普通档案管理制度

PAGE普通档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织普通档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门形成的普通档案管理工作。普通档案是指除涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等特殊档案之外的各类文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门或指定专人负责普通档案的集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映公司/组织的各项活动和业务工作，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集和整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，确保档案的齐全和完整。4.保密性原则根据档案的密级和敏感程度，采取相应的保密措施，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和查阅效率，为公司/组织的各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司/组织普通档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司/组织的普通档案，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的信息化水平。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.开展档案利用服务工作，为公司/组织内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的专业素质。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门普通档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作。3.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并配合做好相关手续的办理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在经营管理、生产活动、行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。2.上级主管部门下发的与本公司/组织相关的文件、通知、规定等。3.对外签订的合同、协议、意向书等各类经济合同文件。4.公司/组织内部的会议文件、纪要、决议等。5.各类工作计划、总结、报告、统计报表等。6.人事档案材料，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价等。7.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.设备档案，包括设备采购合同、说明书、维修记录、验收报告等。9.项目档案，涵盖项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。10.其他具有保存价值的普通档案。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门形成的各类档案，确保档案的齐全和完整。2.对于重要文件和资料，应采取一式多份的方式收集，分别保存于不同的载体（纸质、电子等），以防止档案损坏或丢失。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁或抽取文件内容。（三）整理方法1.分类根据档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如行政管理类、经营管理类、生产技术类、人事档案类、财务档案类、项目档案类等。每个大类下可再细分若干小类，具体分类方法可根据公司/组织的实际情况进行确定。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，可采用数字编码或字母与数字相结合的编码方式。例如，可按照“年度+类别代码+流水号”的格式进行编号，如“2023XM001”表示2023年度项目档案类的第1份档案。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。目录应打印或抄写清晰，并装订成册。同时，应建立电子目录，方便在档案信息管理系统中进行检索和查询。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得压盖文件内容。对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴处理，使其规格统一。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.行政管理类公司/组织文件：包括公司章程、规章制度、决定、通知、通报等。会议文件：各类会议的通知、议程、纪要、决议等。行政事务：工作计划、总结、报告、统计报表、印章管理、证照管理等相关文件。信访与投诉：来信来访记录、投诉处理文件等。2.经营管理类市场营销：市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。财务管理：财务预算、决算报告、财务分析报告、会计凭证、账簿、报表等。人力资源管理：招聘、培训、考核、薪酬福利、绩效管理等方面的文件。法务管理：合同管理、知识产权管理、法律纠纷处理等相关文件。质量管理：质量体系文件、质量检验报告、质量改进记录等。3.生产技术类生产计划：生产计划、生产调度指令、生产报表等。工艺技术：工艺文件、操作规程、技术标准、技术革新记录等。设备管理：设备台账、设备维护保养记录、设备故障维修记录等。安全管理：安全管理制度、安全检查记录、事故处理报告等。环保管理：环保政策文件、环境监测报告、污染防治措施记录等。4.人事档案类员工基本信息：入职登记表、身份证复印件、学历证书复印件、劳动合同等。培训与发展：培训计划、培训记录、培训证书等。考核与评价：绩效考核表、年度考核结果、奖惩记录等。工资福利：工资发放记录、福利申请表、社保缴纳记录等。人事变动：离职申请、调动通知、退休审批表等。5.项目档案类项目前期文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。项目规划与设计：项目规划书、设计图纸、技术方案等。项目实施过程文件：项目进度报告、项目变更记录、质量控制文件等。项目验收文件：验收报告、竣工决算报告、项目总结等。6.其他类未纳入上述分类的其他普通档案，可根据其性质和内容归入相应类别或单独设立类别进行管理。（二）编号规则1.档案编号由三部分组成，即年度代码、类别代码和流水号。2.年度代码：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”表示2023年。3.类别代码：根据档案分类方案，用大写字母表示各类档案的类别，如“A”表示行政管理类，“B”表示经营管理类，“C”表示生产技术类，“D”表示人事档案类，“E”表示项目档案类，“F”表示其他类。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用三位数字表示，从“001”开始依次编号。例如，一份2023年行政管理类的第5份档案，其编号为“23A005”。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度测量设备、防虫药品、通风设备等，确保档案保管环境的安全和适宜。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类和编号顺序排列上架存放，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份应采用异地存储或多种存储介质相结合的方式，以防止数据丢失。3.对于重要的档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.对破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。修复档案时应遵循保持原貌的原则，使用适宜的修复材料和方法。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作。定期投放防虫药品，对库房进行消毒处理，安装防火、防盗报警装置等。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员应妥善保管库房钥匙和密码，防止丢失或泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的形成时间、内容、价值等因素，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的准确性和客观性。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为定期保管。如一般的行政管理文件、年度工作计划和总结、一般性业务合同等。（三）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的保管期限划分标准，确定每一份档案的保管期限。3.对于保管期限已满的档案，鉴定小组应进行重点审查，提出销毁意见。对于仍有查考利用价值的档案，应延长其保管期限。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报公司/组织领导审批。2.经公司/组织领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并确保档案彻底销毁，无法恢复。3.销毁档案时，应安排专人监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁完毕后，监销人员和负责销毁的人员应共同在销毁清册上注明“已销毁”字样，并加盖公章。4.档案销毁清册应作为档案管理的重要资料进行长期保存。七、档案的利用与借阅（一）利用范围公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、借阅普通档案。查阅、借阅档案应遵守本制度的规定，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅各部门如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案编号、题名、查阅目的等。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途、归还时间等信息，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并办理续借手续。借阅档案时，档案管理部门应向借阅人提供档案复印件或电子副本，确需借阅原件的，应在借阅申请表中注明，并采取必要的保护措施，确保档案安全。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）利