档案管理制度制度发文

PAGE档案管理制度制度发文[公司/组织名称]档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的集中管理工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。5.按照规定向有关部门和单位提供档案利用服务。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。（二）各部门档案管理人员各部门设立兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门做好相关档案管理工作。其职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门开展档案清查、统计等工作。（三）档案管理工作领导小组成立档案管理工作领导小组，由公司/组织主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。其职责包括：1.审议档案管理工作的重大事项，制定档案管理工作方针和政策。2.协调解决档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作的顺利开展。3.监督检查档案管理工作的执行情况，对档案管理工作进行考核评价。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件，人事管理文件，财务管理文件，审计文件等。2.业务管理类：根据公司/组织业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、物资采购、客户服务等各类业务文件。3.项目管理类：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项、可行性研究、设计方案、招投标文件、项目实施过程文件、项目验收文件等。4.合同协议类：各类合同、协议、意向书等文件。5.基本建设类：公司/组织基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件。6.设备仪器类：设备仪器的购置、安装、调试、维修、报废等文件。7.声像电子类：照片、录音、录像、电子文档等文件。8.会计档案类：按照国家有关会计档案管理规定分类整理的会计凭证、会计账簿、财务报告等文件。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.行政管理类：代码为“XZ”，例如“XZ2023001”表示2023年第1份行政管理类档案。2.业务管理类：根据不同业务类别设置代码，如市场营销类代码为“SYSC”，生产管理类代码为“SCGL”等，例如“SYSC2023002”表示2023年第2份市场营销类业务管理档案。3.项目管理类：代码为“XMGL”，例如“XMGL2023003”表示2023年第3份项目管理类档案。4.合同协议类：代码为“HTXY”，例如“HTXY2023004”表示2023年第4份合同协议类档案。5.基本建设类：代码为“JSJS”，例如“JSJS2023005”表示2023年第5份基本建设类档案。6.设备仪器类：代码为“SBYQ”，例如“SBYQ2023006”表示2023年第6份设备仪器类档案。7.声像电子类：代码为“SXDL”，例如“SXDL2023007”表示2023年第7份声像电子类档案。8.会计档案类：代码为“KJDA”，按照会计档案管理规定进行编号，例如“KJDA2023008”表示2023年第8份会计档案类档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门形成的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等文件。3.业务活动中产生的合同、协议、订单、报价单、发票等文件。4.项目实施过程中形成的立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工记录、验收报告等文件。5.设备仪器的购置合同、说明书、操作手册、维修记录等文件。6.声像资料，如照片、录音、录像等，反映公司/组织重要活动、项目建设、产品研发等方面的资料。7.电子文档，包括各类办公软件生成的文件、数据库文件、电子邮件等。（二）收集要求1.各部门兼职档案管理人员应定期对本部门文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应及时收集并妥善保管，防止丢失或损坏。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。（三）整理方法1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行分类。2.对每类档案进行编号，并编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.按照档案装订要求，对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.将整理好的档案上架存放，便于查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.声像电子类档案应进行数字化处理，存储在专用的存储设备上，并备份保存。同时，应建立声像电子类档案目录，注明档案的题名、日期、存储位置等信息。3.会计档案应按照国家有关会计档案管理规定进行保管，采用专门的会计档案盒存放，分年度、类别进行排列。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括档案清查的基本情况、发现的问题及处理结果等。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密规定，确保档案利用过程中的信息安全。2.档案利用应遵循方便、快捷、高效的原则，为公司/组织的各项工作提供有力支持。3.档案利用应按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自查阅、借阅、复制档案。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，按时归还档案。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案编号、档案题名等。档案利用登记应长期保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点的原则，根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.档案管理部门应定期对档案进行清查，根据档案的形成时间、内容、重要程度等因素，确定档案的保管期限。2.对于保管期限已满的档案，鉴定工作小组应进行全面审查，分析档案的现实利用价值和历史价值，提出存毁意见。3.对于具有重要历史价值或现实利用价值的档案，应延长保管期限或永久保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案编号、题名、数量、销毁原因等，经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字同意后，进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销。销毁人员应将档案逐份清点，确保销毁彻底。3.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。同时，应将档案销毁情况记录在档案销毁登记簿上，长期保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进档案管理信息化建设，建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案、声像电子类档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、编号管理、目录管理、检索查询、借阅利用、统计分析等功能。3.数据安全管理：建立档案信息安全管理制度，采取数据备份恢复、