建设工程档案借阅制度

PAGE建设工程档案借阅制度一、总则（一）目的为加强建设工程档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在工程建设、管理及维护中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及建设工程档案借阅的所有部门和人员，以及因工作需要借阅本公司/组织建设工程档案的外部单位和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案借阅活动合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障档案在借阅过程中的安全，防止档案信息泄露、损毁、丢失等情况发生。3.服务利用原则：在确保档案安全的前提下，积极为档案利用者提供便利，提高档案的利用效率，服务于公司/组织的建设工程相关工作。二、档案借阅范围（一）建设工程前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等相关文件资料。（二）工程勘察、设计文件如地质勘察报告、初步设计图纸、施工图设计文件等。（三）工程招投标文件招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。（四）工程合同文件建设工程施工合同、监理合同、材料设备采购合同等各类合同文本。（五）工程施工过程文件施工组织设计、施工方案、技术交底记录、工程变更通知、施工日志、质量检验报告、隐蔽工程验收记录、试验检测报告等。（六）工程监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。（七）工程竣工验收文件竣工验收报告、工程质量保修书、竣工结算报告等相关资料。三、借阅申请与审批（一）内部人员借阅1.填写申请表：本公司/组织内部人员如需借阅建设工程档案，应填写《建设工程档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.部门负责人审批：申请表经所在部门负责人审核签字，确认借阅目的合理、借阅人员具备相应资格和能力，且不会对档案造成不良影响后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门审批：档案管理部门收到申请表后，对申请进行进一步审核。审核内容包括档案的可用性、借阅期限的合理性、借阅人员的权限等。如审核通过，档案管理部门负责人签字批准，并安排档案借阅事宜。（二）外部单位人员借阅1.提交申请函：因工作需要借阅本公司/组织建设工程档案的外部单位人员，应向本公司/组织提交正式的借阅申请函，说明借阅单位名称、联系人、联系方式、借阅档案的具体内容和用途、借阅期限等信息，并加盖单位公章。2.业务部门审核：本公司/组织相关业务部门收到申请函后，对借阅需求进行审核。审核重点为借阅目的是否符合双方合作要求、是否涉及商业机密或敏感信息、是否可能对本公司/组织利益造成影响等。审核通过后，业务部门负责人签字确认。3.档案管理部门审批：档案管理部门依据业务部门审核意见，对申请函进行最终审批。审批通过后，通知外部单位人员办理借阅手续。（三）特殊情况借阅对于涉及重大工程问题、紧急事项或特殊需求的档案借阅申请，可由档案管理部门负责人直接与相关领导沟通协调，经领导特批后，方可办理借阅手续。四、借阅期限（一）一般规定1.内部人员借阅建设工程档案的期限一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期，但延期最长不超过[X]个工作日。2.外部单位人员借阅建设工程档案的期限一般不超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应在原借阅期限届满前至少[X]个工作日向本公司/组织提出书面申请，经业务部门和档案管理部门审核批准后方可延期，延期最长不超过[X]个工作日。（二）特殊档案借阅期限对于一些重要且不常使用的建设工程档案，如涉及公司核心技术、重大商业秘密或具有长期保存价值的档案，借阅期限应根据具体情况从严控制，一般不超过[X]个工作日，特殊情况需经公司高层领导批准。五、借阅手续办理（一）身份验证登记借阅人员在办理借阅手续时，需出示有效身份证件（内部人员为工作证，外部人员为身份证等），档案管理人员对其身份进行验证，并详细登记借阅人员姓名、单位、联系方式、借阅档案名称及编号等信息。（二）签订借阅协议（针对外部单位人员）外部单位人员借阅档案前，需与本公司/组织签订《建设工程档案借阅协议》。协议中应明确双方的权利和义务，包括借阅档案的范围、期限、保密责任、违约责任等内容。借阅人员应在协议上签字确认。（三）领取档案档案管理人员根据审批通过的申请表或申请函，按照登记信息为借阅人员提供相应的建设工程档案。档案交付时，双方应进行当面清点，确认档案数量、完整性及载体状况等无误后，办理档案交接手续。借阅人员需在档案交接清单上签字。六、档案借阅要求（一）妥善保管1.借阅人员应妥善保管所借阅的建设工程档案，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应立即向档案管理部门报告，并承担相应责任。2.借阅的档案应存放在安全、干燥、通风的地方，避免受潮、发霉、虫蛀等情况影响档案质量。不得将档案转借他人或带出规定的借阅场所（如确需带出，应另行办理相关手续）。（二）规范使用1.借阅人员只能将档案用于申请借阅时所明确的目的，不得擅自扩大使用范围。如需在借阅档案基础上进行复印、拍照、摘录等操作，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。2.复印、拍照、摘录的档案内容应与原件一致，不得断章取义或进行歪曲、篡改。复印件、照片等应注明出处，并妥善保管，不得随意传播。3.在使用档案过程中，如发现档案内容存在疑问或错误，应及时与档案管理部门沟通，不得自行处理。（三）遵守保密规定1.借阅人员应对所借阅的建设工程档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。涉及商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，更应严格遵守保密制度，防止信息泄露引发不良后果。2.未经本公司/组织书面同意，借阅人员不得将档案信息用于任何商业目的或其他非法用途。七、档案归还（一）按时归还借阅人员应在规定的借阅期限届满前，将所借阅的建设工程档案归还至档案管理部门。如因特殊原因无法按时归还，应提前办理延期手续。（二）归还检查档案管理部门在接收归还的档案时，应进行认真检查。检查内容包括档案数量是否齐全、载体是否完好无损、内容是否完整无缺、是否有涂改或损坏迹象等。如发现问题，应及时与借阅人员核实情况，并要求其限期整改或承担相应责任。（三）办理归还手续经检查无误后，档案管理人员与借阅人员办理档案归还手续，在档案交接清单上注明归还日期，并双方签字确认。八、档案续借（一）续借申请借阅人员如需续借建设工程档案，应在原借阅期限届满前至少[X]个工作日向档案管理部门提交《建设工程档案续借申请表》，详细说明续借理由和预计续借期限。（二）审核与批准档案管理部门收到续借申请表后，按照借阅申请审批流程进行审核。审核通过后，档案管理部门负责人签字批准，并通知借阅人员办理续借手续。（三）续借手续办理借阅人员按照本制度第五章“借阅手续办理”的相关规定，办理续借档案的身份验证登记、签订借阅协议（针对外部单位人员）及领取档案等手续。九、档案查阅权限与限制（一）查阅权限划分1.公司高层领导具有全面查阅建设工程档案的权限，可根据工作需要随时查阅各类档案资料。2.工程建设项目负责人、技术负责人、质量负责人等相关业务人员，可查阅与其负责工作相关的建设工程档案，包括工程前期文件、勘察设计文件、施工过程文件、监理文件、竣工验收文件等。3.档案管理部门工作人员可查阅所有建设工程档案，但仅限于履行档案管理职责所需，不得擅自对外提供或泄露档案信息。4.其他部门人员因工作需要查阅建设工程档案，应按照本制度规定的借阅申请与审批流程办理手续，经批准后在限定范围内查阅。（二）查阅限制规定1.涉及公司核心机密、商业秘密、技术秘密等重要信息的建设工程档案，未经公司高层领导批准，严禁查阅。2.对于一些正在进行中的建设工程项目档案，为避免影响工程进度或引发不必要的纠纷，在特定时间段内可能会限制部分人员查阅。具体限制范围和时间由档案管理部门根据工程实际情况确定，并提前通知相关人员。3.查阅建设工程档案时，应遵循“谁查阅、谁负责”的原则，查阅人员不得在档案上进行标记、批注等影响档案原貌的行为。如需对档案内容进行记录或摘录，应按照本制度规定的规范使用要求进行操作。十、监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期对建设工程档案的借阅情况进行检查，检查内容包括借阅手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案归还情况是否正常、档案保管及使用是否符合要求等。定期检查的周期为每[X]个月一次。（二）不定期抽查公司/组织内部审计部门或相关管理部门应不定期对建设工程档案借阅情况进行抽查，重点检查档案借阅过程中的合规性、安全性及保密性等方面。对于发现的问题，应及时责令整改，并追究相关人员责任。（三）违规处理1.对于违反本制度规定借阅建设工程档案的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。2.对于擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案的借阅人员，应责令其采取补救措施，并根据造成损失的大小，要求其承担相应的经济赔偿责任。情节严重的，依法追究其法律责任。3.对于泄露档案信息的借阅人员，无论是否造成实