院系档案管理制度

PAGE院系档案管理制度一、总则（一）目的为加强院系档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于院系各部门、各教研室、各班级以及全体教职工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：院系档案由专门的档案管理机构或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映院系各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理和保存院系在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，确保档案不遗漏。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立院系综合档案室，负责全院系档案的集中统一管理。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定院系档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用院系各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对院系各部门的档案工作进行监督、检查和指导，组织档案业务培训和宣传教育活动。4.积极开发档案信息资源，为教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.做好档案的数字化建设工作，提高档案管理的信息化水平。三、档案分类及编号（一）档案分类1.党群类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的档案。2.行政类：包括院系行政工作、行政管理、会议记录等方面的档案。3.教学类：包括教学计划、教学大纲、课程教案、学生成绩等方面的档案。4.科研类：包括科研项目申报、研究成果、学术论文等方面的档案。5.学生类：包括学生学籍管理、奖惩情况、社会实践等方面的档案。6.人事类：包括教职工招聘、考核、晋升、工资福利等方面的档案。7.财务类：包括财务预算、决算、收支凭证等方面的档案。8.设备类：包括教学设备、科研设备、办公设备等方面的档案。9.基建类：包括校园建设、房屋维修等方面的档案。10.声像类：包括照片、录音、录像等方面的档案。（二）编号按照档案分类，为每一类档案编制唯一的编号，编号应简洁明了，便于识别和管理。编号格式为：[分类代码][流水号]，其中分类代码采用两位大写字母表示，流水号采用四位阿拉伯数字表示。例如：党群类档案编号为DQ0001，行政类档案编号为XZ0001。四、档案收集与整理（一）收集范围1.凡是院系在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.各部门应定期向综合档案室移交本部门形成的档案，确保档案收集的及时、完整。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集工作的顺利进行。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得随意涂改、剪裁、损毁。3.对于重要的文件材料，应收集原件；对于无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集的档案进行分类。2.组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法进行组卷，卷内文件应排列有序，编好页码。3.编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制案卷封面，注明案卷标题、编号、保管期限等信息。4.装订：对破损的文件材料进行修复，对纸张规格不一致的文件进行折叠，然后进行装订，确保案卷整齐、牢固。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，并做好记录，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房环境整洁、通风良好。5.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材和安全设施，确保档案库房的安全。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合院系实际情况，对档案进行科学鉴定，准确划分档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由院系分管领导、档案管理机构负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成规律、利用价值等因素，对档案进行综合分析，确定其保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映院系主要职能活动和历史面貌的，对院系和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时期内对院系工作有查考利用价值的档案，应定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经院系分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案利用（一）利用范围1.为教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。2.为教职工和学生提供个人档案查阅服务。3.为社会有关单位和个人提供档案查阅服务，但应按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到综合档案室查阅档案，也可通过档案管理系统进行远程查阅。2.借阅：对于需要借出档案的利用者，应办理借阅手续，注明借阅期限和归还日期，并按时归还。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理机构负责人审批后，方可复制。复制的档案应加盖档案管理机构印章，并注明复制日期。（三）利用要求1.利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散等。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.借阅档案应按时归还，如有特殊情况需要延期，应办理续借手续。4.复制档案应按照规定的格式和要求进行，确保复制件的质量。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、种类、保管期限等。2.档案利用统计：包括档案查阅、借阅、复制的次数、人数、利用效果等。3.档案鉴定与销毁统计：包括鉴定档案的数量、保管期限、销毁档案的数量等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况、鉴定与销毁情况等进行统计。2.利用档案管理系统，对档案信息进行实时统计和分析，生成各类统计报表。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。九、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的院系档案管理信息系统，实现档案的数字化管理、远程查阅、在线利用等功能，提高档案管理的效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对院系现有档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合院系档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理内部局域网，实现档案管理机构与各部门之间的档案信息共享和传递。（三）管理要求1.加强档案信息化安全管理工