人事档案流转登记制度

PAGE人事档案流转登记制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的流转与管理，确保人事档案的安全、完整和有效利用，维护公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工人事档案的流转登记管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实、准确、完整地反映员工的实际情况。2.保密性原则：严格保护人事档案信息的安全，防止档案内容泄露。3.及时性原则：档案流转过程中各环节应及时处理，确保档案流转顺畅。4.合规性原则：人事档案的流转登记工作必须符合国家法律法规和行业标准的要求。二、人事档案的内容与分类（一）员工基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历与学位材料学历证书、学位证书、成绩单、学历认证报告等。（三）工作经历材料劳动合同、离职证明、工作业绩考核记录、培训记录等。（四）薪资福利材料工资单、奖金发放记录、社保缴纳记录、公积金缴纳记录等。（五）职业资格证书材料各类职业资格证书、技能证书等。（六）奖惩材料奖励证书、处罚决定等。（七）其他材料员工个人简历、健康体检报告、家庭情况等相关材料。三、人事档案的收集与整理（一）档案收集1.人力资源部门负责定期收集员工的各类档案材料，确保档案内容的及时更新。2.员工应按照公司要求及时提交个人相关材料，如学历提升后的证书、获得的奖励证书等。（二）档案整理1.收集到的档案材料应进行分类整理，按照上述人事档案分类标准进行归档。2.对每份档案材料进行编号，并建立电子档案索引，方便查询和管理。3.确保档案材料的完整性，对缺失的材料及时通知员工补充。四、人事档案的流转流程（一）档案借阅1.因工作需要借阅人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，交人力资源部门负责人审核。3.人力资源部门负责人审核通过后，由档案管理人员办理借阅手续，并登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息。4.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人必须妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、抽取档案材料，不得转借他人。（二）档案调动1.员工因工作调动、离职等原因需要转移人事档案的，由人力资源部门负责办理档案调动手续。2.档案管理人员根据员工调动或离职的相关文件，整理档案材料，并填写《人事档案调动登记表》。3.登记表应详细记录档案转出时间、接收单位、档案去向等信息。4.档案调动过程中，应确保档案的安全和完整，通过机要交通或专人送达等方式进行传递。5.接收单位收到档案后，应及时反馈档案接收情况，如发现档案有问题，应及时与转出单位沟通解决。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，需经所在部门负责人同意，并填写《人事档案查阅申请表》。2.申请表经人力资源部门负责人审批后，方可进行查阅。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅过程中不得擅自拍照、复印档案材料。4.查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，并检查档案是否完整无损。（四）档案销毁1.对于已过保管期限或无保存价值的人事档案，由档案管理人员提出销毁申请。2.申请应详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并附销毁清单。3.销毁申请经人力资源部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录。五、人事档案流转登记的管理与监督（一）登记管理1.建立人事档案流转登记台账，详细记录档案借阅、调动、查阅、销毁等流转信息。2.台账应定期进行核对和更新，确保登记信息的准确性和完整性。3.档案管理人员应妥善保管登记台账及相关凭证，以备查阅。（二）监督检查1.人力资源部门定期对人事档案流转登记工作进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门不定期对人事档案流转登记情况进行审计监督，确保档案管理工作符合规定要求。3.对于违反人事档案流转登记制度的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。六、保密与安全措施（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露人事档案内容。2.对涉及员工个人隐私的档案信息，应采取加密存储、限制访问等措施进行保护。3.在档案流转过程中，传递档案的载体应进行密封包装，并注明保密标识。（二）安全措施1.人事档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。2.定期对档案存放环境进行检查和维护，确保档案安全。3.档案管理人员应掌握基本的档案安全知识和技能，如火灾应急处理、防盗报警等。七、培训与宣传（一）培训1.人力资源部门定期组织档案管理人员参加档案管理业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.对涉及人事档案流转登记工作的相关人员进行培训，使其熟悉档案流转流程和登记制度。（二）宣传1.通过公司内部宣传栏、邮件等方式宣传人事档案流转登记制度，提高员工对档案管理工作的认识。2.向员工宣传档案管理的重要性，引导员工积极配合档案管理