注清晰的编号标识。3.资料排序：各类档案资料应按照时间顺序或重要程度进行排序，确保资料排列有序，便于查阅。4.装订成册：对于纸张较多的档案资料，应进行装订成册，装订应牢固整齐，避免资料散落或丢失。四、档案保管（一）保管场所1.专用档案室：设立专门的景区保安档案档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案资料的安全保管。2.档案柜：配备足够数量的档案柜用于存放档案，档案柜应分类标识，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：对于涉及保安人员重大违规违纪事件、重要工作成果、具有长期参考价值的档案资料，实行永久保管。2.定期保管：其他档案资料根据其重要程度和使用频率，确定保管期限，一般分为[X]年、[X]年、[X]年等不同期限。保管期限届满后，经档案管理部门负责人审核，确无继续保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。（三）保管措施1.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存放状况等，发现问题及时处理。2.温湿度控制：档案室应配备温湿度调节设备，将温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间，确保档案资料不受温湿度影响。3.防虫防霉：在档案室内放置防虫防霉药品，定期对档案进行检查，防止档案被虫蛀、霉变。4.防火防盗：档案室应安装防火防盗报警设备，配备必要的灭火器材，确保档案资料的安全。同时，严格限制无关人员进入档案室，档案管理人员离开档案室时应关闭门窗、电源等。五、档案利用（一）利用范围1.内部使用：景区内部的人力资源部门、安保部门、培训部门等在进行人员招聘选拔、岗位调配、培训计划制定、绩效考核、工作评估等工作时，可以查阅保安档案资料。2.外部使用：因工作需要，经景区相关领导批准，公安部门、上级主管单位等外部单位可以查阅保安档案资料，但必须严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。（二）利用流程1.申请：内部使用部门或外部单位如需查阅保安档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.审批：档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，对申请进行审核，审核通过后报档案管理部门负责人审批。3.查阅：经审批同意后，档案管理人员按照申请表要求提供档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、损坏档案资料。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案资料完整无损。（三）复制与借阅1.复制：因工作需要确需复制档案资料的，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并在复印件上加盖档案管理部门印章。2.借阅：一般情况下，不允许借阅保安档案资料。如因特殊原因确需借阅的，应填写《档案借阅申请表》，经景区相关领导批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，按时归还。六、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.档案录入：将纸质档案资料进行数字化处理，录入电子档案系统，建立电子档案数据库，实现档案资料的信息化管理。2.数据维护：定期对电子档案系统中的数据进行维护，确保数据的准确性、完整性和安全性。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失。（二）系统功能1.档案查询：通过电子档案系统，授权人员可以方便快捷地查询保安档案资料，提高档案利用效率。2.权限管理：设置不同的用户权限，根据人员职责和工作需要，限制对档案资料的访问范围，确保档案信息安全。3.统计分析：利用电子档案系统的统计分析功能，对保安档案资料进行数据分析，为景区保安工作的决策提供数据支持。七、档案销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：对于已到保管期限且确无继续保存价值的档案资料，经档案管理部门负责人审核后，可以进行销毁。2.档案损坏：对于因自然灾害、人为因素等造成严重损坏，无法修复且无保存价值的档案资料，应及时进行销毁。3.其他原因：因工作调整、政策变化等原因，需要销毁的档案资料，按照规定程序进行销毁。（二）销毁程序1.编制清单：档案管理部门对拟销毁的档案资料进行清理核对，编制《档案销毁清单》，详细记录档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报景区相关领导审批。3.销毁实施：审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行现